Esta es la segunda entrega del Especial de Infolaft en la que se ha recopilado una serie de preguntas y respuestas orientativas y fáciles de digerir para que todos los profesionales de cumplimiento refresquen sus conocimientos en esta parte fundamental del ciclo de gestión del riesgo de LA/FT que es la correcta gestión de las PEP.
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¿Las PEP tienen obligaciones?
El artículo 2.1.4.2.2 establece que las PEP quedan obligadas a suministrar, tanto a las entidades financieras como a las empresas de los demás sectores obligados a prevenir el LA/FT, información fehaciente acerca de su cargo, fecha de vinculación y fecha de desvinculación. Estos datos deben ser entregados por la PEP en la fase del conocimiento de la contramarte y en los procesos de actualización anual de datos.
¿Una vez PEP, siempre PEP?
Toda persona catalogada como PEP conservará esa condición hasta por los dos años siguientes a dejar su cargo público, sin importar si ello se debió a un despido, una renuncia, una declaración de insubsistencia o cualquier otra forma de desvinculación.
¿El decreto PEP es obligatorio para el sector real?
En lo que respecta a la definición de las PEP el capítulo 10 de la Circular Básica Jurídica de la Supersociedades señala que “en el evento de que el Gobierno Nacional defina el concepto de PEP o amplíe la definición que al respecto contiene el presente Capitulo X, tal definición o ampliación del concepto se entenderá incorporada a esta disposición de manera automática y modificará la definición aquí prevista’’.
Con esto, se entiende que las empresas del sector real deben catalogar como PEP a todas las personas que ocupen los cargos reseñados en el decreto.
¿Cuántos son los PEP?
El número de personas a las que les aplica el Decreto 1674 de 2016 oscila entre las 36.000 y 38.000. De acuerdo con estimaciones realizadas por Infolaft, la categoría en la que hay mayor cantidad de PEP son los concejales municipales (con más de 17.500 registros), seguidos de los jueces de la República (con cerca de 4.800), los directores y tesoreros de Empresas Sociales del Estado (con más de 3.000 registros), los alcaldes (más de 2.200 registros) y los directores y tesoreros de empresas públicas de servicios públicos (con casi 1.400 registros).
¿Por qué es tan difícil elaborar una lista de PEP?
Cargos genéricos
El listado que provee el Decreto 1674 de 2016 es genérico en muchos de los cargos a los que hace referencia y no guarda relación con las clasificaciones y grados de la administración pública.
Por ejemplo, el decreto menciona a “directores financieros y tesoreros” para hacer referencia a las personas encargadas del manejo de las finanzas al interior de los establecimientos públicos, las unidades administrativas especiales, las empresas públicas de servicios públicos, las empresas sociales del Estado y las sociedades de economía mixta, aunque en la práctica no se llamen así.
Los titulares de cargos que alegan razones de seguridad
Como ejemplo, el decreto señala que son PEP los generales de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional, así como los inspectores de la Policía. Dichas instituciones son reacias a suministrar la información personal de los altos mandos por motivos de seguridad.
Se desconoce la fecha de retiro de los cargos
El decreto PEP sostiene que los sujetos obligados a prevenir el LA/FT y a entregar reportes a la Unidad de Información y Análisis Financiero (Uiaf) deben considerar como PEP a las personas hasta por los dos años siguientes “a su dejación, renuncia, despido o declaración de insubsistencia [del cargo]”.
En muchos casos las instituciones públicas se limitan a informar en sus sitios web quién ocupa un cargo, pero no informan detalladamente quién o quiénes fueron los antecesores y en qué fecha exacta cesaron sus funciones. Estos datos son relevantes por cuanto son la base para hacer el cálculo de los dos años establecidos por el decreto.
Actualización de información: el mayor reto
Elaborar la lista es, sin duda, un proceso complejo que demanda recursos y tiempo. Hay que destinar cuantiosos recursos humanos, financieros y tecnológicos; se hace necesario definir las fuentes e implementar la búsqueda, verificar la información y ejecutar el proceso de sistematización. Luego de todo este trabajo, que puede tomar varios meses, la lista queda elaborada.
El proceso siguiente es igualmente complejo: actualizar la lista. Todos los días hay cambios en los cargos públicos, más aún en épocas electorales y preelectorales, y la gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo no se puede hacer con base en datos desactualizados.
¿Los familiares de las PEP también son PEP?
La Superintendencia Financiera de Colombia determinó que los controles que sus vigiladas aplican a las PEP también debe ser aplicados a las personas que tengan sociedad conyugal o sociedad patrimonial con ellas, y a los familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil de las personas públicamente expuestas.
En consecuencia, desde marzo de 2017 las entidades vigiladas por la Superfinanciera deben extender la definición y controles de las PEP a los padres, hijos, suegros, hijastros, abuelos, nietos y hermanos. Así como a los abuelos y nietos del cónyuge.
¿Qué tratamiento especial deberíamos darle a una PEP?
Lo primero que todo es obtener una declaración de la PEP de su condición o donde se evidencie dicha calidad. Además, es necesario que la PEP exponga a sus individuos relacionados, así como obtener una declaración de la legalidad de sus recursos, de su actuación en nombre propio y no de terceras personas.
También es importante que, una vez calificada como PEP, a la persona se le aplique la normatividad establecida para este grupo de contrapartes, que puede incluir controles reforzados como obtener documentos legales de su situación, su declaración de renta, los documentos que den cuenta de vínculos con el sector financiero, certificados de participación en sociedades, o manifestaciones de conflictos de interés, entre otros.
Adicional a lo anterior, la debida diligencia de laPEP deberá reforzase y mantenerla en monitoreo permanente junto con sus relacionados.
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Infolaft ofrece el sistema de consulta en listas Local Check que, además de incluir a los aproximadamente 38.000 PEP del decreto, incluye otros 120.000 registros de otros individuos con exposición pública y actividad de interés para la prevención del LA/FT
