Terminó el año 2016 y preparar nuestra gestión del 2017 es tan importante como hacer el balance de nuestra gestión del periodo anterior, entregar informes, consolidar datos, revisar el cumplimiento de lo planeado y documentar diversos temas de nuestro diario quehacer. Bienvenido el 2017.
Por: Cesar Augusto Roldán*
El título de la columna puede sonar un poco egocéntrico, pero quiero desligarlo de la gestión personal y llevarlo al plano organizacional. Si bien la única forma de evitar algunos o la mayoría de riesgos es dejando de operar o abandonando algunos negocios, para nuestro caso la prevención y el estar preparados ante cualquier materialización de riesgos será nuestra mejor defensa.
Siempre he afirmado que el error es la mejor oportunidad de aprendizaje que podemos tener como personas y como empresas, siempre y cuando realmente reflexionemos sobre los acontecimientos o hechos que nos llevaron a dicho error. De allí que lo primero que debemos hacer es ubicar el error en el tiempo. Por ello hay que preguntarse: ¿cuándo ocurre el error? El error ocurre en el pasado, aunque lo notamos hoy sucedió antes. Si al analizar dicho error encontramos las razones que nos llevaron a cometerlo, pues ¡bingo!
Tenemos un aprendizaje que debemos capitalizar porque así estamos adquiriendo criterios, experiencia y herramientas que nos llevarán a no incurrir en las mismas faltas. Este es el verdadero aprendizaje que hacemos del error: cuando no hay mala intención, dolo o descuido, el error será una herramienta vital para el mejoramiento de nuestra labor.
Por ello, sin entrar en una onda negativista o ‘buscando la mancha en la sábana’, para planear nuestra gestión debemos tener muy claros los hechos ocurridos no solo al interior de nuestra organización sino en toda nuestra economía, así como los hechos relevantes que acontecieron en nuestro país y a nivel mundial durante este año que termina.
Partiendo de los requerimientos de ley o de obligación que cada una de nuestras empresas tiene, cabe preguntarnos: ¿estamos acatando la exigencia legal como un mero cumplimiento normativo?, ¿hemos podido introducir en la cultura de nuestra organización la gestión de riesgos como un aliado estratégico de nuestros negocios?, ¿cuáles son aquellos aspectos de nuestra gestión en los que estamos aún en una línea base o en un grado mínimo de desarrollo?
Así mismo, partiendo de nuestro equipo de trabajo: ¿estamos posicionados al interior de nuestra empresa?, ¿nuestras capacidades y conocimientos reflejan una buena práctica no solo en el sector al que pertenecemos, sino en comparación con muchas otras empresas?, ¿nuestro equipo, bien sea con recursos propios o de terceros, ha sido capaz de sensibilizar al personal de nuestra organización?, ¿las capacitaciones, talleres, inducciones y tertulias que ofrecimos impactaron a los asistentes (y esto dando por descontado que al menos hubo alguna de estas actividades en el año que termina)?
Alan Orourke vía Freepik
Igualmente, ¿los reportes de operaciones sospechosas (en caso de haberlos tenido) soportarían una auto revisión crítica para verificar su efectividad y completitud?, ¿nuestro sistema de alertas y el monitoreo que hacemos pasarían un ‘prueba ácida’ con un mayor o menor grado de criticidad?
En una edición anterior de Infolaft se proveyó una lista de 50 preguntas y respuestas en relación con el Sarlaft y de allí tomo como base algunas de ellas, las cuales tienen total vigencia para esta época de balances de gestión y de planeación del trabajo para el año siguiente:
- ¿Qué grado de madurez tiene nuestro sistema de gestión de riesgos LA/FT?
- ¿Están las etapas y elementos de mi sistema en el grado de desarrollo en el que deberían estar? ¿Hay algún aspecto por mejorar?
- ¿Cuenta la empresa con un código de ética acorde con la realidad actual?
- ¿Puedo afirmar que el código de ética está actualizado o, por el contrario, requiere de una revisión y una socialización con el personal de la empresa?
- ¿Mi manual de prevención de riesgo de LA/FT está debidamente aprobado y opera como tal, o es un documento más en la biblioteca de manuales y procedimientos de mi organización?
- ¿Los factores de riesgos están plenamente identificados, documentados, conocidos y actualizados? ¿Hay algún trabajo adicional que deba acometerse en este aspecto?
Para no entrar en detalles en los principales componentes o los componentes mínimos de cualquier sistema antilavado vigente en Colombia, les propongo a ustedes los lectores verificar si cuentan con los elementos que cito a continuación:
- Manual de procedimientos.
- Código de ética.
- Nombramiento, designación y registro ante el supervisor respectivo del oficial o empleado de cumplimiento.
- Registro ante la Uiaf.
- Reportes de operaciones sospechosas (positivos o de ausencia).
- Reportes de transacciones en efectivo.
- Informes periódicos a la junta directiva o a quien haga sus veces.
- Programas de capacitación.
- Debida diligencia de contrapartes.
- Comunicación con otros colegas de su sector y otros sectores.
Desde nuestra perspectiva, puede que el balance sea muy positivo y con una capacidad operacional bastante alta, pero hay un reto que quiero plantearles: hagan el ejercicio del balance desde la perspectiva de sus clientes internos. Es decir, que desde las áreas comercial, de producción, de gestión humana o de tesorería, entre otras, les informen qué percepción tuvieron de su gestión durante este año que termina.
En este punto se me ocurre algo: ¿qué tal idear una medición del clima o de la cultura de prevención de riesgos al interior de su organización?, ¿qué tal preguntar a cada trabajador por los aspectos citados anteriormente?
¿Se atrevería usted a avizorar algunos resultados? Acá les dejo la inquietud.
Un aspecto bien importante y que podemos considerar externo a nuestras organizaciones fue la actualización y expedición de normas por parte de diversos agentes, las cuales nos deben tener trabajando en múltiples aspectos que se deben desarrollar desde ya, bien sea porque estemos obligados o porque son buenas prácticas que nos implican una gestión robusta desde el área de cumplimiento.
Una revisión crítica y muy importante es visualizar que, a partir de la fecha, el cumplimiento no debe ser limitado a la prevención del LA/FT: su alcance está creciendo a pasos agigantados y son muchas las empresas que ya le han incorporado al cumplimiento temas éticos, de prevención del fraude y de la corrupción, y algunas incluso el tema de habeas data o protección de datos.
Para ser corto y preciso en esta columna de fin de año, el mensaje final puede ser que nos esforcemos por que el balance de nuestra gestión del 2016 no sea como las promesas de fin de año: puras buenas intenciones que no cumplimos y que cada año postergamos. El compromiso es grande, estamos a pocos meses de la evaluación del FMI, todos somos parte del país y debemos aportar nuestro grano de arena para sacar una nota sobresaliente y comprometernos a subsanar aquellos aspectos donde existan fallas.
*Empleado de cumplimiento del grupo EPM. Ingeniero. MBA.
