Listas vinculantes y cómo consultarlas. Imagen Freepik
Son varias las listas vinculantes definidas en el SAGRILAFT de la Superintendencia de Sociedades. Evite estos errores al consultarlas.
El Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT) exige la consulta de varias listas.
La denominación que se les dio es de listas vinculantes y deben ser consultadas por todas las empresas obligadas a cumplir con esta regulación.
De esta manera, los oficiales de cumplimiento tienen el deber de verificar a sus contrapartes en dichas listas vinculantes SAGRILAFT antes de su vinculación.
Vale la pena recordar que las contrapartes son los clientes, proveedores, empleados, socios y accionistas, entre otros.
Si bien existen empresas como Infolaft, que proveen software para la consulta automática de listas, también es posible consultarlas de forma gratuita.
A continuación le explicamos cuáles son esas listas y qué errores debe evitar en su consulta.
Listas vinculantes SAGRILAFT: estas son
Dentro del SAGRILAFT las listas vinculantes son "listas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas (...) vinculantes para Colombia".
De acuerdo con la Ley 1121 de 2006, las listas vinculantes para Colombia son las emitidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas.
Así mismo, en enero de 2020 el Consejo de Seguridad Nacional de Colombia definió como obligatorias para el país las listas de terroristas de Estados Unidos y la Unión Europea.
Otras listas en el SAGRILAFT
Dentro del SAGRILAFT la Supersociedades señala que "mantendrá en su página web un listado de las listas vinculantes para Colombia como una guía, sin que estas sean taxativas".
Si bien el SAGRILAFT no trae listado alguno, en anteriores versiones de la norma el mencionado listado ha estado integrado en este enlace.
En esa página se definen como listas vinculantes las emitidas por el Consejo de Seguridad de la ONU, y las listas de terroristas de Estados Unidos y la Unión Europea.
Hay que destacar que en la misma página se encuentran vínculos de interés a las listas de la ONU, de OFAC y los boletines de los más buscados por el FBI, la INTERPOL y la DEA.
Adicionalmente, hay links a las bases de datos de antecedentes de la Policía Nacional.
De igual manera, hay enlaces a los portales de sancionados por la Procuraduría, la Contraloría General y la Secretaría de Hacienda de Bogotá.
Con base en las exigencias del SAGRILAFT, es posible interpretar que listas como las de OFAC, INTERPOL y DEA son listas recomendadas.
Errores más comunes en consulta de listas
Listas vinculantes: revisarlas solo en la vinculación
Los sistemas de listas vinculantes requieren que exista un monitoreo constante y permanente de los factores de riesgo, incluyendo los clientes y contrapartes.
Por este motivo, el ejercicio de cruzar listas vinculantes SAGRILAFT debe ser permanente y constante.
Aquello debido a que las personas que fueron vinculadas bien podrían tener, en el futuro, problemas legales relevantes para la empresa.
Creer que la información de prensa no es importante
Algunas empresas pueden creer que solo deben consultar las listas vinculantes SAGRILAFT para realizar la debida diligencia en el conocimiento de sus contrapartes.
Sin embargo, es importante que la labor de revisión de listas vinculantes tenga en cuenta el contexto actual e incluya la información de prensa.
Esto debido a que las noticias suelen reportar hechos importantes para el SAGRILAFT que muchas veces no se ven reflejados en otras listas.
Listas vinculantes: pensar que no hay que capacitarse
Aunque la revisión de listas vinculantes no es un misterio, tampoco es una actividad que pueda realizarse sin capacitación o entrenamiento.
Es importante que los funcionarios que realizan esta labor conozcan adecuadamente las políticas de listas vinculantes SAGRILAFT de la empresa.
También deben entender las características y particularidades de las bases de datos y de las plataformas que revisan.
Igualmente, se recomienda que los funcionarios que revisan listas vinculantes tengan conocimientos básicos en materia de gestión del riesgo SAGRILAFT.
Creer que el habeas data no aplica
Es común escuchar que el tratamiento de datos personales en el SAGRILAFT se encuentra exceptuado de las normas de protección de datos personales.
Sobre esto hay que decir que es cierto que la información personal para prevenir el LA/FT cuenta con excepciones legales.
No obstante, la Ley de Hábeas Data (Ley 1581 de 2012) indica que a todas las bases de datos, incluso las exceptuadas, se les deben aplicar los principios de protección de datos personales.
Aquello implica garantizar los derechos de los consultados, así como utilizar la información para fines determinados.
Los usos ilegales de la información personal pueden acarrear sanciones y multas.
Listas vinculantes: pensar que atentan contra el habeas data
Tomando el otro extremo, algunos consideran que el tratamiento de datos personales para prevenir el LA/FT constituye un atentado contra la intimidad de las personas.
Sin embargo, esta afirmación olvida que la labor de prevenir el LA/FT y de consultar listas vinculantes es una obligación que deriva de la ley.
Además, tiene como finalidad la protección de la seguridad pública y el interés general.
Creer que no se requiere un software
Aunque las normas no exigen contar con un software de listas vinculantes SAGRILAFT, lo cierto es que no contar con uno dificulta enormemente el trabajo.
A modo de ejemplo, la plataforma de revisión de listas vinculantes SAGRILAFT de Infolaft, actualmente incluye más de 200 listados y 800.000 registros.
Incluso, el servicio de Infolaft cuenta con funciones como las alertas de actualización, las cuales informan si una contraparte consultada entra, posteriormente, a una lista.
Así las cosas, es claro que los software de listas vinculantes SAGRILAFT son esenciales para prevenir el lavado de activos en las empresas.
No tener una política de uso
Algunas empresas no le dan importancia a la revisión de listas vinculantes y consideran que no es necesario establecer políticas y reglas para esta actividad.
Sin embargo, es importante establecer lineamientos sobre los aspectos más complejos de la revisión de listas.
Allí se tienen que definir las medidas a tomar en caso de coincidencias y el tipo de listas permitidas y no permitidas.
De igual manera, allí se deben definir los funcionarios encargados de la revisión, entre otros.
Solo usar la información negativa
Un error común en la consulta de listas vinculantes SAGRILAFT es únicamente considerar la información negativa y obviar la información positiva o neutral.
Las personas que caen en este error olvidan que la debida diligencia es un proceso mediante el cual se realiza una investigación y se consideran las posibilidades antes de tomar una decisión.
En este sentido, no es solamente información negativa la que se persigue con la debida diligencia.
Por el contrario, se trata de contar con cualquier información que pueda resultar relevante para determinar el riesgo de LA/FT que pueda acarrear una contraparte.
Sin duda, información pública sobre el cumplimiento oportuno de obligaciones contractuales o sobre reconocimientos puede resultar importante a la hora de analizar la vinculación.
Adicionalmente, la información positiva puede otorgar información de contexto que permita otorgar un punto de vista más objetivo sobre la persona.
