El Telecumplimiento* es un servicio de apoyo al oficial de cumplimiento, diseñado por la firma Lozano Consultores, el cual ofrece varias ventajas comparativas en relación con una consultoría normal.
En casi todos los foros y congresos de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo los oficiales de cumplimiento suelen quejarse, con justa razón, de la falta de recursos especializados para gestionar adecuadamente los riesgos en sus respectivas empresas.
Decimos que tienen razón porque prevenir el LA/FT no es fácil. Se requiere de conocimientos jurídicos y técnicos para mantener funcionando un sistema de prevención, y un tanto más para detectar sus puntos débiles y hacer las actualizaciones pertinentes.
Tan importante es la experticia en estos asuntos que en 2017, a través de la resolución 1876 del 26 de diciembre del mismo año, la Superintendencia Financiera de Colombia confirmó la imposición de varias multas por valor de 430 millones de pesos en contra de una entidad bancaria por diversos incumplimientos del SARLAFT.
Una de las fallas detectadas consistitó en que el personal del área de cumplimiento del banco no cumplía con todos los requisitos de formación y experiencia requeridos.
De hecho, la Superintendencia manifestó en dicha sanción que “(…) el equipo humano que apoyaba al oficial de cumplimiento no estaba acorde al riesgo de LA/FT al que se veía enfrentada la entidad”.
Por esta razón, firmas especializadas como Lozano Consultores ofrecen servicios de consultoría y acompañamiento para facilitar el trabajo de los oficiales de cumplimiento.
Uno de los servicios más novedosos es el Telecumplimiento.
Listas restrictivas: ¿qué son y cómo funcionan?
Telecumplimiento, solución innovadora de consultoría SARLAFT
En palabras de Nicolás Buitrago, abogado de Lozano Consultores, “el Telecumplimiento es, para las empresas, como tener un equipo multidisciplinario o asesor compliance in-house atendiendo todas las consultas que se requieran”.
Las empresas que adquieren el Telecumplimiento reciben, dependiendo del plan contratado, algunos de los siguientes servicios anuales:
- Apoyo para diseñar el plan anual de actividades, el cual le permitirá al oficial de cumplimiento tener una guía para cumplir con la norma aplicable.
- Atención de consultas verbales y/o escritas.
- Suministro de modelos de formatos con pautas para elaborar los informes internos que requiere el sistema, así como la revisión de estos.
- Acompañamiento para el cumplimiento en el envío de reportes obligatorios del sistema, lo que comprende desde recordatorios previos hasta la documentación, con la entrega de modelos de formatos para soportar el carácter positivo o negativo de los mismos. Acompañamiento para revisar la matriz de riesgo de LA/FT e incluso acompañar su mantenimiento, aplicando la metodología propia de Lozano Consultores o la propia d ela compañía. Desarrollo de técnicas y herramientas que permiten dejar soportado el paso a paso de identificación de los factores de riesgo, su clasificación junto con los eventos, la medición, control y monitoreo de los eventos.
- Apoyo para actualizar el manual del sistema dentro del año del contrato, derivado de la revisión o mantenimiento de la matriz de riesgo, de cambios normativos o de mejoras identificadas por la alta dirección o los órganos de control.
- Acompañamiento para revisar las herramientas y reglas de alertamiento. Suministro de modelos de formatos para llevar el control de la gestión de señales de alerta.
- Análisis de casos de alertamiento, recomendaciones frente al riesgo LA/FT que pueden afectar a la compañía.
- Envió de un newsletter con información de actualidad, normativa o de casos.
- Apoyo en atención a autoridades.
- Suministro de material de apoyo para las capacitaciones.
¿Por qué contratar el Telecumplimiento?
Primera ventaja: conocimiento profundo de su sistema
Debido a que Lozano Consultores participa desde el diseño del plan y su desarrollo a través de cada elemento del producto de telecumplimiento, la firma logra conocer el negocio de sus clientes y hacer recomendaciones a la medida de sus necesidades.
Por ejemplo, a través de la revisión de informes del oficial de cumplimiento –servicio que se incluye en el Telecumplimiento– es posible detectar si este profesional y la administración cumplieron sus funciones o si simplemente el informe es una copia del informe correspondiente a un periodo anterior.
Según Nicolás Buitrago, abogado de Lozano Consultores, las metodologías de acompañamiento y revisión del Telecumplimiento permiten establecer “esa clase de situaciones que no se pueden detectar en otro tipo de consultoría porque no ofrecen un acompañamiento técnico, sistemático y prolongado en el tiempo”.
Además, agrega el consultor, al ser un servicio tan especializado y personalizado, “comprendemos que cada empresa es un universo distinto, lo que implica hacer muchos matices a políticas y procedimientos generales que, tal vez, no se alcanzan a cubrir con una consultoría genérica”.
Por otra parte, las empresas que contratan el Telecumplimiento también tienen derecho a una revisión anual de sus manuales de prevención del LA/FT.
El nivel de profundidad de la revisión depende del plan contratado, aunque el experto señala que "el valor agregado es que ese trabajo lo realiza un consultor que también ha analizado casos, revisado la segmentación y conoce la matriz de la empresa".
Segunda ventaja: ahorro de dinero
Si una compañía obligada a prevenir el lavado de activos desea un análisis jurídico y de riesgos para una situación particular tendría que contratar a una firma para la elaboración de un concepto jurídico, trabajo cuyo costo suele superar los siete u ocho millones de pesos.
Pues bien, dependiendo del plan de Telecumplimiento contratado, las compañías pueden solicitar hasta doce análisis de casos al año, los cuales tienen –en la práctica– el mismo alcance de un concepto jurídico, toda vez que involucran una revisión de normas vigentes, un análisis del contexto y una interpretación final.
De esta manera, por ejemplo, una empresa que contrate el plan básico tendrá acceso acceso a cuatro análisis de casos al año y al resto de servicios de Telecumplimiento.
Con ese mismo dinero apenas podría pagar tres conceptos jurídicos en el mercado.
Tercera ventaja: libere y aproveche mejor a su personal
Los clientes de Telecumplimiento se distribuyen entre los sectores financiero y real, y son, en su mayoría, empresas con equipos de cumplimiento muy ocupados como para dedicar bastantes horas de trabajo a analizar un solo caso o para revisar en detalle un manual SARLAFT.
También hay situaciones en las que los equipos de cumplimiento se ven excedidos en sus capacidades para estudiar temas con gran dificultad técnica y jurídica.
Además, muchas de las sanciones emitidas contra entidades financieras tienen como causa fallas en la segmentación de los factores de riesgo.
Para ese tipo de situaciones, el Telecumplimiento más avanzado incluye una revisión de la segmentación de los factores de riesgo, cuyo objetivo es establecer brechas y deficiencias en los perfiles de normalidad establecidos, dado que estos redundan en la identificación de los riesgos que se gestionan y en las reglas de señales de alerta para la detección del riesgo.
Las personas interesadas en el servicio Telecumplimiento pueden consultar todos los detalles aquí.
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