Infolaft contesta, teniendo en cuenta rigurosamente lo dispuesto en la norma aplicable, la pregunta de un lector del sector cooperativo relacionada con las acciones que se deben tomar para evaluar una operación inusual y cómo se debe determinar si se debe reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero (Uiaf).
Este artículo fue elaborado por Infolaft con base en la experiencia adquirida como prestador del servicio de listas restrictivas y de consultoría Sarlaft y Sagrlaft a cerca de 200 empresas del sector financiero, sector real, sector cooperativo, sector salud y de comercio exterior en Colombia y en varios países de Latinoamérica.
Las listas vinculantes para Colombia
Al respecto debe tenerse presente que los pasos a seguir, es decir, el procedimiento para evaluar una operación inusual, debe estar claramente consignado en el manual de prevención LA/FT de la correspondiente entidad cooperativa.
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De esta manera, el oficial de cumplimiento adquirirá seguridad respecto de sus deberes y acerca de la forma de cumplirlos al momento de evaluar las inusualidades detectadas, como también ante el eventual requerimiento posterior de una autoridad penal o administrativa.
A su turno, en el manual de prevención del lavado de activos debe cumplirse de manera precisa lo que sobre el particular se ordena en la norma proferida por la Superintendencia de la Economía Solidaria.
De lo preceptuado en esta disposición se desprende que para hacer debidamente el análisis de las inusualidades, individualmente o con la instancia designada para el efecto, el oficial de cumplimiento debe atender, precisamente, “políticas y criterios objetivos previamente definidos” y contar con información acerca del cliente y de los mercados.
Ahora bien, la norma también preceptúa que el análisis debe hacerse con soporte probatorio documental y que del mismo debe dejarse registro.
Listas restrictivas y habeas data
Es oportuno recordar que, de acuerdo con la norma, la cooperativa debe conservar soporte en orden cronológico de cada una de las operaciones inusuales detectadas, acompañado de los resultados del análisis realizado y constancia de la persona responsable que ejecutó su estudio. De igual forma, debe conservar en forma centralizada y con las debidas seguridades todos los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa.
De otra parte, debe tenerse en cuenta lo que aparece consignado en el documento anexo a la Circular Siplaft de la Superintendencia de la Economía Solidaria, titulado Instrucciones para el diligenciamiento del formato de reporte de operaciones sospechosas, lo cual en gran parte contribuye a dilucidar, justamente, cuáles son los pasos a seguir para evaluar una operación inusual y determinar si es viable su reporte como operación sospechosa a la Uiaf.
En este instructivo se expresa que la importancia del reporte (alta, media o baja) está en función de “los hechos y su similitud con tipologías conocidas de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Se deben considerar especialmente las tipologías identificadas por el Gafi (Grupo de Acción Financiera Internacional) y la Uiaf”. Esto, se reitera, es parte fundamental de los pasos a seguir, como lo es también lo que se describe a continuación.
El instructivo también recomienda evaluar el incremento patrimonial o de las operaciones no justificado o por fuera de los promedios del respectivo sector o actividad económica; el uso de números de identificación inexistentes, números de identificación de personas fallecidas, suplantación de personas o alteración de nombres; la presentación de documentos o datos presuntamente falsos; el uso de empresas aparentemente de fachada; la relación con personas vinculadas a actividades delictivas; la relación con bienes de presunto origen ilícito; el fraccionamiento en el manejo del efectivo; y la disposición, transferencia o retiro de recursos vinculados a una presunta actividad de lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
Evidentemente, además de estos aspectos, los cuales están reseñados expresamente en el instructivo, deben evaluarse las señales de alerta que se hayan presentado en el caso concreto.
Adicionalmente, dentro de los pasos a seguir debe evaluarse la aclaración que haya presentado el cliente sobre los hechos respectivos y si la operación sospechosa se relaciona con algún reporte realizado anteriormente por la cooperativa, o con otras operaciones.
“Tratándose de reportes referidos a clientes, se deben suministrar además los siguientes datos:
A su turno, en el manual de prevención del lavado de activos debe cumplirse de manera precisa lo que sobre el particular se ordena en la norma proferida por la Superintendencia de la Economía Solidaria.
De lo preceptuado en esta disposición se desprende que para hacer debidamente el análisis de las inusualidades, individualmente o con la instancia designada para el efecto, el oficial de cumplimiento debe atender, precisamente, “políticas y criterios objetivos previamente definidos” y contar con información acerca del cliente y de los mercados.
Ahora bien, la norma también preceptúa que el análisis debe hacerse con soporte probatorio documental y que del mismo debe dejarse registro.
Listas restrictivas y habeas data
Es oportuno recordar que, de acuerdo con la norma, la cooperativa debe conservar soporte en orden cronológico de cada una de las operaciones inusuales detectadas, acompañado de los resultados del análisis realizado y constancia de la persona responsable que ejecutó su estudio. De igual forma, debe conservar en forma centralizada y con las debidas seguridades todos los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa.
De otra parte, debe tenerse en cuenta lo que aparece consignado en el documento anexo a la Circular Siplaft de la Superintendencia de la Economía Solidaria, titulado Instrucciones para el diligenciamiento del formato de reporte de operaciones sospechosas, lo cual en gran parte contribuye a dilucidar, justamente, cuáles son los pasos a seguir para evaluar una operación inusual y determinar si es viable su reporte como operación sospechosa a la Uiaf.
En este instructivo se expresa que la importancia del reporte (alta, media o baja) está en función de “los hechos y su similitud con tipologías conocidas de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Se deben considerar especialmente las tipologías identificadas por el Gafi (Grupo de Acción Financiera Internacional) y la Uiaf”. Esto, se reitera, es parte fundamental de los pasos a seguir, como lo es también lo que se describe a continuación.
El instructivo también recomienda evaluar el incremento patrimonial o de las operaciones no justificado o por fuera de los promedios del respectivo sector o actividad económica; el uso de números de identificación inexistentes, números de identificación de personas fallecidas, suplantación de personas o alteración de nombres; la presentación de documentos o datos presuntamente falsos; el uso de empresas aparentemente de fachada; la relación con personas vinculadas a actividades delictivas; la relación con bienes de presunto origen ilícito; el fraccionamiento en el manejo del efectivo; y la disposición, transferencia o retiro de recursos vinculados a una presunta actividad de lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
Evidentemente, además de estos aspectos, los cuales están reseñados expresamente en el instructivo, deben evaluarse las señales de alerta que se hayan presentado en el caso concreto.
Adicionalmente, dentro de los pasos a seguir debe evaluarse la aclaración que haya presentado el cliente sobre los hechos respectivos y si la operación sospechosa se relaciona con algún reporte realizado anteriormente por la cooperativa, o con otras operaciones.
“Tratándose de reportes referidos a clientes, se deben suministrar además los siguientes datos:
- Características y montos de los ingresos y egresos, así como la información patrimonial, en caso de poseerse.
- Descripción del perfil financiero del cliente de acuerdo con lo establecido en el Siplaft de la entidad.
- Comparación del cliente con el sector económico al cual pertenece, de acuerdo con la segmentación contemplada en el Siplaft de la entidad.
- Enunciar, además de los productos vinculados a la operación sospechosa, los otros que posea el cliente en la misma entidad, distinguiendo entre unos y otros”.
- Evaluar las señales de alerta acaecidas
- Examinar la relación de la inusualidad con tipológicas conocidas
- Verificar su relación con otros reportes o con otras operaciones
- Determinar los productos vinculados a la operación sospechosa
- Precisar las características y montos de los ingresos del cliente
- Analizar el soporte probatorio documental acerca del cliente y de los mercados
- Comparar al cliente y sus transacciones con el sector económico al cual pertenece
- Estudiar la aclaración que haya presentado el cliente sobre los hechos respectivos
- Conservar soporte de los resultados del análisis.
