Gestión de coincidencias en listas. Imagen Freepik
Este es el décimo artículo de 15 en donde Infolaft presenta algunas de las recomendaciones enfocadas a la consulta efectiva de listas restrictivas y bases de datos.
En esta ocasión, y continuando con la clave 9 de esta serie, este artículo pretende mostrar la importancia de establecer procedimientos específicamente relacionados con el análisis de coincidencias de las listas restrictivas y bases de datos.
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En el artículo anterior, se explicó la importancia de contar con procedimientos que permitan aterrizar las políticas y demás elementos del sistema.
Sin embargo, se señaló que, aunque los procedimientos deben permitir una efectiva gestión de las listas restrictivas, éstos no deben ser tan exhaustivos o restrictivos como para limitar o afectar negativamente los negocios de la compañía.
Se reitera, pues, que la coincidencia en una lista no siempre lleva a las mismas conclusiones, sobre si se puede o no vincular una contraparte, o si se continúa o no una relación con dicha contraparte.
Las listas vinculantes para Colombia
Esto ocurren porque en esencia, las listas restrictivas no señalan quien es un lavador de activos, un terrorista o un financiador del terrorismo.
En cambio, nuestro ordenamiento jurídico contemplan solamente una lista vinculante, que es la de la ONU, y, a veces, recomienda revisar otras listas, que solamente informan sobre el riesgo de entablar relaciones con ciertas personas.
En otras palabras, las listas no otorgan certezas sobre la calidad de criminal (o no) de una persona, sino que informan de un riesgo; esto es, el riesgo de iniciar relaciones contractuales o de otro tipo con una persona que puede o no ser un criminal.
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En este sentido, es claro que las empresas, además de contar con procedimientos sobre la revisión de listas, deben contar con procedimientos sobre la forma en la que se analizará y se tomará una decisión sobre una coincidencia en las listas restrictivas o bases de datos para la prevención del LA/FT.
Igualmente, esto conlleva a reiterar lo señalado en la clave 9, en el sentido de que los procedimientos de análisis deben otorgar un suficiente margen de acción como para no restringir de forma innecesaria los negocios de la empresa.
Procedimientos que establezcan decisiones generales sobre ciertas listas pueden funcionar respecto de algunas bases de datos, pero no respecto de otras.
Por ejemplo, algunas empresas pueden tener claridad y establecer en sus políticas que no realizarán negocios con personas incluidas en la Lista ONU, Interpol y que, por su relación con Estados Unidos, no vincularán a personas incluidas en la Lista OFAC, o que residan en jurisdicciones sancionadas por la OFAC.
Listas restrictivas y habeas data
Sin embargo, existen innumerables excepciones. Algunos negocios pueden considerar que, al no contar con relaciones con Estados Unidos, pueden eventualmente admitir negocios con jurisdicciones sancionadas por la OFAC, como por ejemplo Cuba o Irán.
El problema principal radica especialmente en las listas diferentes a las de la ONU, la Ofac y la Interpol.
Por ejemplo, las bases de datos que hacen referencia a sanciones administrativas, o que, aunque tengan relación con delitos, no necesariamente se vinculen al LA/FT, suelen ser mayores fuentes de controversia.
En estos casos, políticas y procedimientos con decisiones generales que, por ejemplo, impliquen la negación de la vinculación en todos los casos de coincidencia tienen la potencialidad de afectar negativamente la competitividad de la empresa, al restringir innecesariamente su capacidad de hacer negocios con ciertas personas.
Para los fines de analizar coincidencias en bases de datos y listas restrictivas, muchas empresas han optado por someter las decisiones sobre las coincidencias a la deliberación de órganos internos compuestos por varias personas, por encima de establecer decisiones concretas e inamovibles.
En este sentido, es común establecer procedimientos y políticas para someter la decisión sobre las coincidencias de ciertas listas o bases de datos (las de mayor controversia), al análisis y la conclusión a la que llegue un equipo plural de cumplimiento y/o de un órgano con un número plural de personas.
De esta manera se somete la decisión (de vincular, continuar la relación, o de negar o cancelar dicha relación) a la opinión de varias personas, que pueden aportar un punto de vista más consciente y objetivo de los negocios de la empresa.
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