Infolaft entrega a continuación algunas claves (tips) o recomendaciones que las entidades del sector real pueden adoptar dentro de las actividades de monitoreo, ya sea durante el seguimiento de las operaciones, como parte de las mejoras en sus sistemas e incluso en la toma de decisiones gerenciales relacionadas con las estrategias de la entidad frente al LA/FT y al sistema de administración o de prevención que utilicen.
Análisis general
Tras llevar más de cinco años de implementación del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (Sarlaft) en el sector financiero y más de diez años de aplicación de sistemas de prevención y de reporte Sipla en un grupo reducido de entidades pertenecientes al sector real referenciadas en la Circular Externa 170 de 2000 de la Dian (depósitos públicos y privados, sociedades de intermediación aduanera, sociedades portuarias, usuarios de zonas francas, empresas transportadoras, agentes de carga internacional, usuarios aduaneros permanentes, usuarios altamente exportadores, profesionales de compra y venta de divisas), desde 2010 han empezado a llegar expansiones regulatorias de los Sipla o Siplaft a más grupos de empresas pertenecientes al sector real.
Todo lo anterior va llevando poco a poco a nuestro país a obtener un equilibrio en la lucha contra el flagelo del LA/FT, así como a tener en cuenta que independientemente del sistema que se implemente, ya sea Sarlaft, Sipla o Siplaft, se deberá contemplar la actividad de monitoreo como mecanismo de retroalimentación del sistema.
Sobre la actividad de monitoreo es importante mencionar que, por definición, esta hace referencia a comprobar, supervisar, observar críticamente o registrar el progreso de una actividad, acción o sistema para identificar cambios, por lo cual no debería circunscribirse únicamente a unos factores de riesgo sino que también debería observar otros elementos como los proveedores y empleados, e incluso contemplar otras diligencias sumadas a la validación en listas de prevención, lo cual es lo que normalmente utiliza el sector real como mecanismo de detección de operaciones inusuales y sospechosas.
TIP 1: Aspecto normativo
Es necesario tener clara la norma legal que se aplica en materia de prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo y validar que se cuenta con las políticas y procedimientos que como mínimo exigen las normas. En todo caso, puede no limitarse a lo regulado si el tamaño y líneas del negocio así lo requieren, por lo cual es necesario que se converse y se ajusten estos temas con el máximo órgano directivo.
TIP 2: Alcance del monitoreo
Recuerde que las normas internas y externas deben tener no solo un alcance a nivel de su negocio principal sino que, por gobierno corporativo, deben hacerse extensivas a las subsidiarias, a las sucursales o a las agencias con que cuente su entidad.
TIP 3: Saltos en las transacciones
Cuente con herramientas informativas que le permitan tener acceso a la información básica y transaccional con las que pueda adelantar análisis para establecer patrones de comportamiento transaccional de los clientes por períodos. Utilice los resultados para realizar comparaciones frente a distintos tópicos y en diferentes épocas de permanencia del cliente. Esta actividad le ayudará a identificar brechas o cambios que puedan considerarse no razonables al compararlos en sí mismos o frente a otros datos como la información financiera aportada durante la vinculación o en el procedimiento de actualización.
Esta misma operación puede realizarse para las personas que actúan como proveedores de su entidad. Así mismo, se debe revisar si existen diferencias importantes entre los precios o valores de compra de insumos y/o bienes de la misma referencia adquiridos a diferentes proveedores. También puede validar si la actividad económica registrada corresponde a los productos o servicios que presta el proveedor.
TIP 4: Operaciones ilógicas
La herramienta anterior también puede permitirle analizar e inferir si las transacciones tienen un sentido lógico, es decir, si son razonables y se argumentan con la información suministrada por el cliente; por ejemplo: revise clientes que tienen el domicilio de sus negocios en una jurisdicción pero que realizan las transacciones desde otra jurisdicción, o en el caso de los proveedores revise aquellos cuya actividad económica registrada no corresponde a los productos que le suministra o a los servicios que le presta.
TIP 5: Vínculos
Según la Real Academia de la Lengua, el vínculo se refiere a la unión o atadura de una persona o cosa con otra, ya sea de forma física o simbólica. Existen vínculos aparentes que hacen referencia a los que tienen las personas, tales como familiares, societarios, laborales, sociales, jurídicos o transaccionales. También hay vínculos no aparentes, con los que específicamente se hace referencia a vínculos sociales, jurisdiccionales, transaccionales y criminales.
Teniendo claras estas precisiones, recomendamos que periódicamente haga uso de la base de datos de clientes, proveedores y empleados para analizar coincidencias de tiempo, de lugar, de apellidos, de transacciones y de otros datos básicos de identificación de las personas que le puedan ayudar a generar señales de alerta; por ejemplo: revise si existen casos como registros de distintas personas con la misma dirección, mismo teléfono, misma ciudad de residencia, etc.
TIP 6: Operaciones en efectivo
Revise con el dueño del proceso de tesorería que la herramienta utilizada para realizar el registro de la entrada y salida de recursos (recibos de caja/comprobantes de egreso) por transacciones con efectivo (recibo y entrega de billetes y monedas) permita marcar o diferenciar este tipo de operaciones, para lo cual es necesario que se pueda acceder fácilmente a dicha herramienta.
Hoy por hoy varios grupos de empresas del sector real deben realizar reportes periódicos a la Unidad de Inteligencia y Análisis Financiero (Uiaf), motivo por el cual se recomienda que el oficial de cumplimiento analice la información antes de remitirla, con el fin de que cumpla con las características de veracidad e integridad. Así mismo, aproveche para monitorear operaciones como las siguientes:
- Las realizadas el mismo día en diferentes oficinas o sucursales de la Entidad en cuantías inferiores o muy cercanas al límite o umbral de control (Hoy 10 millones de pesos o 5000 dólares)
- Las relacionadas con sumas altas de dinero en efectivo realizadas frecuentemente por personas que por su actividad económica normalmente no reciben ni están asociadas con este tipo de operaciones.
TIP 7: Pagos en general
Al igual que en el caso anterior es aconsejable constituír un buen equipo de trabajo con el encargado de la tesorería para que gestione correctamente cada campo de la plantilla de pagos, a través de la cual se identifique al titular del pago y se indique si ese titular es el cliente o si él campo corresponde a un pago para un tercero, de manera que los informes a los que tenga acceso el oficial de cumplimiento le permitan identificar:
- Pagos parciales o totales solicitados por el titular a favor de diferentes beneficiarios, los cuales no tienen aparente relación o negocio con el titular o una justificación para realizar estos pagos.
- Pagos que correspondan a devoluciones en ventas sin justificación clara o razonable.
TIP 8: Cambios en la información
Es necesario que toda la información que suministran las personas durante la permanencia de la relación contractual con la entidad pueda ser capturada en una base de datos, dado que todo lo que se recopila y no se registra en un repositorio genera dificultad para el control.
En la práctica hemos observado que a las bases de datos solo se ingresa información de identificación y algunas cifras financieras, dejando de registrar información valiosa (tal como los apellidos y nombres de representantes legales, de miembros de junta, socios, beneficiarios finales, etc.) ya sea porque la herramienta no cuenta con los campos o porque el encargado del diligenciamiento lo omite.
Por lo anterior es importante que el oficial de cumplimiento monitoree frecuentemente la base de datos para que en esta se incluya toda la información que se solicita en los formularios, o que realice gestión con su área de tecnología para que la herramienta sea ajustada con los campos que se requieren para capturar en su totalidad la información recibida. Lo anterior le permitirá al oficial de cumplimiento analizar cambios en razones sociales, cambios en socios, representantes legales y beneficiarios finales y obtener razonabilidad sobre los mismos.
Estos análisis son importantes dado que empresas asociadas a litigios o envueltas en temas reputacionales optan, entre otros ejemplos, por cambiar su razón social, situación que, de no ser identificada, puede impactar el riesgo de la Entidad.
TIP 9: Jurisdicciones de riesgo
Durante el seguimiento a transacciones es importante tener en cuenta el riesgo geográfico que puede plantear un cliente, un proveedor, o una transacción y para ello se puede hacer uso de algunas herramientas públicas como, por ejemplo, el documento emitido por el Grupo de Acción Financiera Internacional (Gafi), quién periódicamente publica la lista de jurisdicciones de alto riesgo y es un referente cuando se manejan negocios transnacionales.
De igual manera, a nivel nacional existen documentos o informes que dan cuenta de ciudades o regiones que son susceptibles de desarrollar actividades relacionadas con los delitos de lavado de activos y la financiación del terrorismo (narcotráfico, corrupción, terrorismo) y que pueden usarse como guía para decidir realizar una mayor diligencia.
TIP 10: Perfil de riesgo
El perfil es una combinación basada en escalas de riesgo que la entidad determina sobre las distintas características (variables) de cada uno de los factores de riesgo (tipo scoring) el cual le permite direccionar sus esfuerzos y controles hacia aquellos factores cuya calificación arroja un resultado de ‘alto riesgo’. Para el caso de clientes esta actividad puede aplicarse desde el inicio de la relación comercial y se puede observar su evolución durante la permanencia de la misma.
