Capacitación Sarlaft: consejos para que sea un éxito

De acuerdo con la norma, dichos programas de capacitación Sarlaft deben tener por lo menos una periodicidad anual, ser impartidos durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios, ser constantemente revisados y actualizados, contar con mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos con el fin de determinar su eficacia y tener claro su alcance y los medios que se emplearán. En consecuencia, es importante que los oficiales de cumplimiento de este sector, sobre quienes recae la responsabilidad de hacer las capacitaciones, tengan en cuenta que pueden usar formatos de asistencia que permitan comprobar ante el supervisor la realización de las capacitaciones. Así mismo, sería adecuado incluir dentro del manual de funciones las obligaciones y responsabilidades de los empleados en materia de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo para cumplir con el requisito de formar a los nuevos colaboradores. Finalmente, según el numeral 4.2.3.2.1.8, los programas de capacitación deben estar contenidos dentro del manual de procedimientos del Sarlaft y son responsabilidad del oficial de cumplimiento. Esto último de acuerdo con lo estipulado por el numeral 4.2.4.3.2.4.

Capacitación Sarlaft para el sector real

El numeral 4.6 de la Circular 100-000005 de 2014 de la Superintendencia de Sociedades señala que ‘‘la empresa deberá brindar capacitación, de la forma y frecuencia que esta determine, a aquellos empleados que la sociedad considere deban ser capacitados con el fin de dar cumplimiento a la política de autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT’’. Esta es una clara diferencia con el Sarlaft financiero, ya que permite a las empresas decidir a qué empleados capacita y a cuáles no. Es importante que las empresas tengan en cuenta que la definición de los destinatarios de la capacitación debería ir acorde con la política de autocontrol y gestión de riesgo de LA/FT de la entidad, toda vez que dicha política es la que dicta cuáles son las áreas de mayor exposición al riesgo y sería muy mal visto que los capacitados sean aquellos con bajo riesgo. El mismo numeral 4.6 señala algunas características obligatorias de las capacitaciones, entre las cuales se encuentran que la capacitación debe realizarse por lo menos una vez al año y se debe dejar constancia de las jornadas que se realicen por lo menos con la fecha, el tema tratado y el nombre de los asistentes. Para ello, tal y como se referenció en la norma del Sarlaft financiero, sería adecuado que los oficiales de cumplimiento diseñen e implementen formatos de constancia de asistencia. La Circular 100-000005 de 2014 también sostiene que ‘‘como resultado de esta capacitación el personal estará en la capacidad de identificar cuándo una operación es intentada, inusual o sospechosa, cuándo debe reportarse, el medio para hacerlo y a quién reportar’’. Por lo anterior sería importante que los oficiales de cumplimiento del sector real implementaran otros formatos de evaluación de la efectividad de la capacitación enfocados en preguntar, por lo menos:

• ¿Qué son operaciones intentadas?
• ¿Qué son operaciones inusuales?
• ¿Qué son operaciones sospechosas?
• ¿A quién se deben reportar las operaciones intentadas, inusuales o sospechosas que se detecten al interior de la entidad?

Capacitación Sarlaft para el sector cooperativo

El numeral 5 del Capítulo XI de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Economía Solidaria señala que ‘‘el Siplaft debe soportarse en instrumentos que permitan ejecutar en forma efectiva, eficiente y oportuna los mecanismos de control previstos por la organización para la prevención y control del LA/FT’’. Entre dichos instrumentos está la capacitación. Respecto a los aspectos obligatorios de la capacitación, llama la atención que son idénticos a los ordenados por el Sarlaft financiero. Según el numeral 5.3 del mismo Capítulo XI, ‘‘las organizaciones están en la obligación de diseñar, programar y coordinar planes de capacitación sobre el Siplaft dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la organización, con énfasis en las políticas, los procedimientos y en los mecanismos e instrumentos de control adoptados por la organización’’. Una buena recomendación para las cooperativas que tengan sucursales o puntos de atención en regiones apartadas del país sería la de diseñar capacitaciones que usen medios tecnológicos, toda vez que ello siempre permite reducir costos y dejar constancia a través de formularios virtuales de los conocimientos impartidos. Según el mismo numeral 5.3 la capacitación debe tener periodicidad anual, ser impartida durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y a los terceros (no empleados) cuando sea procedente su contratación, ser constantemente revisadas y actualizadas, contar con los mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos y tener claro el alcance del programa y los medios que se emplearán. Vale la pena resaltar que la tarea de coordinar y programar los planes de capacitación sobre el Siplaft es responsabilidad del representante legal, aunque entre las funciones del oficial de cumplimiento está la de participar en el diseño y desarrollo de los programas internos de capacitación. Finalmente, el punto V del literal a) del numeral 8 de la Circular exige que los programas internos de capacitación estén consignados en el manual de procedimientos del Siplaft.

La capacitación para los fondos de empleados y cooperativas no financieras

El numeral 3.3.3 de la Circular Externa 6 de 2014 de la Superintendencia de Economía Solidaria sostiene que ‘‘las organizaciones solidarias o el empleado de cumplimiento deben ofrecer capacitación, como mínimo una vez al año a todos sus empleados, sobre las políticas, procedimientos, herramientas y controles adoptados para prevenir el LA/FT’’. Es decir, esta norma obliga a las cooperativas que no ejercen actividad financiera, fondos de empleados y asociaciones mutuales a capacitar a la totalidad de sus funcionarios. Si bien esta puede verse como una obligación difícil de alcanzar, dados los pocos recursos que en muchos casos tienen estas organizaciones, la Supersolidaria da la opción de usar el curso e-learning ofrecido por la Uiaf en su página web. En este punto vale la pena reiterar la recomendación dada en párrafos anteriores para las cooperativas de ahorro y crédito respecto a que diseñen capacitaciones que usen recursos tecnológicos para reducir costos y para dejar constancia a través de formularios virtuales de los conocimientos entregados. Lo que sí es imperativo es que producto de las capacitaciones ‘‘el personal de la organización solidaria, debe estar en la capacidad de identificar cuándo una operación es inusual o sospechosa, cuándo debe reportarse, el medio para hacerlo y a quién’’. Por ello, más allá de eventualmente pedir a los empleados que hagan el curso de la Uiaf, es necesario reforzar el conocimiento con los protocolos internos de la entidad y quizá hablando de las consecuencias que traería no cumplir con la obligación de reportar. Por último, la norma dice que la capacitación ‘‘debe ser considerada en los procesos de inducción de los empleados nuevos’’ y ‘‘se debe dejar constancia de las capacitaciones realizadas, donde se indique como mínimo la fecha, el tema tratado y el nombre de los asistentes’’. Como se ha visto, estos últimos requisitos también están presentes en otras circulares y se podrían aplicar los mismos consejos.

Capacitación Sarlaft para obligados por la Circular 170 de 2002

El numeral 7 de la Circular 170 de 2002 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) reseña de forma muy general que los obligados ‘‘podrán desarrollar programas de capacitación dirigidos a todos sus empleados, con el fin de instruirlos en el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de prevención de lavado de activos y particularmente para indicarles cuáles son los mecanismos de control desarrollados por la empresa, su aplicación y cumplimiento’’. Adicionalmente, la Circular observa que los programas de capacitación deben ser constantemente revisados y actualizados por la empresa de acuerdo con sus necesidades internas y la legislación vigente. Aquí valdría la pena tener en cuenta lo propuesto en materia de capacitación por el ‘Modelo de administración de riesgo de LA/FT y contrabando para el sector de comercio exterior’, publicado recientemente por la Oficina de Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (Unodc por su sigla en inglés) y la Dian. Por otra parte, el numeral 5.1. de la Circular 170 de 2002 señala que los programas de capacitación interna deben estar contenidos en el manual de procedimientos Sipla. Finalmente, el numeral 5.6 señala que el empleado de cumplimiento tendrá entre sus funciones la de ‘‘diseñar, programar y coordinar los planes de capacitación sobre el tema, necesarios para que los diferentes empleados de la institución estén debidamente informados y actualizados’’.