Si bien la Circular 100-000005 de 2014 de la Supersociedades no hace mención explícita al uso de indicadores en la etapa de monitoreo, sí la hace en la etapa de control para identificar operaciones inusuales o sospechosas. Partiendo de la obligación normativa, en el presente artículo infolaft presenta los aspectos prácticos para implementar un indicador LA/FT al interior de las entidades.
¿Qué es un indicador y para qué sirve?
El indicador es definido por Jesús Mauricio Beltrán en su libro ‘Indicadores de gestión’ como ‘‘la relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto a los objetivos y metas previstos e influencias esperadas (…). Estos indicadores pueden ser valores, unidades, índices, series estadísticas, etc.’’.
Según el documento ‘Guía para la construcción de indicadores de gestión’ del Departamento Administrativo de la Función Pública (Dafp), los indicadores sirven para establecer el cumplimiento de una diversidad de aspectos tales como la misión, los objetivos, las metas, los programas o las políticas de un determinado proceso o estrategia.
De acuerdo con la anterior definición una entidad, independientemente si pertenece al sector real o financiero, estaría en la capacidad de saber si cumplió o no cumplió con sus políticas de prevención LA/FT a través de uno o varios indicadores.
Por ejemplo, si una entidad tiene como política que el cumplimiento de la normatividad de prevención LA/FT se antepone al cumplimiento de las metas comerciales, esta se podría medir observando el porcentaje de clientes potenciales con alto riesgo de LA/FT que fueron descartados por la entidad frente al total de clientes potenciales de alto riesgo LA/FT identificados durante un periodo determinado.
Características de un indicador
Según el mismo documento del Departamento Administrativo de la Función Pública, los indicadores cuentan con las siguientes características:
- Oportunos: la información que debe suministrar el indicador debe ser adecuada, oportuna y debe tener la capacidad de medir los resultados de una forma precisa. La clave de la oportunidad es obtener la información a tiempo para no tomar decisiones extemporáneas.
- Excluyentes: significa que un indicador no puede evaluar al mismo tiempo todos los aspectos económicos, sociales, culturales y políticos, sino que debe enfocarse en un aspecto.
- Prácticos: el resultado debe ser fácil de recolectar y procesar.
- Claros: el indicador debe ser comprensible tanto para la persona que lo diseñe como para quienes lo estudien.
- Explícitos: las variables que se emplean para analizar el indicador deben ser claras para evitar interpretaciones antiguas.
- Sensibles: las variables deben tener un comportamiento no constante en el tiempo.
- Transparente y verificable: el cálculo del indicador debe ser soportado y documentado.
Continuando con el ejemplo anterior de los clientes de alto riesgo LA/FT descartados por la entidad de acuerdo con su política, la siguiente sería la descripción explícita de algunas de las características que debería tener el indicador:
- Oportuno: la cantidad de clientes potenciales que fueron descartados por la entidad debe ser reciente, por lo menos de un mes de antigüedad.
- Práctico: se debe obtener con facilidad la información acerca del estado de vinculación del cliente (en vinculación, en debida diligencia, descartado, etc.) por parte del área encargada en la entidad.
- Explícito: no debe existir confusión dentro de la entidad con respecto al concepto y cuantificación de la cantidad de clientes potenciales con alto grado de riesgo LA/FT descartados y los identificados con esa característica.
- Transparente y verificable: la entidad debe tener documentado por qué clasifica a un cliente potencial como de alto riesgo y a su vez tener soportado el por qué fue descartado en la entidad.
Un aspecto importante que menciona Beltrán en su libro es que los indicadores ‘‘son un medio y no un fin’’ toda vez que la naturaleza esencial del indicador es guiar y apoyar en el control, y no alienar a la organización o en su caso a los responsables de su cumplimiento. ‘‘Los indicadores no son fines, sino medios para ayudarnos a lograr fines’’, se lee en uno de los apartes de la publicación.
Establecimiento del indicador
En el Capítulo 7 del libro se expone un ejemplo de cómo se debe establecer un indicador, el cual infolaft adapta al ejemplo expuesto anteriormente:
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Característica |
Ejemplo |
|
Atributo |
Cumplimiento |
|
Escala |
Porcentaje de clientes potenciales de alto riesgo que fueron descartados. |
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Estatus |
95% |
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Umbral |
100% |
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Horizonte |
Un mes |
|
Fecha inicio |
1 Enero de 2015 |
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Fecha terminación |
1 Enero de 2016 |
|
Responsable |
Analista de cumplimiento 2 |
Para establecer el indicador, Beltrán propone seis tareas específicas, las cuales se desglosan en los siguientes párrafos y se ajustan al ejemplo citado con anterioridad.
Primera tarea: identificar áreas críticas de éxito
Dado que la política según la cual el cumplimiento de la normatividad LA/FT se debe anteponer al cumplimiento de las metas comerciales se puede considerar muy amplia, es importante definir en manos de quién está el cumplimiento del indicador. En este caso correspondería al área de cumplimiento y al área comercial.
Segunda tarea: identificar factores críticos de éxito
El autor indica que los factores críticos de éxito son: eficacia, eficiencia, productividad, calidad y resultado. Estos factores no serán explicados en este artículo pues se asume que la entidad es eficaz y eficiente en la identificación de los clientes potenciales con alto grado de riesgo LA/FT, de lo contrario el indicador no sería de gran utilidad.
Tercera tarea: establecer indicadores para cada factor crítico de éxito
El indicador propuesto está más relacionado con la eficacia, pues busca determinar si se cumple o no con la política, por lo tanto se siguiere el siguiente indicador:
Porcentaje de clientes de alto riesgo LA/FT descartados = clientes potenciales de alto riesgo descartados al mes / clientes potenciales de alto riesgo detectados por la entidad en el mes.
El propósito de este indicador es medir el grado en que la entidad descarta clientes potenciales que son identificados como de alto riesgo por parte de la entidad. Dicho indicador es uno de varios que pueden ser empleados para medir el cumplimiento de la política.
Cuarta tarea: establecer un rango
El rango se puede considerar como una calificación acerca del valor mínimo, aceptable, satisfactorio, sobresaliente y máximo del indicador. De acuerdo con lo expuesto por el libro ‘Indicadores de gestión’, el establecimiento de los rangos debe ser realizado por personas que conozcan el negocio y la capacidad de gestión del proceso.
Para el caso del indicador que se está trabajando en este ejercicio los rangos se deben establecer con base en la capacidad de la entidad para detectar clientes potenciales con alto riesgo de LA/FT en un periodo determinado y también teniendo en cuenta el tiempo de análisis y respuesta para determinar su vinculación o descarte.
En el siguiente ejemplo se asume que el estado o estatus del indicador es 95%, por lo tanto se pueden definir los rangos de la siguiente forma:
- Valor máximo: 100%
- Valor sobresaliente: 98%
- Valor de satisfacción: 97%
- Valor aceptable: 94%
- Valor mínimo: 90%
Quinta tarea: definir frecuencia de medición y fuentes de información
El autor indica que se deben identificar las mejores fuentes de información que componen a cada indicador. Por ejemplo, para determinar la cantidad de clientes potenciales con alto grado de riesgo LA/FT es ideal recibir información del área comercial y también del área de cumplimiento, y esta última área puede suministrar o calcular la cantidad de clientes descartados.
Con respecto a la frecuencia de recolección de información es importante fijar el periodo de tiempo para medir el cumplimiento de lo que se desea calcular. Para el caso desarrollado en este artículo se asume que la política se debe cumplir de forma permanente pero es necesario fijar un periodo de tiempo para la recolección de la información, la cual puede ser mensual o trimestral.
Sexta tarea: probar y ajustar el sistema de indicadores
Es necesario realizar dos pruebas en dos momentos distintos antes de poner en marcha el indicador, según lo recomienda el libro ‘Indicadores de gestión’: la primera consiste en hacer una simulación del cálculo del indicador y un análisis del resultado para saber si el indicador está generando la información necesaria para cumplir con el objetivo. Para el ejemplo citado es necesario que antes de poner en marcha el indicador el área de cumplimiento recopile la información necesaria para su cálculo y posteriormente evalúe si la información generada por dicho indicador es útil para determinar el cumplimiento de la política.
La segunda prueba consiste en realizar la medición una vez ocurra un hecho relevante. Para el caso analizado se propone hacerlo al finalizar el mes, el trimestre o cuando la entidad decida si se incluyen o descartan los clientes potenciales con alto riesgo de LA/FT, asumiendo que se analicen varios casos de forma periódica.
Es preciso señalar que los indicadores pueden ser presentados a través de gráficas, tablas, gráficos con seguimiento y gráficos de control.
