reunion de junta directiva
Los informes de oficiales de cumplimiento deben ser capaces de mostrar de forma correcta su gestión y para hacerlo tiene a su disposición los informes que, por mandato legal, debe entregar a sus superiores.
Más que verlos como una imposición normativa, debe aprovecharlos para destacar los logros alcanzados y para generar consciencia acerca de la importancia de su rol en la organización.
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Son varios los errores que cometen muchos oficiales de cumplimiento de diversos sectores al elaborar los informes, lo que a la postre puede generar que las juntas directivas o los máximos órganos sociales ni siquiera los revisen o no se pronuncien sobre cada uno de los puntos.
En este artículo entregaremos algunas recomendaciones para que sus informes sean completos y cumplan con las disposiciones legales, al tiempo que generen impacto y sean ejecutivos.
Informes de oficiales de cumplimiento: ¿cómo empezar?
Un buen informe debe aclarar algunos elementos de gran importancia: periodo al que hace referencia, fecha de la sesión de junta directiva y si dicho informe fue enviado al representante legal y cuándo.
Es importante que el informe aclare claramente cuándo fue elaborado por el oficial de cumplimiento y cuándo fue revisado por la junta, toda vez que estas fechas pueden ser distintas (que la junta revise un informe a los seis meses de haber sido elaborado) y varias normas imponen a los oficiales de cumplimiento una periodicidad para la entrega de sus informes, en cuyo caso la falta de claridad en la información les puede acarrear llamados de atención o sanciones.
También es útil que los oficiales de cumplimiento especifiquen si sus informes ya fueron entregados al representante legal, para subsanar el mismo y eventual problema del caso anterior: que las fechas de elaboración y de revisión no coincidan.
Seguimiento a las mejoras
Una información que puede ser atractiva para la junta y al mismo tiempo útil para evidenciar la gestión del oficial de cumplimiento puede ser aquella relacionada con el seguimiento de las mejoras al sistema de prevención del LA/FT propuestas o solicitadas en sesiones anteriores.
Algo que hablaría muy bien de un oficial de cumplimiento sería informar concretamente a la junta de la implementación de un cambio (de software, en la política, entre otros) solicitado en una sesión anterior por parte de un miembro de junta.
Para ello se sugiere que los oficiales de cumplimiento implementen un recuadro en el que se aclare quién fue el autor de la solicitud de mejora, en qué fecha de hizo, en qué consiste la mejora y el avance de esta.
El mismo esquema puede serle útil al oficial de cumplimiento para documentar las mejoras que le soliciten en cada sesión de junta, acompañándola de aclaraciones acerca del alcance, las áreas involucradas y la justificación.
Cómo evidenciar la gestión del oficial de cumplimiento
Una buena manera de hacerlo es tomando las funciones que a los oficiales de cumplimiento les asigna una norma aplicable e informar luego a la junta directiva las tareas realizadas, con base en cada una de ellas.
Por ejemplo, si la función consiste en promover la adopción de correctivos y actualizaciones del sistema de prevención del LA/FT, el oficial de cumplimiento podría explicar cuáles fueron las deficiencias o fallas detectadas (y cuándo las encontraron), qué correctivos se propusieron y el avance o resultado de su implementación.
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No se olvide de lo mínimo
Un primer error que pueden cometer muchos oficiales de cumplimiento es elaborar sus informes sin tener en cuenta las disposiciones de las normas de prevención del LA/FT, en las que se definen elementos importantes como la periodicidad y el contenido mínimo. A continuación un repaso de lo que pide cada supervisor.
Informes del oficial de cumplimiento: ¿qué exige la Supersociedades?
El capítulo 10 de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades señala que los oficiales de cumplimiento de las empresas obligadas a implementar un Sagrlaft deben entregar informes semestralmente, por lo menos, tanto al representante legal como a la junta directiva.
En lo que respecta al contenido la Supersociedades define que, como mínimo, los informes deberán contener una ‘‘evaluación y análisis sobre la eficiencia y efectividad del sistema y, de ser el caso, proponer las mejoras respectivas’’.
Así mismo, sostiene que tales informes deben reflejar los resultados de la gestión del oficial de cumplimiento y de la administración de la empresa en el cumplimiento del sistema de prevención.
Dicho esto, es importante que antes de elaborar los informes los oficiales de cumplimiento definan cuáles van a ser los criterios que permitirán medir la eficiencia y efectividad del sistema.
Por ejemplo, número de operaciones inusuales detectadas, cantidad de reportes de operaciones sospechosas (ROS) enviados a la Uiaf, número de funcionarios que asistieron a la capacitación, entre otros.
Un aspecto importante que se debe tener en cuenta es que la misma norma exige que los sistemas de prevención de las empresas especifiquen cuál es el contenido mínimo que deben contener los informes del oficial de cumplimiento.
Por ello, antes de hacer su informe el oficial de cumplimiento tendrá que repasar su manual.
Un buen consejo consiste en tomar la lista de funciones que el capítulo 10 de la Circular Básica Jurídica le asigna al oficial de cumplimiento y con base en ellas elaborar el informe, toda vez que en ese documento el profesional de gestión del riesgo tendrá que evidenciar su gestión.
A manera de recordatorio, las tareas mínimas del oficial de cumplimiento son:
- Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del sistema.
- Promover la adopción de correctivos y actualizaciones al sistema.
- Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.
- Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces y los informes que presente el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas.
- Certificar ante la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento de lo previsto en el presente Capítulo X, según lo requiera esta entidad de supervisión.
- Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa a la gestión y prevención del riesgo de LA/FT.
- Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del riesgo de LA/FT que formarán parte del sistema.
- Realizar el reporte de las operaciones sospechosas a la Uiaf y cualquier otro reporte o informe, en los términos de este Capítulo X.
Informes de oficiales de cumplimiento en el SARLAFT financiero
Dentro del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (Sarlaft) se exige a los oficiales de cumplimiento de las entidades financieras presentar informes ‘‘presenciales y escritos’’, por lo menos de forma trimestral, a la junta directiva o al órgano que haga sus veces.
Esta entidad de supervisión, al igual que en el caso anterior, también exige un contenido mínimo en los informes.
Allí deben quedar plasmados los resultados de la gestión desarrollada por el oficial; el cumplimiento en el envío de reportes a las diferentes autoridades; la evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y los controles adoptados, así como de los riesgos asociados; la efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos en el Sarlaft, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas; y los resultados de los correctivos ordenados por la junta directiva.
Teniendo en cuenta que los oficiales de cumplimiento también tienen asignadas tareas de capacitación al personal, de diseño de metodologías, modelos e indicadores, así como de elaboración de los criterios objetivos para calificar operaciones sospechosas, es recomendable que los informes también den cuenta de esas acciones.
Las exigencias de la Supersolidaria
En el capítulo 11 de su Circular Básica Jurídica la Superintendencia de Economía Solidaria obliga a las cooperativas con sección de ahorro y crédito a implementar un sistema integral de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo (Siplaft).
En uno de los apartes la entidad de supervisión exige a los oficiales de cumplimiento ‘‘presentar personalmente informes trimestrales al consejo de administración’’ en los cuales se traten por lo menos los siguientes temas:
- Las políticas y programas desarrollados para cumplir su función y los resultados de la gestión realizada.
- El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades.
- Las políticas y programas adoptados para la actualización de la información de los clientes y los avances sobre la determinación de los perfiles de riesgo de los clientes y de los productos y servicios.
- La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas adoptadas para corregir las fallas.
- Los casos específicos de incumplimiento por parte de los funcionarios de la organización, así como los resultados de las órdenes impartidas por el Consejo de Administración.
- Los correctivos que considere necesarios incluidas las propuestas de actualización o mejora de los mecanismos e instrumentos de control.
En este caso, al igual que en los anteriores, se sugiere que los oficiales de cumplimiento de estas organizaciones repasen sus funciones e informen sobre ellas en los reportes.
Preste atención al lenguaje
Los oficiales de cumplimiento suelen manejar una jerga que puede ser difícil de entender para los miembros de una junta directiva. Siglas como ROS, Sarlaft, Gafi u Ofac son familiares para un profesional de gestión del riesgo de LA/FT, pero no necesariamente le transmiten algo a un directivo.
Por ello es importante que los informes sean claros y concretos. Un buen oficial de cumplimiento no debe asumir que el directivo conoce de antemano la terminología y su significado.
Hay que evitar en la medida de lo posible los tecnicismos: su público (la junta) necesita entender el documento y no que lo confundan.
Cuando menos es más
Los informes de los oficiales de cumplimiento suelen ser revisados en sesiones de junta directiva y dentro de ellas es poco el tiempo que les destinan.
Es más, una de las quejas más comunes de los oficiales es que al interior de sus entidades no les prestan atención y que su tarea es vista como un obstáculo para vender.
Sin embargo, los profesionales de cumplimiento deben entender que están frente a ejecutivos y que ellos precisan de informes ejecutivos.
Es decir, documentos cortos, muy bien resumidos, que no se extiendan en temas irrelevantes y que se centren en los aspectos más importantes.
Con cada página de más que tenga el informe se reduce la posibilidad de que sea revisado adecuadamente por la junta.
Un buen consejo en este sentido sería presentar en la sesión un documento corto que contenga un buen resumen, y entregar un informe más grueso y detallado para aquellos miembros de la junta que deseen profundizar.
Aprovechamiento de las estadísticas y gráficos
Uno de los errores más frecuentes en los informes que se presentan a directivos, no solo por parte de los oficiales de cumplimiento sino de toda clase de profesionales, es el excesivo uso de texto y el poco uso de los recursos gráficos.
Es cierto que el texto es un recurso muy válido, pero abusar de él puede generar poco interés en el público y de esta manera desincentivar la revisión del informe, que en últimas debe ser la prioridad del oficial de cumplimiento.
Hay formas ingeniosas para mostrar resultados y evidenciar la gestión realizada. Se pueden usar gráficos que hagan referencia a estadísticas e infografías, entre otros elementos.
Por ejemplo, una tabla comparativa sería una buena forma de mostrar el número de reportes de operaciones sospechosas (ROS) entregados a la Uiaf entre un año y otro.
La misma tabla serviría para comparar el número de funcionarios capacitados entre dos o más periodos.
Hable de los resultados de visitas de supervisores
Si bien esta no es una exigencia de la norma, es importante que un directivo sepa cómo le fue a la organización luego de una visita o de un requerimiento por parte de un ente de supervisión.
Ellos deben estar informados en lo que respecta al relacionamiento con públicos externos, como en este caso lo es el Estado.
Las observaciones que hacen los supervisores pueden ser una oportunidad inmejorable para que el oficial de cumplimiento haga una solicitud a su junta directiva de alguna mejora para el sistema, como por ejemplo aplicativos tecnológicos, más personal o formación académica, entre otros.
Además, en algunos casos las entidades de supervisión dejan saber su satisfacción por el cumplimiento normativo y ello puede servir para que el oficial muestre una correcta y adecuada gestión.
