Superfinanciera modificó formatos de ROS

A través de un tweet, la Superintendencia Financiera de Colombia informó que modificó los formatos de reporte que utilizan las entidades financieras vigiladas para remitir información a la Unidad de Información y Análisis Financiero (Uiaf). Esta modificación fue anunciada hace algunas semanas por el Superintendente Delegado para el Riesgo de LA/FT de la Superfinanciera, César Reyes Acevedo, en el foro sobre extinción de dominio coorganizado por la Universidad del Rosario e Infolaft. Lea también: Superfinanciera anuncia modificación de formatos de ROS La Superfinanciera expidió el día de ayer la Circula Externa 017 de septiembre 4 de 2018 dirigida a representantes legales, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento de las entidades vigiladas en la que imparte “instrucciones sobre el reporte de información a la Uiaf, relativa a la administración de los riesgos de lavado de activos y de financiación del terrorismo”. La principal modificación de la circular es que pasa de un planteamiento de instrucciones esquemático que se limitaba a hacer un listado de elementos que debía contener el reporte, a un sistema que busca exhortar a las entidades a que, a la hora de reportar, len de prioridad a la narrativa descriptiva de la operación para que el analista que reciba el informe tenga la mayor cantidad de elementos de análisis posibles. Así, si bien se mantiene la obligación de incluir los datos básicos de la operación como el valor asociado a la operación o las personas naturales y jurídicas vinculadas, la Superfinanciera señaló que “la descripción de la operación reportada es uno de los insumos más relevantes del formato del ROS” y que por eso “las entidades deben recordar la importancia de transmitir claramente el mensaje” para lo cual la entidad recomienda “ponerse en la posición del lector desprevenido”.  El proceso de modificación de estos formularios inició el pasado 16 de febrero cuando la Uiaf envió a la Superfinanciera los nuevos anexos para iniciar el proceso de publicación y pedagogía por parte de la superintendencia y de comentarios por parte de las partes interesadas. El plazo impuesto por la Superfinanciera para la plena aplicación de los nuevos anexos es el primero de agosto de 2019. La entidad aclaró que, mientras se cumple la fecha, “las entidades vigiladas deben seguir reportando a la Uiaf la información contenida en los anexos vigentes del Capítulo IV, Título IV, Parte I de la Circular Básica Jurídica”. Lea también: [Antecedente] Hay que mejorar la narrativa de los ROS: Uiaf  

Principales modificaciones en el ROS

   

Cambió el plazo para enviar el reporte de ausencia de operaciones sospechosas

  El formato que estará vigente hasta agosto de 2019 contemplaba que el Reporte de Ausencia de Operaciones Sospechosas debía ser enviado a la Uiaf dentro de los diez primeros días siguientes al mes respectivo. El nuevo anexo amplía el plazo a 20 días. Además señala que “si una entidad realiza un reporte de operación sospechosa durante el mes de reporte, ya no debe realizar el reporte de ausencia en el mismo mes”. Y frente a esta materia la Superfinanciera hizo dos advertencias adicionales: la primera, que “si las entidades vigiladas identificaron operaciones sospechosas que dan origen a este anexo técnico y no envían el ROS a la Uiaf estarán sujetas a las sanciones a las que haya lugar”, y la segunda que hay que recordar “que la fecha del reporte de operaciones sospechosas ROS corresponde al día en que realiza el envío del reporte y el sistema le genera el certificado de recibo de información, nada tiene que ver con la fecha del periodo de análisis de la operación sospechosa”.    

Nuevas instrucciones sobre Reporte de Operaciones Sospechosas, intentadas o rechazadas

  De acuerdo al nuevo sistema de captura de información que prioriza el relato detallado sobre la lista de elementos de contenido, la recomendación de la Superfinanciera es utilizar la técnica de narración en donde el primer párrafo resuma para el lector la operación reportada, es decir, que responder a quiénes, qué, por qué, cuándo y dónde de la operación. “Este primer párrafo, debe ser conciso al describir el motivo que generó la alerta para la entidad reportante”, dice la entidad. El anexo señala que los siguientes párrafos detallan el cuerpo de la operación reportada, que incluye la descripción de los hechos en orden de importancia y cronológico. Para realizar la descripción de la operación sospechosa la Superfinanciera sugiere que la entidad reportante responda las siguientes preguntas:  

• ¿Qué hace que la operación sea sospechosa?
• ¿Cómo se realizó la operación sospechosa? Por ejemplo, la persona utilizó determinado numeral cambiario para ingresar recursos del exterior en varias oportunidades en un determinado periodo de tiempo.
• ¿Quiénes realizaron la operación sospechosa? Es importante incluir las personas naturales o jurídicas que participaron en la operación, así como los posibles vínculos que existan entre esas personas.
• ¿Dónde se realizó la operación sospechosa? Es recomendable incluir las direcciones, barrios, municipios, departamentos y países que sirvieron como espacio para realizar la operación, siempre y cuando se tenga conocimiento.
• ¿Cuándo se realizó la operación sospechosa? Al responder esta pregunta se debe tener en cuenta los hechos cronológicos de la operación.

  A su vez, para detallar los aspectos relevantes de la operación se recomienda incluir la siguiente información:

• Características y montos de los ingresos y egresos, así como la información patrimonial, en caso de poseerse.
• Descripción del perfil financiero del cliente de acuerdo con lo establecido en el sistema de administración de riesgos de la entidad.
• Comparación del cliente con el sector económico al cual pertenece, de acuerdo con la segmentación contemplada en el sistema de administración de riesgos de la entidad.
• Enunciar, además de los productos vinculados a la operación sospechosa, los otros que posea el cliente en la misma entidad, distinguiendo entre unos y otros.
• Incremento patrimonial o de las operaciones no justificado o por fuera de los promedios del respectivo sector o actividad económica, de acuerdo con el sistema de administración de riesgos implementado por la entidad.
• Presunto uso indebido de identidades, por ejemplo: uso de números de identificación inexistentes, números de identificación de personas fallecidas, suplantación de personas, alteración de nombres.
• Presentación de documentos o datos presuntamente falsos.
• Actuación en nombre de terceros y uso de empresas aparentemente de fachada.
• Relación con personas vinculadas o presuntamente vinculadas a actividades delictivas.
• Relación con bienes de presunto origen ilícito.
• Fraccionamiento y/o inusualidades en el manejo del efectivo.
• Otras señales de alerta.
• En el caso de conocerse noticias de prensa, mencionar el titular o el link donde se encontró, no es necesario reescribir la noticia.

Lea también: [Antedecente] Así fue el Taller de ROS de la Uiaf    

Modificaciones en los documentos de soporte

  En la norma inicial estaba establecido que “la entidad debe relacionar los soportes correspondientes que expliquen la operación reportada. Esta información puede consistir en extractos bancarios, comprobantes de retiros o de consignaciones, cheques consignados y emitidos, documentos de vinculación a la entidad reportante (formularios y anexos), declaraciones de cambio, declaraciones de importaciones, declaraciones de exportaciones, contratos del cliente, entre otros”. El nuevo anexo, además de señalar cuáles son los documentos soporte, explica que que hay que “adjuntar, al tiempo del envío del ROS, aquellos documentos que soporten la descripción de la operación sospechosa” porque “esto podrá reducir los posibles requerimientos que la Uiaf haga en el futuro, agilizando así las labores de inteligencia financiera y haciendo más eficiente las labores de cumplimiento en las entidades reportantes”. Además agrega que si la entidad reportante recibió alguna declaración, explicación, justificación que los implicados hayan dado sobre la operación es necesario mencionarla, indicar la forma en que se hizo, e informar si el declarante allegó los soportes correspondientes a la operación.    

Se incluyó una advertencia sobre el tratamiento de datos personales

  El anexo técnico de Reporte de Operaciones Sospechosas inicia con la siguiente advertencia legal: “Los sujetos obligados por el presente anexo técnico deberán dar cumplimiento a los principios en el tratamiento de datos personales señalados en la Ley 1581 de 2012, específicamente los principios de veracidad, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En ese orden, se entiende que la transmisión de información a la que se refiere el reporte de que trata este anexo técnico se hace cumpliendo con las obligaciones normativas contempladas en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero; 3°, 4° y 9° de la Ley 526 de 1999, y con el Capítulo IV del Título IV de la Parte Primera de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, y las demás normas que aclaren, sustituyan, condicionen, modifiquen o adicionen las anteriores normas”. Este texto tiene dos connotaciones jurídicas: la primera, que se enfatiza que todos los sujetos obligados a reportar operaciones sospechosas están sujetos a cumplir las leyes referentes al tratamiento de datos personales, y la segunda, que el ROS en sí mismo tiene una justificación normativa y que, por ende, no viola dichos preceptos de tratamiento de datos. Lea también: Los errores más comunes en los ROS    

Otros cambios

 

• En caso de que la operación reportada no tenga un valor asociado, como puede ser el caso de una operación intentada, se sugiere estimar el valor si se puede, de lo contrario reportar el valor de la operación como cero.
• En la parte final del cuerpo del anexo la Superfinanciera informa que, con el objetivo de solucionar inquietudes, la Uiaf cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las entidades reportantes: línea telefónica en Bogotá (1) 288 5222 extención 450 o a nivel nacional018000-11 11 83, chat técnico disponible de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 11:30 a.m. y de 2:30 p.m. a 4:00 p.m. y un módulo de Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias en la página www.uiaf.gov.co.