La Oficina de Control de Activos Extranjeros (Ofac) del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos identificó las principales deficiencias dentro de los sistemas de cumplimiento de sus sanciones financieras luego de analizar los resultados de sus acciones de los últimos años.
Este artículo fue elaborado por Infolaft con base en la experiencia adquirida como prestador del servicio de listas restrictivas y de consultoría Sarlaft y Sagrlaft a cerca de 200 empresas del sector financiero, sector real, sector cooperativo, sector salud y de comercio exterior en Colombia y en varios países de Latinoamérica.
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Según la entidad, “esta lista no exhaustiva de fallos en los sistemas de cumplimiento se publica para alertar a las personas sujetas a la jurisdicción de los EE. UU. acerca de las principales causas asociadas con violaciones de las regulaciones que administra la Ofac para ayudarles a diseñar, actualizar y modificar sus respectivos sistemas”.
1. Inexistencia del sistema de cumplimiento
Las regulaciones de la Ofac no exigen la implementación de un sistema de cumplimiento formal.
Sin embargo, la entidad si considera como mejor práctica que todos los sujetos obligados a aplicar la regulación de sanciones financieras tengan un sistema de cumplimiento, en especial aquellos que se dedican al comercio internacional o realizar transacciones o poseen clientes o contrapartes fuera de los Estados Unidos.
La Ofac ha impuesto numerosas sanciones monetarias civiles en las que la falta de un sistema de cumplimiento de sanciones financieras fue una de las causas fundamentales de las infracciones.
Además, la autoridad frecuentemente identificó este elemento como un factor agravante en su análisis de las sanciones.
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2. Malinterpretar o no entender la aplicabilidad de los reglamentos de la Ofac
Numerosas organizaciones han cometido infracciones de sanciones al interpretar erróneamente los reglamentos de la Ofac, particularmente en los casos en que el sujeto obligado determinó que la transacción o actividad realizada no estaba prohibida o no estaba cobijada bajo cierto programa de sanción.
Con respecto a esta causa específica, dentro de las acciones administrativas de la Ofac se identificaron factores agravantes adicionales como la conducta imprudente, la presencia y omisión de numerosas señales de alerta de que la actividad en cuestión probablemente estaba prohibida y la aceptación expresa o tácita de la gerencia de la organización.
3. Facilitar transacciones con personas sancionadas a través de filiales en el extranjero
Múltiples organizaciones sujetas a la jurisdicción de los EE. UU., en especial aquellas con operaciones en el extranjero o con subsidiarias ubicadas fuera de los EE. UU., se han involucrado en transacciones o actividades que violaron las regulaciones de la Ofac al permitir operaciones con países, regiones o personas sancionados.
Las compañías y corporaciones con operaciones integradas, particularmente aquellas que involucran o requieren la participación de sus oficinas centrales, deben garantizar que todas las actividades que realicen (es decir, aprobaciones, contratos, adquisiciones, etc.) cumplan con las regulaciones de sanciones financieras.
4. Exportación o reexportación de mercancías, tecnología o servicios de origen estadounidense a personas o países sancionados
Esta falla en los sistemas de cumplimiento de sanciones financieras consiste en que los sujetos obligados adquieren repetidamente productos de origen estadounidense con la intención específica de reexportar, transferir o vender los artículos a una persona, país o región sujeta a las sanciones de la Ofac.
En varios casos, esta actividad ocurrió a pesar de haber señales de alerta de que dichas operaciones están prohibidas por el gobierno de Estados Unidos.
Las acciones de cumplimiento de la Ofac en este campo se han centrado en compañías o corporaciones grandes e intrincadas cuyo patrón o práctica irregular duró varios años, ocultando la actividad incluso de manera voluntaria.
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5. Utilización del sistema financiero de los EE. UU. para transacciones comerciales con personas o países sancionados
Muchas personas han cometido infracciones a las regulaciones de la Ofac al procesar transacciones financieras (casi todas denominadas en dólares estadounidenses) a través de instituciones financieras de los EE. UU. relacionadas con una actividad comercial que involucra a un país, región o persona sancionada.
6. Fallas en el software de detección o errores de filtro
Algunas organizaciones realizan controles sobre sus clientes, la cadena de suministro, los intermediarios, las contrapartes, los documentos comerciales y financieros, y las transacciones con el fin de identificar posibles operaciones prohibidas por la Ofac.
Sin embargo, se detectaron casos en los que las organizaciones no actualizaron el software de detección para incorporar actualizaciones de la Lista de SDN y otros programas de sanción relacionados, no incluyeron los identificadores pertinentes como los Códigos de Identificación Comercial de SWIFT para instituciones financieras designadas, y no se tuvieron en cuenta alternativas ortográficas a los nombres de los sujetos sancionados, entre otros.
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7. Indebida diligencia del cliente
Uno de los componentes fundamentales de la evaluación de efectividad de un sistema de cumplimiento de las regulaciones de la Ofac es la verificación de los procesos de debida diligencia de los clientes, la cadena de suministro, los intermediarios y las contrapartes de una organización.
En sus investigaciones, la Ofac identificó que en muchas ocasiones los procesos de debida diligencia estaban incompletos al no abarcar a todos los sujetos, o al no contar con procedimientos reforzados para contrapartes de mayor riesgo.
8. Funciones de cumplimiento descentralizadas
Si bien cada organización debe diseñar, desarrollar e implementar su propio sistema de cumplimiento basado en el riesgo y características propios de la organización, varios sujetos obligados han cometido infracciones debido a un sistema descentralizado, a menudo con los responsables de la toma de decisiones dispersos en varias oficinas o unidades de negocio.
Como consecuencia de esta descentralización indeseada, la Ofac comentó que ocurren fallas relacionadas como la falta de un proceso de escalamiento formal para revisar los clientes o transacciones de alto riesgo, la supervisión ineficiente y la auditoría inoperante.
9. Utilización de pagos o prácticas comerciales no estándarizadas
Las organizaciones sujetas a la jurisdicción de los EE. UU. están en la mejor posición para determinar si una transacción o actividad en particular es consistente o no con las normas y prácticas de la industria.
En muchos casos, las organizaciones que intentan evadir o eludir las sanciones de la Ofac implementarán métodos comerciales no tradicionales para finalizar sus transacciones.
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