Los estados financieros de las empresas contienen información útil para detectar posibles inconsistencias relacionadas con eventuales casos de lavado de activos. Por medio de este artículo un experto invitado por infolaft entrega 30 recomendaciones prácticas que deberían ser tenidas en cuenta por todas las unidades de cumplimiento al momento de analizar estos documentos.
Por: José Mauricio Martínez Valverde*
Según menciona la ley 222 de 1995, que modificó el Código de Comercio, es responsabilidad del representante legal en calidad de administrador o gerente, además del contador público, certificar los estados financieros presentados por una persona jurídica y/o natural con obligación legal de hacerlo y ponerlos a disposición de los socios, asociados, accionistas y/o propietarios de las empresas.
Dentro de dichos estados debe estar contenida la certificación de que se verificaron previamente las afirmaciones contenidas en ellos conforme al reglamento y que las cifras se tomaron fielmente de los libros de contabilidad. De igual forma, se menciona que los estados financieros serán dictaminados cuando se acompañan de la opinión profesional del revisor fiscal o del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas y las normas internacionales en la materia, ratificado lo anterior en el artículo 38 de la ley 222.
Bajo el anterior marco legal se entendería que todos los estados financieros puestos a disposición de terceras personas, entre ellas las entidades bancarias y financieras que los exigen en respaldo y garantía al ofrecimiento de productos e instrumentos financieros, deberían ser prenda de garantía de la real situación económica de quien los presenta, sea una persona jurídica y/o natural.
Sin embargo, en ocasiones algunas empresas o personas buscan acercarse al sistema financiero vendiendo una imagen de comerciantes o empresarios sólidos con suficiente respaldo en unos estados financieros. Estos, a pesar de cumplir con el marco legal expuesto en párrafos anteriores, no necesariamente demuestran la realidad económica del ente y en cambio pueden simular con sus cifras una situación al servicio de quien los está presentando.
Es por lo anterior que a quienes de manera inicial tienen la función de verificar y realizar la debida diligencia no les bastará solo con identificar formalmente al cliente, identificar al titular real y obtener información sobre el propósito e índole de la relación de negocios, sino que tendrán la necesidad de conocer adecuadamente a la persona jurídica como ente económico, para lo cual es preciso saber, través del certificado de existencia y representación legal, cuál ha sido la trayectoria de la persona jurídica. Por ejemplo, deben llamar la atención del funcionario encargado de hacer la revisión aquellas sociedades que con no más de dos o tres años en el mercado han tenido muchas modificaciones y adiciones en relación a aumentos de capital, cambio de socios, cambio de domicilios entre ciudades o ampliación y/o modificación de los objetos sociales.
Las anteriores situaciones podrían dar pie a algunas medidas reforzadas de debida diligencia que llevarán a conocer adecuadamente al ente económico que será en últimas el responsable de los movimientos, transacciones y propietario de los productos e instrumentos financieros solicitados.
Melanie Holtsman
Como complemento de lo expuesto, se debe tener en cuenta la contabilidad reflejada a través de los estados financieros presentados que, valga la pena mencionar, pueden estar acompañados de las notas que considera la ley 222 de 1995. Con estas notas se conforma un todo indivisible que permite realizar una mejor interpretación y análisis de los estados financieros, con un mayor detalle de las cuentas y de los proveedores, acreedores y terceros beneficiarios de la empresa, además de clientes y deudores de la entidad.
Para realizar un adecuado análisis es recomendable que quien revise los estados financieros realice una adecuada lectura de los mismos, interpretando cada una de las cifras reflejadas en estos y buscando una lógica comercial y de negocios, sustentada en una lógica contable que traduzca las cifras presentadas.
A manera de recomendación, a continuación enlisto algunas de las consideraciones o alertas que se deben tener en cuenta a la hora de analizar unos estados financieros:
- Resultados financieros negativos.
- Registros contables sin la documentación soporte requerida.
- Modelos de depreciación y amortización que no corresponden con la estructura de la organización.
- Cambios recurrentes en la metodología a seguir, tanto para la provisión como para el castigo de cartera.
- Falta de oportunidad en la entrega de las conciliaciones bancarias.
- Registro de operaciones con posterioridad a la fecha de su realización.
- Anulaciones de transacciones no autorizadas ni justificadas.
- Omisión en la información para liquidar los impuestos.
- Transacciones con tarjetas de crédito no autorizadas o registradas a nombre de la empresa.
- Omisión de registro de cuentas monetarias a nombre de la empresa y no registradas en la contabilidad oficial.
- Crecimientos desmesurados de los ingresos entre un periodo y otro.
- Crecimientos desmesurados en los costos y gastos de la empresa entre un periodo y otro.
- Aumento de ingresos no operacionales significativos en relación a los ingresos operacionales de la empresa.
- Saldos demasiado altos, entre periodos, en cuentas de efectivo como caja y cajas chicas.
- Cuentas por pagar a socios y accionistas demasiado elevadas y con cambios inesperados entre períodos.
- Cuentas por pagar a socios que representan un porcentaje elevado del pasivo de la empresa.
- Cuentas por cobrar por responsabilidad de empleados (descuadres) con saldos bajos al final del periodo, pero con grandes movimientos durante el periodo o año contable.
- Operaciones entre compañías asociadas sin el respaldo suficiente.
- Pérdida de documentos e información contable que se justifica con denuncias pero que no reflejan reconstrucción de libros, registros y operaciones.
- Pérdida de documentos consecutivos que respaldan ciertas operaciones y registros contables inusuales.
- Informalidad en el control interno frente a excusas para no documentar operaciones y registros del ente económico.
- Ausencia de niveles de supervisión en la empresa.
- Falta de control en los accesos a los sistemas de información contable de la empresa.
- Vínculos familiares con proveedores y prestadores de servicio de la empresa.
- Creación de cargos al interior de la empresa que no están debidamente autorizados por los socios, accionistas o la junta directiva.
- Ausencia de documentos soportes sólidos que respalden las notas de contabilidad de la empresa.
- Falta de políticas y procedimientos claros para la adquisición de bienes inmuebles en la empresa.
- Cupos de crédito a clientes sin existir un respaldo y conocimiento adecuado de dichos clientes.
- Pagos constantes en efectivo a proveedores por valores elevados.
- Pago de proveedores extranjeros de bienes y servicios, a través de cheques de caja y/o cheques de gerencia.
*Contador público especialista en revisoría fiscal y auditoria forense. Experto en prevención de blanqueo de capitales y financiamiento del terrorismo.
Bibliografía:
- Ley 222 de 1995, que modifica el Código de Comercio colombiano.
- Experiencia del autor en análisis e interpretación de estados financieros frente a fraude y lavado de dinero.
- Auditool, red de conocimientos en auditoría y control interno.
