Muchas entidades financieras, cooperativas y empresas del sector real se encuentran diseñando o ejecutando sus jornadas de capacitación en prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo. Dada la importancia que tiene este elemento, infolaft quiere brindar a sus lectores algunas pautas para que la capacitación sea un completo éxito.
Logre que la capacitación sea un gran plan
No hay nada peor para el funcionario de una entidad que ser obligado a asistir a una capacitación en prevención de LA/FT, y no hay nada peor para un oficial o analista de cumplimiento que hacer la capacitación solamente por cumplir con la respectiva norma de su sector.
La capacitación debe ser un gran plan, algo que los funcionarios hagan con gusto y de lo que sientan que pueden sacar provecho. Ha habido casos de entidades que han elaborado películas para capacitar a sus empleados y que han complementado la jornada con invitaciones previas, las crispetas y gaseosa.
Lo ideal sería que cada año los funcionarios esperaran con ansiedad la capacitación en prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, y si bien eso es algo difícil de lograr, se puede alcanzar con innovación y creatividad.
Evite hablar de temas técnicos
A un funcionario corriente no tiene por qué interesarle que existe el Gafi y que ese organismo emite 40 recomendaciones que deben ser cumplidas por todos los países y que dichas recomendaciones han sido modificadas varias veces. Mucho menos le interesa saber que desde 2012 los estándares de Gafi contemplan la lucha contra la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.
Si usted es de aquellos que todavía ‘rellena’ sus jornadas de capacitación con esta información, tenga por seguro que no generará mayor impacto en sus funcionarios. Lo que debe hacer es hablarles de cosas prácticas que despierten su interés y que tengan relación con su trabajo.
Por ejemplo, explicarle al encargado del área de compras que debe prestar especial atención a aquellos proveedores que ofrezcan materias primas muy por debajo del valor comercial acostumbrado. Eso es lo que esa persona debe saber, nada más.
Logre que la alta gerencia sea la promotora
Muchas jornadas de capacitación fracasan debido a que no cuentan con el respaldo o el apoyo de la junta o de los directivos. Ello puede deberse a varios factores: a que no saben de prevención LA/FT, a que no les interesa el tema porque creen que la empresa no es vulnerable a esos riesgos, a falta de tiempo o simplemente porque no fueron informados de la realización de la capacitación.
Un buen oficial de cumplimiento debe tocar varias veces la puerta de los directivos hasta lograr su compromiso, debe persuadirlos para que participen en la jornada y para que difundan las bondades de hacer negocios con responsabilidad.
Ese compromiso se puede denotar simplemente con la firma del presidente de la organización en las tarjetas de invitación a la capacitación o con el envío de estas desde su dirección de correo electrónico.
Capacite por áreas
¿Será que a un funcionario del área de recursos humanos le interesan señales de alerta como la de proveedores que ofrecen bienes y mercancías por debajo del valor comercial? Lo más seguro es que no, porque esa eventual situación está lejos de tocarlo en sus funciones diarias.
Uno de los errores más frecuentes que cometen los oficiales y analistas de cumplimiento es diseñar una sola capacitación para entidades con cientos o miles de empleados, porque a todos no les interesan las mismas cosas así pertenezcan a la misma empresa.
Si bien toma más trabajo, sería muy conveniente que la capacitación se dividiera por áreas que tuvieran cierto grado de afinidad para facilitar la entrega del mensaje. Por ejemplo, las áreas jurídicas con las de control interno o las áreas de producción con las de empaque.
Organice muy bien el evento
Un evento o jornada desorganizada o con improvisaciones se notará de inmediato. Es importante que los oficiales y analistas de cumplimiento presten atención a la logística y a la organización de horarios de asistencia de los empleados para evitar periodos de tiempo demasiado concurridos o con muy baja asistencia.
También es importante prever qué recursos o equipos serán necesarios. Sería muy mal visto que a última hora un oficial de cumplimiento caiga en la cuenta de que el salón que le prestaron no tiene acceso a Internet cuando su presentación u otros recursos que usa en ella están colgados en la web.
Haga sinergias
Si es posible, establezca alianzas con otras áreas de la organización para que puedan realizar las jornadas de capacitación en un mismo momento o en un mismo evento.
En algunas entidades es marcada la competencia entre áreas por lograr la mejor capacitación (comercial, de lavado de activos, de antifraude), cuando lo mejor sería que entre todas hicieran una gran jornada porque la meta fijada no debería ser la número uno sino entregar los mejores conocimientos a los funcionarios.
Con esto también se evita el desgaste que para un funcionario normal representa tener que dejar temporalmente sus funciones durante varias horas y en varios días para capacitarse.
Cumpla con lo que piden las normas
Por más innovador y creativo que usted sea recuerde que, por lo general, las normas de prevención LA/FT tienen unas exigencias básicas en cuanto a la capacitación se refiere, que se deben cumplir al pie de la letra.
Por ejemplo, el Sarlaft financiero exige capacitar a ‘‘todas las áreas y funcionarios de la entidad’’, mientras que el capítulo 10 de la Circular Básica Jurídica permite a las empresas capacitar ‘‘a aquellos empleados que la sociedad considere deban ser capacitados con el fin de dar cumplimiento a la política de autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT’’.
A su vez, el Siplaft cooperativo exige que los programas internos de capacitación estén consignados en el manual de procedimientos.
Entregue algo más que una buena experiencia
Ha habido casos en los que las entidades realizan grandes eventos, despliegan una gran logística o invitan a sus jornadas de capacitación a destacados y muy prolíficos conferencistas, los cuales hacen reír y hasta llorar a los funcionarios con toda clase de ocurrencias y anécdotas.
Si bien estos son unos recursos muy válidos, no debe olvidarse que lo importante es que al final del día los funcionarios se lleven un mensaje: ‘prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo es importante y también depende de mí’.
Use piezas y material público
Gracias a las facilidades que la tecnología ofrece actualmente, un presupuesto reducido o el poco apoyo por parte de los directivos no debería ser un obstáculo para hacer una buena jornada de capacitación.
Hay una gran cantidad de videos y audios interesantes, graciosos y reflexivos que bien pueden alimentar una buena presentación que ayude a capacitar al personal en prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
La tecnología también es útil para acortar las distancias, por ello en lugar de gastar grandes recursos en viajes bien valdría la pena usar el streaming o recursos como la Intranet para conectarse con los funcionarios de otras regiones del país.
Foto por TM1000
