Cruce de datos en listas, capacitación permanente y segmentación por categorías hacen parte de las medidas adoptadas por la compañía. Entrevista exclusiva con Érika Zarante, directora jurídica de Latam Airlines en Colombia, y con Andrés Alvarado, oficial de cumplimiento de la aerolínea.
Infolaft:
¿Latam Airlines en Colombia está obligada a cumplir alguna norma específica de prevención del lavado de activos?
Érika Zarante:
Sí, estamos obligados a cumplir con la circular 170 de 2002 de la Dian porque somos usuarios aduaneros permanentes.
Infolaft:
¿Hace cuánto la compañía tiene adoptada una política de prevención del lavado de activos?
Érika Zarante:
Nosotros tenemos esa política desde el año 2006 porque antes la empresa estaba listada en bolsa y por ello obligada a prevenir el lavado por la Superintendencia Financiera.
Cuando en 2008 la compañía se ‘deslista’ de la bolsa –y a manera de buena práctica empresarial- se toma la decisión de mantener esas políticas de prevención del lavado de activos, que después se vuelven de financiación del terrorismo. Después empezamos a estar obligados por la circular que les mencioné de la Dian.
En resumen, desde el año 2006 y hasta la fecha nosotros hemos tenido un manual y un procedimiento en esa materia, los cuales hemos venido reforzando a medida que van surgiendo nuevas normas o mejores prácticas que identifiquemos y que nos permitan estar blindados.
Infolaft:
¿Es decir que Latam Airlines en Colombia, a manera de mejor práctica, tiene adoptado un Sarlaft?
Érika Zarante:
Exactamente.
Infolaft:
Hace poco una aerolínea tuvo un problema con unos funcionarios vinculados, presuntamente, con una operación de lavado de activos. ¿Qué controles tiene Latam Airlines en Colombia para gestionar ese riesgo en sus empleados?
Andrés Alvarado:
Dentro del análisis de riesgo que hacemos en las diferentes etapas del Sarlaft tenemos un proceso concreto de conocimiento de los empleados, que viene desde antes de la selección.
Hacemos un informe de seguridad de las personas antes de la contratación y una vez verificamos que no hay un riesgo relevante le damos el aval al área de contratación para que el personal ingrese. Adicionalmente conservamos una base de datos de todos los empleados y les solicitamos autorización para verificar constantemente sus datos en listas de control y noticias de riesgo, amparados en la ley de habeas data.
Otro tema que para nosotros es importante es la capacitación. Aquí adelantamos un programa de capacitación segmentado por factores de riesgo.
Andrés Alvarado. Foto Latam Colombia
Particularmente, los tripulantes de vuelo, de cabina, el personal operativo, los técnicos de mantenimiento y todo aquel que tiene un contacto directo con la operación de la aeronave están obligados a recibir un curso anual de prevención de lavado de activos. En este curso vamos más allá de la información teórica, de decretos o leyes, y mostramos justamente ese tipo de noticias para que vean que esto es real y que nuestra intención es convertirlos en aliados.
Un mensaje importante es: siempre hacer lo correcto. Dentro de la política de compliance tenemos un canal anónimo de quejas y de denuncias del grupo Latam, por medio del cual cualquier persona puede ingresar y radicar sus reclamos.
Érika Zarante:
Las capacitaciones se van actualizando con el tiempo a medida que vamos involucrando nuevas noticias o nuevos casos que evidencien riesgos iguales o mayores, y esto también lleva el mensaje de que esto no solo se hace porque exista un riesgo reputacional para la compañía, sino que este tipo de conductas pueden afectar a los empleados desde el punto de vista personal.
Infolaft:
¿Cada cuánto hacen la actualización de datos de los empleados? y ¿cada cuánto hacen los estudios de seguridad?
Andrés Alvarado:
Nosotros actualmente lo manejamos a través de un tercero. Mensualmente le reportamos las novedades en nuestras bases de datos y él las mantiene consolidadas. La periodicidad con la que ese tercero lo hace es casi diaria o cuando hay novedades en listas de control.
La actualización que nosotros hacemos de los datos de los empelados no tiene una frecuencia establecida porque más allá de movimientos de vivienda o de ese tipo nosotros tenemos la información que requerimos de ellos: sus datos de contacto, ubicación y teléfonos, así que no se hace tan necesaria esa actualización de datos de los funcionarios.
Érika Zarante:
Si el tercero identifica que algún empleado o proveedor nuestro puede estar involucrado en algún ilícito o eventualmente se puede presumir que están empezando a ser mencionados en alguna parte y que eso pueda ponernos en riesgo, inmediatamente nos manda la alerta y lo que hacemos es levantar la información y profundizar, si es necesario en cada caso, para detectar si realmente el entorno [de esa persona] está generando algo particular.
Érika Zarante. Foto Latam Colombia
Infolaft:
¿Qué controles específicos tienen para el factor de riesgo proveedores?
Andrés Alvarado:
Las negociaciones se hacen a través del departamento de compras y nosotros también estamos vinculados, por ello antes de cerrar un proceso de ese tipo todos los proveedores están obligados a remitirnos cierta documentación, entre esta un formulario de conocimiento diligenciado y firmado que nos da las autorizaciones para consultarlos en centrales de riesgo y para realizar todo el estudio de seguridad.
También nos envían documentos de sus representantes legales, cámaras de comercio actualizadas y estados financieros porque desde aquí hacemos un estudio de riesgo para segmentar al proveedor; una vez ese estudio sale bien se puede continuar el proceso de negociación.
Es importante comentar que la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo está vinculada al programa de compliance de la compañía, por ello nosotros adicionamos cláusulas anticorrupción en los contratos cuando estos proveedores tienen capacidad de negociar o de intermediar con otras personas en nombre de Latam. Se hace todo un proceso de protección legal y de debida diligencia desde el punto de vista jurídico.
Los proveedores reciben, además, nuestro código de conducta y nuestra política anticorrupción y los hacemos suscribir documentos donde se adhieren a ella.
Con toda esa información consolidamos una base de datos del 100% de los proveedores, que no solo incluye la razón social y el NIT de la empresa, sino que asociado a ese registro ponemos la información de los accionistas, representantes legales, miembros de junta directiva y los contactos directos con la empresa para hacer revisiones constantes en listas de control.
Infolaft:
¿Es decir que en ese factor de riesgo proveedores ustedes tienen categorías?
Andrés Alvarado:
Claro que sí. Eso se hace dependiendo de su nivel de activos, de su relevancia en el sector, de su historia o antigüedad en el mercado y del servicio que nos presta. No va a ser lo mismo una empresa que nos imprime 100 CD para los informes financieros que una persona que nos provee 20 funcionarios que van a estar en contacto directo con el avión.
Érika Zarante:
Lo que hacemos es profundizar, desde el punto de vista de compliance, si algunos de ellos pueden generar un mayor riesgo para nosotros o si existe la necesidad de hacer un mayor monitoreo.
Dentro del sistema pueden surgir alertas en caso de que, por ejemplo, salga una noticia de algún proveedor que eventualmente esté con nosotros y se esté empezando a vincular con temas de lavado de activos o de financiación del terrorismo. Los controles para todos se hacen desde el inicio y lo importante es mantener actualizadas las alertas, porque de nada sirve tener todo al comienzo si después no se hace un seguimiento de esos proveedores o de los empleados en general.
Infolaft:
¿Qué mejores prácticas o recomendaciones podrían hacerle a otras empresas del sector para fortalecer su sistema de prevencinvloucres a la gente porque un sistema no funciona si la gente no esta invlucrada, finalente amiento general, primero en donde ión del LA/FT?
Érika Zarante:
Parte de lo que nosotros hemos hecho es divulgar y capacitar a la gente en estos temas. Es decir, que hagan parte de estos procesos, que entiendan las implicaciones no solo a título laboral sino a título personal. Es necesario mantenerlos capacitados y darles las herramientas suficientes para que puedan preguntar en el momento en que eventualmente lo necesiten.
También es necesario que la gente entienda realmente la norma, cuáles son los riesgos y cuáles son las maneras de mitigarlos al momento de tomar una decisión.
Es aconsejable hacer mucho seguimiento tanto a los empleados como a los proveedores porque siempre hay señales de alerta que pueden dar a entender que algo está cambiando una conducta o un comportamiento y eso es útil para anticiparse o prevenir algún riesgo en esta materia.
Andrés Alvarado:
Adicionalmente, creo que ha sido muy positivo para el sistema el hecho de unificar el Sarlaft al sistema de compliance corporativo de Latam Airlines. Es decir, no es adecuado que por un lado vaya el oficial de cumplimiento y su tema de lavado de activos y por otro lado el compliance officer con los asuntos de ética y gobierno corporativo. Todo debe estar alineado. Así se le da más importancia y relevancia al tema dentro de la organización.
