En esta penúltima entrega, de una serie de quince artículos sobre las recomendaciones para la consulta de las listas restrictivas, Infolaft continuará con el tema de la evaluación del sistema de listas para prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
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Cuando se habla de evaluación del sistema la primera reacción suele ser pensar en qué es lo que falta y qué fallas se encuentran, y se omite analizar qué es lo que se ha hecho bien, cuáles son las lecciones aprendidas y los éxitos logrados. Sería arriesgado y quizás mentiroso afirmar que el sistema de consulta en listas es perfecto, pero no pierda de vista que el esfuerzo realizado y los logros conseguidos son el punto de partida de esta evaluación.
Una vez conoce las fortalezas de su sistema, la recomendación de Infolaft es abordar su evaluación como si se tratara de una revisión de calidad o un proceso de auditoría interna. Para empezar, resulta necesario delimitar claramente cuál es el sistema a evaluar y el referente o la norma contra la cual queremos llevar a cabo la evaluación.
En el caso de las listas, vale la pena tener en cuenta la normatividad del sector aplicable y el decreto de Personas Expuestas Políticamente (PEP – Decreto 1674 de 2016). Vale la pena tener en cuenta que esta lista de chequeo no puede ser muy instrumentalista, es decir que se fije sólo en la existencia o inexistencia de componentes o en la realización o no realización de procesos. Por el contrario, mientras recorre su sistema para verificar los mínimos elementos exigibles mire también si los procesos son coherentes con la organización, si el sistema logra sus objetivos y si tiene mecanismos de mejora.
A modo de guía, conviene responder estas preguntas de cara a su sistema de consulta en listas. En caso de que exista alguna respuesta negativa o que haga saltar una alarma conviene ponerse en marcha:
- ¿Su lista de Personas Expuestas Políticamete (PEP) incluye a los alcaldes de los más de 1.100 municipios del país, que son considerados PEP según el Decreto 1674 de 2016?
- ¿Con qué frecuencia se actualizan las listas en su sistema, en especial la de PEP?
- ¿Su sistema de listas lo alerta cada vez que un registro previamente consultado es reseñado en alguna lista?
- ¿Tiene la certeza de que todas las listas que consulta cumplen con todas las normas colombianas? (derecho de autor, habeas data, reserva de la información, entre otras)
- ¿Su sistema consulta las bases de datos de la Procuraduría y de la Rama Judicial? ¿Sabe si se requieren certificados o permisos para consultar en línea y a través de un software las listas de Procuraduría o la base de datos de Rama Judicial?
- ¿Su sistema de listas se complementa con noticias y otras noticias de prensa e información pública?
- ¿Con qué frecuencia se incluyen nuevas listas dentro de su sistema?
- ¿Sabe cómo está organizado su proveedor de listas para consultar las fuentes de información y para actualizar las listas? (metodología de trabajo)
- ¿Con qué frecuencia se comunica con su proveedor de listas?
- ¿Existe un verdadero compromiso de la alta dirección?
- ¿Se ha definido y establecido algún tipo de normatividad, políticas, lineamientos y procedimientos del proceso coherentes con la organización?
- ¿En genera, siente que su sistema de listas está en capacidad para proteger a la empresa de ser utilizada para delitos de LA/FT u otras conductas asociadas?
- ¿Existen mecanismos para que los encargados del sistema de consulta en listas ‘levanten la mano’ en caso de detectar situaciones que puedan exponer la empresa?
