Sin embargo, a través de un concepto jurídico, la entidad de supervisión precisó que esos procedimientos y su profundidad deben estar documentados.
Por medio del concepto 220-020934 del 13 de febrero de 2020, la Superintendencia de Sociedades señaló que “las empresas obligadas deben desplegar todas las actividades que estén a su alcance para lograr conocer en debida forma a las contrapartes y sus beneficiarios finales”.
No obstante, reconoció que dicha tarea llega “hasta el punto que lo permita su sistema de prevención del riesgo y las herramientas de que disponga [la empresa] y hasta el punto en que la empresa obligada quede satisfecha con el conocimiento que tiene de la contraparte y su beneficiario final”.
Además, recordó que los oficiales de cumplimiento deben respetar aquellas normas de orden jurídico que permitan a las empresas y a sus propietarios mantener la reserva de información, como es el caso de las sociedades anónimas.
Sobre este punto recalcó que el capítulo 10 de la Circular Básica Jurídica, mismo que define el SAGRLAFT, “no modifica el ordenamiento jurídico” existente.
Dicho lo anterior, es importante que los oficiales de cumplimiento tengan claro que esa satisfacción en el conocimiento de los beneficiarios no puede ser arbitraria ni cambiante.
Superfinanciera reconoce dificultades para conocer beneficiarios finales
Por el contrario, debe ser explícita en sus políticas de prevención del LA/FT y tiene que estar debidamente documentada.
Así lo precisó la Superintendencia en el mismo concepto cuando sostuvo que “al momento de diseñar y definir su sistema de prevención, se debieron adquirir o desarrollar los mecanismos, procedimientos y medidas que permitan el adecuado conocimiento de los clientes y demás contrapartes”.
Finalmente, la Supersociedades recomendó algunas medidas, utilizadas “actualmente por algunos sujetos obligados de los sectores real y financiero”, para identificar y conocer beneficiarios finales:
- Verificación exhaustiva de listas internacionales vinculantes para Colombia.
- Conformación de comités de aceptación de clientes.
- Identificación plena de los administradores sociales, con el fin de individualizarlos y consultar información y antecedentes de los mismos.
- Efectuar visitas a las instalaciones o sedes de negocios del cliente.
- Identificación y validación de los principales clientes y proveedores de la contraparte.
