El pasado 9 de abril la Superintendencia de Sociedades envío a las 873 empresas obligadas a cumplir con la Circular 100-5 de 2014 el primer documento para verificar la adopción del sistema de autocontrol y gestión de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Tal y como lo anticipó infolaft en su artículo ‘Ya comienzan visitas de la Supersociedades por Circular 100-5’, publicado en su edición 71, los requerimientos de esa entidad de supervisión ya iniciaron. En su momento Francisco Reyes, superintendente de sociedades, manifestó que ‘‘a partir de febrero del presente año se realizarán visitas y/o requerimientos para verificar el cumplimiento de la Circular 100-000005 de 2014’’.
Por medio del documento, firmado por Juan Antonio Duque, superintendente delegado de Asuntos Económicos y Contables, se solicita a las empresas informar ‘‘el grado de avance en el proceso de desarrollo e implementación del sistema de gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo’’.
Es importante mencionar que la función de supervisión de sociedades vigiladas en materia de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo le fue retirada a la Delegatura de Inspección, Vigilancia y Control (IVC) por medio de la Resolución No. 100-000925 de marzo de 2015, y le fue asignada a la Delegatura de Asuntos Económicos y Contables.
El numeral 7.1.7.4 de dicha resolución le ordena a la Delegatura de Asuntos Económicos y Contables ‘‘dirigir las funciones en relación con el riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo’’, mientras que el numeral 7.1.2.3 también la faculta para ‘‘dirigir las publicaciones en temas de supervisión, derecho societario, contable, buenas prácticas, lavado de activos, gobierno corporativo, etc’’.
La Supersociedades también pide a sus vigiladas informar el grado de avance en ‘‘las gestiones adelantadas ante la Unidad de Información y Análisis Financiero (Uiaf) para establecer la comunicación directa con esa entidad para efecto de cumplir con las obligaciones establecidas en la Circular Externa’’.
El pasado 18 de febrero infolaft publicó en su página web un artículo denominado ‘90% de empresas del sector real no estarían cumpliendo con Circular 100-5’, en el que daba cuenta de la respuesta a un derecho de petición por parte de la Uiaf en el que dicha Unidad manifestó que ‘‘(…) a enero treinta (30) de 2015 hay noventa y ocho (98) inscritos’’ en el Sistema de Reporte en Línea (Sirel), único mecanismo para entregar reportes de operaciones sospechosas. Es decir, en enero del presente año solamente el 10% de las 873 empresas obligadas habían cumplido con ese importante requisito.
La Supersociedades también pide a sus vigiladas por medio del documento del 9 de abril ‘‘remitir copia del acta de la reunión de la junta directiva -en caso de que exista este órgano- o del máximo órgano social, donde se haya discutido el estudio y aprobación del sistema o la política de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, presentado por el representante legal’’.
Para el caso de entidades que sean una sucursal de alguna sociedad extranjera, la Supersociedades solicitó la ‘‘copia de las comunicaciones que se hayan cruzado con la sociedad extranjera (casa matriz), donde se evidencien las instrucciones o gestiones por la sociedad para implementar el sistema a que se refiere la Circular Externa’’.
El plazo establecido para la entrega de la información fue de quince días hábiles a partir de la fecha de recibo del requerimiento. En consecuencia el oficio deberá ser contestado por las empresas obligadas entre el 30 de abril y el 4 de mayo, aproximadamente.
Uno de los elementos que más llamó la atención del requerimiento fue que la Supersociedades expresó que para ella es importante conocer la opinión de los empresarios ‘‘en relación con las experiencias frente al proceso de implementación del sistema y cumplimiento de los requerimientos de la Circular Externa, y en relación con la utilidad y efectividad del sistema que se viene estructurando’’. Para tal fin pidió a los vigilados expresar sus opiniones en el documento por medio del cual den respuesta al oficio.
Recomendaciones de infolaft para las empresas
En primer lugar es necesario responder con la verdad el documento de la Delegatura de Asuntos Económicos y Contables en el que solicita información acerca de la implementación del sistema de autocontrol y gestión de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, exigido por la Circular 100-5 de 2014.
Una de las solicitudes del documento está relacionada con el grado de avance e implementación del sistema, el cual debía estar en un 100% para la fecha de envío del requerimiento por parte de la Supersociedades (9 de abril de 2014), toda vez que el plazo terminó el pasado 31 de diciembre de 2014. Según el Diccionario de la Real Academia Española (RAE) implementar significa ‘‘poner en funcionamiento, aplicar métodos, medidas, etc., para llevar algo a cabo’’, esto quiere decir que la empresa debe demostrar que su sistema está en marcha, así no haya arrojado los primeros resultados.
Las empresas que respondan que su sistema no está al 100% eventualmente estarían reconociendo un incumplimiento y podrían ser sujetas a las sanciones previstas en la norma, la cual podría ser una multa de alrededor de $128 millones de pesos.
Por otra parte, es adecuado que los oficiales de cumplimiento de las empresas obligadas a dar cumplimiento a la Circular 100-5 de 2014 preparen y presenten los sustentos de implementación del sistema de la forma más clara posible al supervisor. Incluso es recomendable abrir una carpeta –digital o física- en la que registren el requerimiento de la Supersociedades y la respectiva respuesta, esto con el fin de documentar el trabajo que se viene realizando.
Además, si la entidad detecta inconsistencias en el sistema de autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT durante el proceso de respuesta al documento de la Supersociedades, debe proponer y poner en marcha de forma inmediata un plan de acción para corregir las fallas. Los oficiales de cumplimiento también deberían considerar poner en conocimiento de la misma Supersociedades dicho plan de acción.
Finalmente, sería ideal aprovechar la gran oportunidad que da la Supersociedades para conocer la opinión de sus vigilados acerca de las experiencias que han tenido frente al proceso de implementación del sistema y cumplimiento de los requerimientos de la Circular Externa. Este es el momento de hacer propuestas, de plantear preguntas y solicitar precisión en aquello sobre lo que todavía se tengan dudas.
