Actualmente en la Superintendencia de Economía Solidaria se encuentra para aprobación un proyecto de circular que pretende modificar el Capitulo XI de la Circular Básica Jurídica, relacionada con las instrucciones en materia de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo. Infolaft presenta enseguida un análisis del mencionado proyecto.
Alcance
El proyecto de circular busca incluir en la prevención del LA/FT a más entidades vigiladas por la Supersolidaria. En este sentido, la regulación propuesta pretende impartir instrucciones a las organizaciones de economía solidaria que no ejercen la actividad financiera del cooperativismo, como son los fondos de empleados, asociaciones mutuales, cooperativas de aporte y crédito, multiactivas e integrales sin sección de ahorro y crédito, y las administraciones públicas cooperativas, entre otras.
Cabe anotar que la denominación ‘entre otras’ hace parte del proyecto de circular, razón por la cual infolaft no puede hacer precisiones al respecto.
Obligaciones establecidas en el proyecto
Una vez el proyecto de circular sea aprobado por la Supersolidaria, las entidades mencionadas anteriormente deberán cumplir con las obligaciones que se indican a continuación.
Designar a un empleado de cumplimiento
El numeral 4 del proyecto de circular establece que el oficial de cumplimiento que designe la entidad será la persona que se encargará de ejecutar de forma efectiva, eficiente y oportuna los mecanismos previstos por la organización solidaria para la prevención y control del LA/FT.
Este empleado de cumplimiento debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Ser de alta jerarquía y contar con la confianza de la organización.
- Tener conocimientos básicos y debidamente certificados en prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
- No pertenecer a los órganos de control ni a las áreas directamente relacionadas con las actividades previstas en el objeto social principal de la entidad.
- Debe registrarse ante la Unidad de Información y Análisis Financiero (Uiaf).
Por su parte, las funciones que deben ser asignadas al empleado de cumplimiento serían:
- Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones que realiza la organización solidaria. Esto implica que el empleado de cumplimiento desarrolle un proceso sistemático que le permita tener una lista amplia de posibles eventos de riesgo de LA/FT.
- Implementar y desarrollar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT. Una vez identificados los eventos de riesgo de LA/FT el empleado de cumplimiento deberá llevar a cabo la implementación de las medidas tendientes a minimizar los eventos de riesgo en la entidad.
- Realizar seguimiento o monitoreo a la eficiencia y la eficacia de los mecanismos establecidos. En este sentido, el empleado de cumplimiento debe diseñar un proceso que le permita determinar si los mecanismos establecidos están logrando el efecto determinado.
- Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales. El empleado de cumplimiento deberá generar políticas que le permitan dejar registros que evidencien la operación de los procedimientos y mecanismos implementados, y que dichos registros sean archivados de forma adecuada.
- Participar en el diseño y desarrollo de los programas de capacitación sobre el riesgo de LA/FT y velar por su cumplimiento. Conforme a esta obligación, el empleado de cumplimiento, en coordinación con el área correspondiente, deberá participar en el diseño de los programas de capacitación.
- Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales o sospechosas y realizar el reporte de las operaciones sospechosas a la Uiaf. En desarrollo de esta función el empleado de cumplimiento puede establecer un procedimiento para que los empleados de la entidad puedan realizar los reportes internos de operaciones inusuales, así como las reglas que deben seguir para determinar cuándo una operación inusual es considerada una operación sospechosa y de este modo decidir el momento en el cual se debe reportar a la Uiaf.
De dichas funciones no se evidencia que el empleado de cumplimiento deba rendir informes de la gestión desarrollada al consejo de administración de la entidad o al gerente o administrador.
Acreditar procesos de debida diligencia
En materia de conocimiento del cliente el proyecto de circular no imparte instrucciones específicas sobre el procedimiento que debe seguir la entidad para conocer a su cliente. En este sentido, el proyecto de circular indica que cuando la transacción así lo permita, la organización solidaria debe verificar la identidad del cliente, su dirección y teléfono, y cualquier otra información adicional que se considere pertinente.
El proyecto de circular agrega que la información suministrada por el cliente, así como el nombre de la persona que la verificó, deben quedar debidamente documentados con fecha y hora para efectos probatorios de debida y oportuna diligencia.
Formulario
Si bien el proyecto de circular no establece con claridad la obligación de adoptar un formulario de vinculación de clientes, ni su contenido mínimo, el numeral 3.1. del proyecto señala que las entidades deben confirmar y actualizar como mínimo una vez al año los datos suministrados en el formulario de vinculación del cliente.
Sobre las PEP
En relación con el conocimiento de las personas expuestas públicamente (PEP) el proyecto de circular los define como aquellas personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos. Respecto a estas personas el proyecto de circular señala que en los casos en los que una PEP tenga servicios adquiridos se debe indagar por la autorización que le haya otorgado el órgano competente –de la cooperativa– para contratar o negociar.
En todo caso, para este tipo de clientes la entidad deberá cumplir con las siguientes obligaciones:
- Establecer el origen de los recursos de la PEP.
- Establecer procedimientos más estrictos de conocimiento de este tipo de clientes.
- Establecer que la negociación debe ser aprobada por una instancia superior al interior de la organización.
¿Qué hay de los socios y empleados?
Otra de las obligaciones que desarrolla el proyecto de circular es el conocimiento que las entidades deben hacer de sus asociados y de las personas jurídicas y naturales con las que la entidad establece o mantiene una relación contractual.
En este sentido, la entidad deberá establecer plenamente la identidad de estas personas, confirmar sus datos y tenerlos actualizados permanentemente, así como conocer la procedencia de los aportes en dinero o en especie.
En cuanto a los empleados de la entidad el proyecto de circular señala que la organización solidaria debe verificar los antecedentes de sus trabajadores o empleados antes de su vinculación y realizar por lo menos una actualización anual de sus datos.
Herramientas para identificar operaciones inusuales y sospechosas
Esta obligación establece que para detectar las operaciones inusuales o sospechosas la entidad deberá contar con herramientas para llevar a cabo esta tarea. En este sentido, el proyecto de circular indica que tales herramientas pueden consistir en aplicativos tecnológicos que generen alertas, hojas electrónicas cuya información pueda ser consolidada periódicamente, o indicadores a partir de los cuales se pueda inferir la existencia de situaciones que escapan al giro ordinario de sus operaciones.
Establecimiento de reportes
Las entidades deben contemplar procedimientos para la realización de reportes internos y externos. El proyecto de circular señala que los reportes internos serán los informes internos de uso exclusivo de la entidad y que los externos serán los reportes de operaciones sospechosas (ROS) y el de ausencia de operaciones sospechosas.
En relación con el término para realizar el ROS el proyecto de circular establece que una vez la operación sea catalogada como sospechosa, debe realizarse de manera inmediata el reporte a la Uiaf. El proyecto aclara que la inmediatez en el reporte debe entenderse como el lapso que transcurre entre el momento en que el sujeto obligado advierte la operación y el momento en el cual toma la decisión de catalogar y documentar dicha operación como sospechosa, plazo que en ningún caso puede exceder de ocho (8) días calendario.
En cuanto al reporte de ausencia de operaciones sospechosas, las entidades deberán realizarlo dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al del corte.
Nota: en próximas ediciones infolaft informará a sus lectores respecto al avance de este importante proyecto de circular.
