¿Qué debe tener en cuenta un oficial de cumplimiento para que sus teletrabajadores sean eficientes en sus labores? Aquí varias recomendaciones.
En Infolaft creemos, a diferencia de lo que otros portales han publicado, que este no es momento de hablar de suspensiones de contratos laborales en el sector de cumplimiento.
Estamos seguros de que la actual emergencia, decretada para contener el avance del Covid-19, servirá para fortalecer los procesos de trabajo a distancia en todas las empresas obligadas a implementar sistemas de prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
Por ello, nos dimos a la tarea de consultar a un experto en teletrabajo, quien entregó varias recomendaciones para que tanto los oficiales de cumplimiento como sus trabajadores diseñen estrategias efectivas para mantener la producción y robustecer sus SARLAFT y SAGRLAFT.
Teletrabajo: marco normativo
Colombia ya cuenta con un conjunto de normas que definen y regulan el teletrabajo. Se trata de la Ley 1221 de 2008 y el Decreto 884 de 2012, los cuales le brindan a las organizaciones marco para implementar el modelo de teletrabajo.
De acuerdo con Daniel López, excoordinador del programa Teletrabajo en el Ministerio de las TIC y director de la firma Teleworker.co, la ley 1221 reconoce tres modalidades de teletrabajo.
La primera es la modalidad suplementaria, que es aquella en la cual los trabajadores van unos días a la oficina y otros días trabajan desde la casa, de manera que pueden tener un balance y no pierden la conexión con la organización.
La segunda se conoce como modalidad móvil. Aquí están, generalmente, todas las fuerzas de venta que trabajan de forma remota visitando clientes y vendiendo productos, pero siempre están conectados con la organización a través de dispositivos móviles y envían reportes constantemente.
La tercera es la modalidad autónoma. En este caso están los trabajadores que permanecen 100% fuera de las oficinas, trabajando desde su casa o desde un co-working center, y acuden a la organización solamente cuando hay reuniones presenciales sobre asuntos puntuales.
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Cuidado: no todas las personas son aptas para teletrabajar
Uno de los puntos fundamentales a tener en cuenta antes de diseñar e implementar planes de teletrabajo es analizar los cargos y las personas que los desempeñan para establecer la viabilidad del modelo.
De acuerdo con Daniel López, “no todos los cargos ni todas las personas son aptas para el teletrabajo porque se requiere que tengan competencias digitales y de autogestión”.
De igual manera, el experto afirma que “en nuestra experiencia, también hemos identificado que hay personas que pueden tener tendencia a la depresión o al alcoholismo, y en esos casos el hecho de aislarlos podría generar algunos problemas”.
Para evitar inconvenientes, lo ideal es que los oficiales de cumplimiento se asesoren de las oficinas de recursos humanos de sus organizaciones con el propósito de identificar las competencias del personal y detectar aquellos casos especiales que requieran un tratamiento diferenciado.
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Consejos para los teletrabajadores
Según López, los más motivados con el teletrabajo suelen ser los propios trabajadores, ya que se reduce el estrés del transporte público y evitan perder tiempo en largos desplazamientos.
También ahorran dinero porque no deben gastar en transporte público o particular y pueden ser más productivos, ya que se reducen los factores distractores de las oficinas.
No obstante, el experto asegura que los teletrabajadores “deben demostrar productividad para generar confianza, porque el teletrabajo está muy orientado a la confianza”.
Para ello, recomienda adoptar buenas prácticas, entre las cuales se destacan las siguientes:
- Preparar un espacio idóneo para el teletrabajo: es recomendable trabajar desde un escritorio ubicado en un espacio que tenga buena iluminación.
- Acodar con los familiares las jornadas de trabajo para diferenciar los espacios y horarios, y así lograr una buena concentración en las tareas.
- Optimizar el uso de Internet. El consejo principal es no conectar todos los dispositivos a la misma red y no usar plataformas de streaming en video mientras se trabaja.
- Permanecer atento(a) a los diferentes canales de comunicación para responder rápido a las consultas de jefes y compañeros de trabajo.
- Adoptar buenos hábitos: es importante levantarse temprano, tomar una ducha y vestirse adecuadamente. Nunca se debe trabajar desde la cama o el sofá, ya que se reduce el rendimiento y se pueden presentar problemas de salud por malas posturas.
- Cumplir con la jornada laboral. Se debe comenzar y finalizar las labores en el horario habitual de trabajo.
- Tomar la hora de almuerzo. Este espacio es clave para compartir con los familiares y desconectarse temporalmente del computador.
Consejos para los jefes
Daniel López señala que “muchas compañías implementan el teletrabajo para mejorar la calidad de vida de sus trabajadores y ofrecen esto como un beneficio para que tengan un equilibrio entre la vida laboral y la vida personal, y eso está muy bien, pero es importante tener indicadores de productividad para identificar que el programa funciona”.
Además, López recuerda que “la norma dice que el teletrabajo es voluntario y es reversible. Entonces, si la organización identifica que alguna persona no está rindiendo en los niveles de productividad esperados, lo puede devolver al trabajo 100% presencial”.
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No obstante, reconoce que en este momento, debido a la emergencia generada por el Covid-19, muchas organizaciones no tuvieron el tiempo para hacer un plan detallado de teletrabajo y tuvieron que implementarlo de manera inmediata.
Por esa razón, recomienda a los jefes tener en cuenta que los tiempos de entrega de trabajos no son los mismos para todas las profesiones ni para todas las tareas. Por ejemplo, “un abogado podría entregar conceptos jurídicos con más rapidez de la que un diseñador entrega un concepto para una campaña”, asegura.
Debido a esto es importante dedicarle tiempo a diseñar indicadores claros para evaluar la efectividad del programa.
Así mismo, López señala que los jefes deberían hacer entrenamientos virtuales a sus nuevos teletrabajadores sobre gestión al cambio y orientación al resultado, y dar capacitaciones con el propósito de fortalecer las competencias digitales y de autogestión.
También es relevante reforzar las recomendaciones relacionadas con seguridad de la información, toda vez que “la tecnología y la Internet son la columna vertebral del teletrabajo. Pero la tecnología tiene unos riesgos asociados a pérdida de información en aquellos casos de personas que no tengan los protocolos de seguridad, tales como equipos no cifrados o cuando se van a trabajar a sitios públicos”.
Mensaje para los teletrabajadores de cumplimiento
Al expresidente de Estados Unidos John F. Kennedy se le suele atribuir la siguiente frase: “en la crisis, sé consciente del peligro, pero reconoce la oportunidad”.
En Infolaft sabemos que estos son tiempos de incertidumbre, pero vemos una gran oportunidad para cambiar, para transformar los procesos internos de prevención del LA/FT en las empresas y para hacer reinvenciones.
Además, confiamos en la capacidad de los miles de oficiales y analistas de cumplimiento de Colombia y de la región para continuar protegiendo a sus empresas con el mismo profesionalismo que han demostrado en todos estos años.
Estamos convencidos de que sus empresas, también los protegerán en estos momentos.
Por lo pronto, un mensaje de acompañamiento para nuestros miles de lectores. ¡Éxitos en sus labores desde casa!
