InfoLAFT les presenta a continuación a sus lectores un completo artículo en el que explica qué es el proceso de debida diligencia del cliente y cuales son sus propósitos, además de las herramientas que se deben utilizar, la documentación que se debe requerir a los clientes y los resultados que debe arrojar el proceso.
El procedimiento de conocimiento del cliente establecido en el capítulo XI del Título I de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia (Circular 26 de 2008 o SARLAFT) tiene como fundamento el numeral 2 del art. 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero –EOSF–, el cual establece que las entidades financieras deben adoptar mecanismos y reglas de conducta que deberán seguir los representantes legales, directores, administradores y demás funcionarios.
Dichos mecanismos y reglas de conducta deben cumplir con los siguientes propósitos relacionados con el conocimiento del cliente:
- Conocer adecuadamente la actividad económica que desarrollan sus clientes.
- Conocer las características básicas de las transacciones que realizan los clientes.
- Establecer que el volumen y movimientos de fondos de sus clientes guarden relación con la actividad económica.
- Reportar de forma inmediata a la Unidad de Información y Análisis Financiero –UIAF– las operaciones sospechosas que detecten.
Ciclo del conocimiento del cliente
Teniendo en cuenta lo establecido en el EOSF se desarrollaron las obligaciones de conocimiento del cliente establecidas en el numeral 4.2.2.1.1. del SARLAFT tendientes a lograr por parte de las entidades financieras un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento del cliente.
De acuerdo con el mencionado numeral, los principales propósitos de la realización de un adecuado conocimiento del cliente son los siguientes:
- Realizar una adecuada segmentación de los cuatro factores de riesgo.
- Comparar transacciones con la actividad económica reportada por el cliente.
- Monitorear las operaciones del cliente.
- Contar con elementos de juicio para analizar las operaciones inusuales y determinar las sospechosas.
- Diseñar las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la detección oportuna de operaciones inusuales.
- Establecer si el cliente es PEP o de alto riesgo.
- Cumplir con una parte de la obligación de conocimiento del mercado.
Para recaudar la información que permita cumplir con los anteriores propósitos se debe tener en cuenta que el conocimiento del cliente está compuesto de unas fases que deben repetirse de manera ordenada y periódicamente.
Este ciclo inicia cuando una persona se encuentra interesada en adquirir un producto o servicio de la entidad financiera. En esta fase del ciclo, únicamente se dan a conocer las condiciones de los productos que el interesado quiere adquirir.
Cuando dicha persona acepta las condiciones del producto e inicia el proceso de conocimiento del cliente diligenciando el formulario de vinculación y anexando los documentos soportes, comienza como tal la etapa de conocimiento del cliente y la persona pasa de ser un simple interesado a un potencial cliente para efectos del SARLAFT.
En esta misma fase la entidad financiera debe confirmar la información suministrada por el potencial cliente en el formulario de vinculación y realizar la entrevista presencial, de la cual debe dejarse constancia documental indicando: el funcionario que la realizó, la fecha, la hora en que se realizó y los resultados de la misma.
En caso de que la entidad financiera considere la realización de entrevistas no presenciales o por personal que no tenga la condición de empleado de la entidad, deben señalar en el procedimiento de conocimiento del cliente las razones objetivas de esa decisión y deben contemplar un seguimiento más estricto de los clientes vinculados bajo estas modalidades. Una vez se haya diligenciado en su integridad el formulario de vinculación, realizado la entrevista, adjuntado los soportes exigidos y después de que el funcionario correspondiente haya aprobado su vinculación, el potencial cliente puede ser considerado como cliente activo de la entidad.
Para efectos del conocimiento del cliente, una vez la persona es cliente de la entidad se deben realizar todas las diligencias necesarias para actualizar la información que por su naturaleza pueden variar, como mínimo una vez al año.
Herramientas del conocimiento del cliente
Las herramientas que deben utilizar las entidades para realizar un adecuado conocimiento del cliente son las siguientes:
- Formulario de conocimiento del cliente. Las entidades deben diseñar y adoptar formularios de solicitud de vinculación de clientes que deben contener la información señalada en la Circular 26 de 2008. Con el diligenciamiento de este formulario la entidad podrá recaudar la información que permitirá realizar un adecuado conocimiento del cliente.
- Documentos soportes. La Circular 26 de 2008 no establece una lista de documentos soportes que deben solicitar las entidades vigiladas. Sólo indica que dentro del proceso de conocimiento del cliente deben existir procedimientos para verificar los soportes de la información suministrada por el cliente. De acuerdo con esto, las entidades están en libertad de escoger que documentos soportes le van a exigir al cliente potencial.
- Transaccionalidad. Esto hace referencia al monitoreo continuo que debe hacer la entidad a las operaciones que realicen sus clientes a través de los cuatro factores de riesgo
Proceso de conocimiento del cliente
Teniendo en cuenta lo señalado por la Circular 26 de 2008, el proceso de conocimiento del cliente es el siguiente:
- Diligenciamiento del formulario de vinculación por parte del potencial cliente.
- Recolección de la firma y huella del potencial cliente.
- Verificación de la información suministrada por el potencial cliente y los soportes de la misma.
- Determinar si el cliente es PEP o no.
- Realización de la entrevista (presencial, no presencial o por personal que no tenga la condición de empleado de la entidad)
- Aprobación de la vinculación por parte del funcionario correspondiente.
- Actualización de datos del cliente después de un año, contado a partir de la fecha en que fue vinculado.
Documentación del proceso de conocimiento del cliente
Las etapas y elementos del SARLAFT deben constar en documentos y registros garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida, de acuerdo con lo establecido en el numeral 4.2.3.
Uno de los aspectos de la documentación del SARLAFT es la adopción de un manual de procedimientos SARLAFT, el cual debe ser aprobado por la Junta Directiva y presentado por el representante legal en coordinación con el oficial de cumplimiento. Dentro del contenido mínimo del manual de procedimientos SARLAFT, el literal a) del mencionado numeral establece que se deben incorporar los procedimientos establecidos en el numeral 4.2.2. de la Circular.
El conocimiento del cliente hace parte de los elementos del SARLAFT y se encuentra ubicado en el numeral 4.2.2.1., el cual está contenido dentro de los procedimientos establecidos en el numeral citado en el párrafo anterior. Por este motivo, los manuales de procedimientos SARLAFT deben desarrollar los procedimientos diseñados para obtener un conocimiento de todos los clientes actuales y potenciales.
Resultados del conocimiento del cliente
Con la información recaudada en desarrollo del procedimiento de conocimiento del cliente, la entidad debe estar en la capacidad de cumplir con las siguientes obligaciones:
- Segmentar el factor de riesgo cliente. Con la información recolectada será posible segmentar a los clientes teniendo en cuenta los criterios mínimos exigidos por el numeral 4.2.2.2.2. de la Circular.
- Identificar al cliente. La información recolectada le permitirá a la entidad individualizar a la persona natural o jurídica que pretende vincularse a la entidad.
- Detectar las operaciones inusuales y determinar las sospechosas. Recaudando la información del cliente, la entidad podrá contar con elementos de juicio que le permitan analizar las operaciones inusuales y determinar las operaciones sospechosas.
- Realizar un monitoreo de las operaciones que realizan los clientes. Con la información del cliente se podrán comparar las características de las transacciones que realice con las de su actividad económica.
- Conocer el mercado. Con esta información se tendrán elementos que permitirán conocer las características de las actividades económicas de los clientes. (Edición 26 InfoLAFT. Pág. 42)
