En esta última entrega, Infolaft le indica por qué es importante que el proceso de revisión de listas restrictivas y bases de datos para la prevención del LA/FT esté acompañado de un monitoreo continuo. En otras palabras, la revisión de listas no debe ser un proceso estático; en cambio, debe ser objeto de análisis y estudios que permitan determinar las formas en las que se puede mejorar su eficacia.
Esta última clave coincide con el orden de las etapas de gestión del riesgo del Sarlaft y el Sagrlaft, las cuales señalan que una vez diseñado e implementado el sistema, éste debe ser objeto de un monitoreo constante que permita encontrar deficiencias y oportunidades de mejora.
Las listas vinculantes para Colombia
Recordemos que, de acuerdo con el Capítulo X de la CBJ de la Superintendencia de Sociedades, el monitoreo debe asegurar que los controles sean integrales, se refieran a todos los riesgos, y que funcionen de forma oportuna, efectiva y eficiente.
En el mismo sentido, la Parte I, Título IV, Capítulo IV de la CBJ de la Superintendencia Financiera señala que el monitoreo debe permitir evaluar la eficiencia, efectividad y oportunidad de los controles implementados.
Teniendo en cuenta que la revisión de listas restrictivas constituye uno de los controles más importantes para la prevención del LA/FT, es claro que el proceso de monitoreo debe comprender la posibilidad de asegurar que este control funcione de forma oportuna, efectiva y eficiente.
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El proceso de monitoreo debe estar alimentado por los resultados de la evaluación de auditoría y la opinión de otras personas relevantes para el sistema. Sobre la auditoría, la norma de la Superintendencia de Sociedades señala que el Oficial de Cumplimiento debe “[e]valuar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces y los informes que presenten el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas”.
La norma del sector financiero señala que la junta directiva o el órgano que haga sus veces debe “[p]ronunciarse sobre los informes presentados por la revisoría fiscal y la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y hacer seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando la expresa constancia en la respectiva acta”.
Listas restrictivas y habeas data
En este sentido, es importante que el monitoreo que se efectúe sobre la revisión de listas sea un proceso alimentado por diferentes fuentes de información, incluyendo la información provista por la revisoría fiscal y las auditorías internas y/o externas.
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Finalmente, Infolaft recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos a la hora de monitorear el correcto funcionamiento del sistema de listas:
- Los que mejor conocen el funcionamiento y posibles deficiencias del sistema de listas son quienes las consultan directamente. Por este motivo, es recomendable que no se excluya a los empleados de la posibilidad de proveer retroalimentaciones sobre este control.
- Es importante verificar que las listas estén actualizadas a la fecha, con el fin de evitar inconsistencias o la vinculación de personas indeseadas para la empresa.
- Se deben respetar los derechos del hábeas data y la intimidad de los titulares, cuidando que la información que alimente las listas sea preferiblemente pública y de libre acceso.
- Es importante no limitarse únicamente a las listas restrictivas obligatorias o recomendadas. Recuerde que el proceso de debida diligencia comprende todas las actividades encaminadas a conocer a la contraparte, por lo que se recomienda acceder a otra información pública disponible en internet y en medios de comunicación.
