15 Claves para consultar listas: 13. Capacite a toda la organización

Más allá de la capacitación a los funcionarios directamente responsables del sistema de prevención del LA/FT, y en especial del proceso de consulta en listas (ver: 15 Claves para consultar listas: 8. Entrenar a los directamente responsables), es necesario que la organización de a conocer a todos sus colaboradores cómo funciona en términos generales su sistema ALA/CFT, lo que implica también comentar algunos pormenores del funcionamiento y objetivos del proceso de consulta en listas. El mensaje cardinal, del que se desprenderá toda la capacitación, es que ‘prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo es importante y también depende de mí’. Una vez comprendido esto, se deben estructurar unos mensajes secundarios por temas que refuercen la idea principal. En concreto con la capacitación general acerca del sistema de listas los mensajes y consejos deben ser: Hay un gran respaldo de la alta gerencia: es importante hacer notar que existe apoyo de la junta y de los administrativos al sistema de prevención del LA/FT y, por ende, a las herramientas seleccionadas para realizar el cruce de contrapartes en listados restrictivos y de sanción. Se trata principalmente de generar confianza en todos los colaboradores acerca de que la organización está protegida y que cuenta con los mecanismos idóneos para bloquearle la entrada a contrapartes indeseadas. El sistema de prevención del LA/FT y de consulta en listas no se refiere únicamente temas técnicos: a un funcionario que no se dedique a las actividades diarias de cumplimiento no debería en principio interesarle la minucia técnica que rodea la lucha contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo. Así, por ejemplo, existen datos que pueden omitirse de la capacitación como que la consulta en listas es una obligación contenida en una de las 40 recomendaciones del Gafi. Rellenar la capacitación con esta información no generará mayor impacto en sus funcionarios, como sí lo haría presentar casos prácticos de coincidencias. Divida la capacitación por áreas: ¿será que a un funcionario del área operativa le interesa saber el catálogo completo de listas que consulta la empresa? Lo más seguro es que no, porque el cruce de contrapartes está lejos de tocarlo en sus funciones diarias. Uno de los errores más frecuentes que cometen los oficiales y analistas de cumplimiento es diseñar una sola capacitación para entidades con cientos o miles de empleados, porque a todos no les interesan los mismos temas así pertenezcan a la misma compañía. Si bien toma más trabajo, sería muy conveniente que la capacitación se fraccionara para facilitar la entrega del mensaje de acuerdo a un enfoque a la medida. Atención a la logística: un evento o jornada desorganizada o con improvisaciones se notará de inmediato. Es importante que los oficiales y analistas de cumplimiento presten atención a la logística y a la organización de horarios de asistencia de los empleados para evitar periodos de tiempo demasiado concurridos o con muy baja asistencia. Para la demostración práctica de la consulta en listas es menester tener organizados los equipos a utilizar, contar con las claves de acceso, y tener un plan o esquema de cómo se hará la demostración. No olvide las normas LA/FT: aunque como ya se mencionó es recomendable prescindir de los temas más técnicos, las normas de prevención del LA/FT tienen unas exigencias básicas en cuanto a la consulta en listas que conviene que conozcan todos los colaboradores de la empresa. Por ejemplo, es necesario reconocer que la única lista verdaderamente vinculante para Colombia es la de terroristas del Consejo de Seguridad de la ONU, o que existen listas y bases de datos cuyo uso está prohibido. De acuerdo a sus necesidades extraiga de la norma los postulados generales que le convenga difundir y, de forma precisa y sencilla, expóngalos.