Después de varios meses de trabajo la Superintendencia de Economía Solidaria publicó la Circular Externa 6 de 2014, la cual entrega instrucciones de prevención LA/FT a las cooperativas que no ejercen actividad financiera, fondos de empleados y asociaciones mutuales. Conozca a continuación cuál es el mínimo legal y a través de qué mecanismos se protege la figura del empleado de cumplimiento.
¿Quiénes deben cumplir la Circular?
La Circular 6 de 2014 obliga a las cooperativas que no ejercen actividad financiera, fondos de empleados y asociaciones mutuales a implementar controles para la prevención y el control del lavado de activos y la financiación del terrorismo. Adicionalmente, en el numeral 3.2 (Mecanismos) se aclara que las cooperativas que no ejercen actividad financiera son los ‘‘fondos de empleados, asociaciones mutuales, cooperativas de aporte y crédito, multiactivas e integrales sin sección de ahorro y crédito, entre otras’’.
Por otra parte, la norma segmenta a sus vigilados en tres niveles de acuerdo con lo ordenado por el Decreto 2159 de 1999, el cual los divide según sus activos (Ver recuadro). En el primero –el cual se considera como ‘‘el más alto y exigente de supervisión’’– se encuentran ‘‘todas las cooperativas que ejerzan actividad financiera, en los términos del artículo 39 de la ley 454 de 1998 y las que a juicio de la Superintendencia, sean sometidas a este nivel (…)’’.
El segundo nivel está conformado por ‘‘(…) aquellas entidades de la economía solidaria que no adelanten actividad de ahorro y crédito con sus asociados y posean activos mayores o iguales a $3.254.936.375 a 31 de diciembre de 2013’’. Este valor se debe ajustar cada año con la variación del IPC del Dane.
Finalmente, en el tercer nivel se ubican las ‘‘entidades de la economía solidaria que no se encuentren dentro de los parámetros de los dos primeros niveles de supervisión y cumplan a criterio de la Superintendencia de la Economía Solidaria, con las características señaladas en el artículo 6 de la ley 454 de 1998’’.
Mínimo legal
En el numeral 3 (procedimientos) la Circular 6 de 2014 señala que las organizaciones de economía solidaria de primer y segundo nivel que no ejerzan actividad financiera deben implementar procedimientos de control del lavado de activos y la financiación del terrorismo, razón por la cual ‘‘deben tener en cuenta como mínimo’’ las siguientes obligaciones:
- Definir e implementar el procedimiento para atender oportunamente las solicitudes de información que realicen las autoridades competentes.
- Definir e implementar los procedimientos que se aplicarán para la detección de operaciones inusuales, la determinación de las operaciones sospechosas y la entrega de ROS a la Uiaf.
- Definir e implementar los procesos que deberán realizarse para el conocimiento de los clientes/asociados actuales y potenciales, así como para la verificación y actualización de la información suministrada por ellos. Dichos procedimientos deben permitirle a la organización tener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes y asociados.
- Fijar los procedimientos para aplicar las sanciones por incumplimiento de las normas para controlar el riesgo de LA/FT.
- Definir e implementar los procesos que permitan dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional (aplicación lista ONU).
- Fijar los procedimientos para la conservación de documentos (por un período de cinco años).
- Definir el cargo de empleado de cumplimiento.
Blindaje al empleado de cumplimiento
Una de las mayores preocupaciones que ha tenido la Superintendencia de Economía Solidaria en su ejercicio de supervisión LA/FT ha sido el hecho de que en muchas entidades el oficial de cumplimiento es alternado con funciones de auditoría, tesorería y revisión fiscal, entre otras. Pues bien, para atender esta dualidad de trabajos, la cual puede llevar al descuido de la tarea de prevenir el LA/FT, la Supersolidaria decidió que ‘‘el empleado de cumplimiento en las organizaciones de primer y segundo nivel de supervisión no podrá pertenecer a los órganos de control (contador o auditoría interna), áreas comerciales ni ser el tesorero’’.
La norma también aclaró que el empleado de cumplimiento de estas entidades debe ser designado por el consejo de administración o la junta directiva y ‘‘no podrá contratarse con terceros (…)’’. Es muy importante mencionar que según el numeral 3.3.1 el empleado de cumplimiento no es requerido en las organizaciones de tercer nivel de supervisión.
Al ser consultado por infolaft Enrique Valencia, exsuperintendente de Economía Solidaria, manifestó que ‘‘los consejos de administración, juntas directivas y administradores deberán entender que la figura del empleado de cumplimiento no es una función más, ni consiste en la creación de un cargo burocrático al interior de la institución empresarial solidaria que conlleve a incrementar la nómina y los gastos de las entidades a las cuales está dirigida la obligación. El objetivo es blindar la empresa y el buen nombre, los capitales sociales y el patrimonio de un sinnúmero de colombianos’’.
De acuerdo con Valencia, ‘‘el llamado a la dirigencia es que acoja y efectúe los ajustes administrativos necesarios en las cooperativas que no ejercen actividad financiera, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales en el tiempo establecido, para que así todas las empresas solidarias colombianas vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria estén alertas y vigilantes sobre el inminente riesgo del LA/FT’’.
¡Ojo! cuidar a la entidad no es tarea exclusiva del empleado de cumplimiento
Órgano permanente de administración
De acuerdo con lo expresado por la nueva norma, el órgano permanente de administración (junta directiva o consejo de administración) debe fijar las políticas, definir los mecanismos, instrumentos y los procedimientos que se aplicarán en la organización en relación con la prevención y control del LA/FT.
Los órganos permanentes también tendrán que pronunciarse sobre los informes presentados por el empleado de cumplimiento y la revisoría fiscal, ordenar los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y mantener en funcionamiento los mecanismos de prevención LA/FT, y nombrar al empleado de cumplimiento en las entidades que así se requiera, entre otras.
Representante legal
La circular impone a los representantes legales verificar que los procedimientos establecidos desarrollen las políticas aprobadas por el consejo de administración, brindar el apoyo que requiera el empleado de cumplimiento, coordinar y programar los planes de capacitación, y verificar la adopción y funcionamiento de procedimientos para el manejo y conservación de la documentación.
Revisoría fiscal
Las áreas de revisoría fiscal –en aquellas entidades que estén obligadas a tenerlas– están obligadas a ‘‘establecer unos controles que le permitan evaluar el cumplimiento de las instrucciones contenidas en esta circular sobre prevención y control de LA/FT’’. Producto de ese trabajo deben remitir un informe trimestral al consejo de administración o a la junta directiva donde evalúen el cumplimiento de los controles.
Adicionalmente, deberán comunicar las inconsistencia detectadas en el sistema al empleado de cumplimiento para que se tomen los correctivos del caso.
Empleado de cumplimiento
Entre las funciones asignadas a los empleados de cumplimiento, figura similar al oficial de cumplimiento de las entidades financieras, se destacan las siguientes:
- Identificar las situaciones que puedan generar riesgo LA/FT en las operaciones que realiza la organización.
- Velar por el adecuado archivo de la documentación y demás información relativa al riesgo LA/FT.
- Participar en el diseño y desarrollo de los programas de capacitación.
- Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales o sospechosas.
- Enviar a la Uiaf los ROS y los reportes de transacciones en efectivo
Algunas señales de alerta
Por considerarlo de interés, infolaft cita a continuación algunas señales de alerta expuestas por la circular:
- Creación de organizaciones solidarias o comerciales por personas que no justifican su actividad económica.
- Crecimiento inusitado de las actividades y/o ventas de una organización solidaria.
- Representantes legales de entidades sin ánimo de lucro que reciben dinero de aportes a nombre de la organización o manejan el dinero en sus cuentas personales.
- Organizaciones solidarias que solamente realizan operaciones en efectivo para financiar las actividades propias de su objeto social.
- Utilización de empleados como asociados para justificar un gran número de aportes o volumen de operaciones que son realizadas por otras personas.
- Información de asociados que no es actualizada o una vez actualizada no puede confirmarse.
- Personas naturales o jurídicas que llevan recursos a las organizaciones de economía solidaria a manera de inversión o a título de préstamo, que no justifican su actividad económica.
Sanciones a entidades y empleados
Las entidades cooperativas objeto de la norma que no cumplan con los controles de prevención LA/FT serán sancionadas de acuerdo con lo señalado por el numeral 7 del artículo 36 de la ley 454 de 1998, es decir, se exponen a una multa que iría hasta los 200 salarios mínimos (poco más de 123 millones de pesos).
No obstante, las multas también pueden ser aplicadas a funcionarios según el numeral 6 de la ley 454, el cual indica que ‘‘(…) cuando cualquier director, gerente, revisor, fiscal u otro funcionario o empleado de una entidad (…) autorice o ejecute actos violatorios del estatuto de la entidad, de alguna ley o reglamento, o de cualquier norma legal a que el establecimiento deba sujetarse, el Superintendente de la Economía Solidaria podrá sancionarlo, por cada vez, con una multa hasta de doscientos (200) salarios mínimos (…)’’.
En casos graves el Superintendente puede exigir la remoción inmediata del funcionario infractor y comunicar su decisión a todas las entidades vigiladas.
La Circular, un trabajo que tomó tiempo
La Superintendencia de Economía Solidaria venía trabajando en esta Circular desde 2012 cuando Enrique Valencia Montoya ocupaba el cargo de superintendente. En octubre del mismo año Valencia reconoció en entrevista con infolaft que la exigencia de prevenir el LA/FT ‘‘sólo la tienen las cooperativas de ahorro y crédito, pero estamos estudiando la viabilidad de que otras organizaciones cooperativas (fondos de empleados y multiactivas) también tengan la obligación de implementar el Siplaft y nombrar un oficial de cumplimiento’’.
Tras el retiro de Valencia y la llegada al cargo de Olga Lucía Londoño en junio de 2013, se continuó con la revisión de la normatividad. En agosto de 2013 la nueva superintendente le confirmó a infolaft que ‘‘la Superintendencia tiene previsto, dentro de su plan estratégico cuatrienal, la revisión de la normatividad y la adopción de un sistema de prevención del lavado de activos y de la financiación del terrorismo que consulte las particularidades de las diferentes organizaciones del sector solidario vigilado’’.
El proyecto de circular se dio a conocer para comentarios el 6 de diciembre de 2013 y la circular definitiva fue aprobada el 25 de marzo de 2014.
Cooperativas: en camino a superar su riesgo
El Grupo de Acción Financiera de Sudamérica (Gafisud) observó en su Informe de Evaluación Mutua de Colombia de 2008 que respecto a los procesos de debida diligencia, ‘‘las normativas aplicadas a las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas sujetas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria contemplan directrices generales no definiendo criterios específicos y mínimos para el proceso de debida diligencia, ni tampoco con respecto a la identificación de los beneficiarios finales’’. (Resaltado extratextual).
En ese momento Gafisud también señaló que ‘‘en las entrevistas se constató una muy escasa efectividad de la normativa vigente. Asimismo, de las entrevistas mantenidas con las autoridades de supervisión y con los representantes del sector, se evidenció la falta de percepción del riesgo que pueden presentar las cooperativas que realizan actividad financiera, no obstante tratarse de un segmento económico significativo que supera el millón de clientes’’.
Ante esta situación Colombia tomó medidas y a través de su primer Informe de Avance de la Evaluación Mutua señaló que ‘‘(…) en lo relacionado al sector de cooperativas, el 15 de noviembre del año pasado [2008], mediante la Circular Externa 007 de 2008, la Superintendencia de Economía Solidaria (…) actualizó la Circular Básica Jurídica cuyo propósito principal fue recoger las observaciones formuladas por Gafisud en la evaluación realizada en julio del año 2008’’.
La emisión de la Circular 6 de 2014 es muy importante teniendo claras estas observaciones hechas por Gafisud hacia el sector cooperativo, pero cobrará más relevancia su efectividad, toda vez que en la próxima evaluación de Colombia –que se prevé para 2017– los evaluadores no se conformarán con la expedición de normas.
