¿Cuáles son las principales obligaciones en el SAGRILAFT de Supersociedades? Guía completa para las nuevas empresas obligadas.
La clasificación de factores de riesgo y la identificación de beneficiarios finales son algunos de los ajustes que cerca de 5000 empresas tendrán que implementar en sus SAGRILAFT.
Los principales cambios en el SAGRILAFT de Supersociedades, emitidos el 24 de diciembre de 2020, se enuncian a continuación:
- Elaboración de matriz y clasificación.
- Nuevas funciones del oficial de cumplimiento.
- Ajuste a definición de las PEP.
- Identificación del beneficiario final.
- Diferencias entre operaciones inusuales y sospechosas.
- Nuevas funciones del representante legal.
- Entrega de reportes de ausencia de operaciones sospechosas (AROS).
Elaboración de matriz y segmentación en SAGRILAFT de Supersociedades
Según lo estipulado en el SAGRILAFT de Supersociedades, las empresas obligadas deberán diseñar una matriz de riesgo de LA/FT.
Dicha matriz debe tener en cuenta características puntuales del negocio, tales como la operación, el tamaño y las áreas geográficas donde opera la empresa, entre otras.
Es decir, el SAGRILAFT debe contener la metodología con la cual se identificarán los riesgos y se realizará la clasificación de los factores que dan lugar a los riesgos identificados.
Así mismo, el SAGRILAFT debe establecer el método para medir la posibilidad o probabilidad de ocurrencia del riesgo, así como el impacto en caso de materializarse el riesgo.
Con base en esto las empresas obtendrán el riesgo inherente por factor de riesgo, así como los riesgos relacionados.
Además, el SAGRILAFT de Supersociedades exige una metodología para identificar las medidas de control que existen en la empresa para mitigar cada uno de los riesgos identificados por factor de riesgo.
Así mismo, se requiere incluir las medidas para mejorar los controles existentes o las que sean necesarias para diseñar nuevos controles.
Es importante recordar que todos los factores de riesgo deben ser objeto de clasificación.
En consecuencia, las empresas no podrán limitarse a aplicar este proceso a sus clientes, sino que tendrán que hacerlo sobre sus productos, canales y jurisdicciones.
Nuevas funciones del oficial de cumplimiento
De acuerdo con el SAGRILAFT de Supersociedades, el diseño del sistema será responsabilidad del oficial de cumplimiento y el representante legal.
El oficial de cumplimiento también debe rendir informes periódicos sobre el funcionamiento del SAGRILAFT.
Por otra parte, la norma ya no exige establecer un régimen de incompatibilidades e inhabilidades del oficial de cumplimiento, aunque sí es recomendable tenerlo.
Esto debido a que en el nuevo SAGRILAFT de la Superintendencia de Sociedades se permite tercerizar las funciones del oficial de cumplimiento.
Se define también que los oficiales de cumplimiento tienen la responsabilidad de realizar los reportes de operaciones sospechosas (ROS) a la UIAF.
SAGRILAFT de Supersociedades: nueva definición de las PEP
La definición de personas expuestas políticamente (PEP) también fue ajustada al interior del capítulo 10 de la Circular Básica.
De acuerdo con el SAGRILAFT de Supersociedades, las empresas deben identificar a tres clases de PEP.
En primer lugar se encuentran las PEP nacionales, luego las PEP extranjeras y en tercer término las PEP de organizaciones internacionales.
Llama mucho la atención que el nuevo SAGRILAFT de Supersociedades no tiene en cuenta la definición de PEP contenida en el Decreto 1674 de 2016.
Identificación del beneficiario final
El SAGRILAFT de Supersociedades obligó a sus empresas vigiladas a conocer a los beneficiarios reales y/o controlantes de sus contrapartes.
Así mismo, la Supersociedades exige conocer al beneficiario real de las inversiones y a conocer el origen de los fondos de los nuevos inversionistas.
Todo esto con el fin de evitar que la empresa se vea perjudicada en caso de que los recursos tengan un origen ilegal.
Respecto a dichos beneficiarios, la norma los define como las personas naturales que finalmente poseen o controlan a una contraparte o a la persona natural en cuyo nombre se realiza una operación o negocio.
Nuevas funciones del representante legal en el SAGRILAFT de Supersociedades
Según el SAGRILAFT de Supersociedades, el representante legal deberá disponer de las medidas operativas, económicas, físicas, tecnológicas, y de recursos que sean necesarias para cumplir con la norma.
Adicionalmente, el representante legal tiene la obligación de recibir los informes que el oficial de cumplimiento entregue acerca de la efectividad y eficiencia del sistema.
A su vez debe diseñar el SAGRILAFT de Supersociedades en conjunto con el oficial de cumplimiento.
Entrega de reportes de ausencia de operaciones sospechosas (AROS)
Los oficiales de cumplimiento tendrán que presentar AROS cuando transcurra un trimestre sin que la empresa realice reportes de operaciones (ROS).
Dichos AROS tendrán que ser presentados dentro de los diez días calendario siguientes al vencimiento del respectivo trimestre por medio del Sistema de Reporte en Línea (SIREL) de la UIAF.
Por ejemplo, los oficiales tendrán que entregar un AROS en abril de 2021 siempre y cuando no entreguen ROS en el trimestre de enero-marzo de 2021.
Esta es una obligación que denota una gran responsabilidad.
Desde Infolaft recomendamos que los AROS informen específicamente que en un determinado trimestre no se encontraron operaciones sospechosas.
Hay que evitar decir que en ese periodo no hubo operaciones sospechosas, ya que puede que estas sí tuvieran lugar pero no fueron detectadas por el sistema.
