Dentro del Siplaft adoptado por las cooperativas de ahorro y crédito debe delimitarse de forma detallada el procedimiento que se debe seguir para la organización, manejo, conservación y guarda de todos los documentos originados en la actividad de prevención del LA/FT.
En virtud de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de la Economía Solidaria, todas las cooperativas de ahorro y crédito, así como las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito vigiladas por dicha superintendencia, deben adoptar sistemas adecuados de prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo.
Este sistema integral de prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo (Siplaft), cuyo objetivo es evitar que la organización solidaria sea utilizada como vehículo para lavar activos o para la canalización de recursos hacia actividades terroristas, debe contener unos elementos mínimos, entre los que se encuentra realizar una correcta gestión documental que dé fe de los elementos del Siplaft implementados por la organización y que garantice que la información esté completa, sea de fácil acceso, confiable y esté disponible.
Contenido mínimo de los documentos
Según la normatividad, la documentación de las cooperativas de ahorro y crédito debe tener tres características básicas para que sea útil: debe tener un respaldo físico, debe estar reservada únicamente a quienes estén autorizados a su acceso y debe cumplir todos los criterios y procedimientos para su recopilación, organización, integración y archivo.
El cumplimiento de estos requisitos es indispensable pues garantiza que la información sea estándar, esté organizada, sea comparable y pueda ser utilizada tanto en procesos de autoevaluación y mejora interna, como en eventuales requerimientos de autoridades.
Asimismo, la norma establece cuatro grupos de información que no se pueden omitir y que exigen una regulación: la documentación relacionada con el manual de procedimientos del Siplaft, los documentos relacionados con el código de conducta, los registros que evidencien la operación efectiva del sistema antilavado, y los informes de la junta directiva, el representante legal, el oficial de cumplimiento y los órganos de control.
Gestión documental: manual Siplaft y código de conducta
La obligación de documentación relativa al manual de procedimientos del Siplaft y el código de conducta, contenida en el numeral 8 del capítulo XI de la Circular Básica Jurídica de la Supersolidaria, no tiene lugar a debate:
‘‘Las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito que se constituyan ó las que obtengan la autorización para ejercer la actividad financiera con posterioridad a la modificación de la presente circular, deberán conservar a disposición de esta Superintendencia, el manual de procedimientos y el Código de Conducta aprobados por el consejo de administración, junto con la copia el acta de la reunión del consejo en la que conste la aprobación de los documentos antes citados; decisión que deberá tomarse dentro de los treinta (30) días siguientes al inicio de sus operaciones ó de la respectiva autorización’’.
El texto es claro en decir que debe haber un soporte documental del manual y del código, así como del acta del consejo de administración que los adopta, lo que también permite suponer que la información adicional del proceso de aprobación también debe ser documentada.
Adicionalmente, así como la norma ha creado el deber de documentación, también ha establecido unos parámetros mínimos de contenido que deben observarse completamente: todos los elementos del Siplaft deben estar documentados, con especial énfasis en las funciones y responsabilidades de quienes participan directa o indirectamente en el sistema, los procedimientos para su funcionamiento y control interno, los programas de capacitación realizados y por realizar, y todos los procesos complementarios necesarios para la implementación eficiente del sistema.
Es una exigencia de la norma que esta información del manual, así como el código de conducta sean conocidos por todos los colaboradores de la organización y por las entidades de vigilancia y control, para lo cual la gestión documental es indispensable, pues los documentos son la fuente primaria de información que debe ser difundida.
Así, no solo debe haber documentos soporte de todo el proceso de estructuración e implementación del sistema, sino que todas las reformas a las políticas, mecanismos o procedimientos adoptados por la organización –que deben ser aprobadas por el consejo de administración- también deben ser documentados para su posterior comunicación interna y externa. Por ejemplo, las organizaciones están obligadas a informar de todas las modificaciones a la Supersolidaria dentro de los siguientes 10 días después de su aprobación.
Por su parte, el código de conducta que deben adoptar las entidades que ejerzan la actividad financiera (numeral 2.º del artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero), y que es de imperativo cumplimiento, debe ser aprobado por el consejo de administración y contener principios éticos así como la solución a los conflictos de interés dentro de toda la organización.
Gestión documental de informes y de operaciones sospechosas
El primer parámetro que deben estructurar las organizaciones es el procedimiento que debe seguir la organización solidaria para la organización, manejo, conservación y guarda de documentos.
Estos procesos varían de acuerdo a criterios de tamaño de la operación, volumen de documentos, espacio físico, oferta de productos y servicios, entre otros. Sin embargo, la norma ha establecido unos parámetros de conducta comunes a todas las cooperativas de ahorro y crédito.
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En primer lugar, exige que todos los documentos que soportan la decisión de designar una operación como sospechosa, junto con las pruebas que la justifican y el respectivo reporte a la Uiaf, deben conservarse de forma centralizada y bajo estrictas medidas de seguridad con el fin de poder suministrar un expediente completo en caso de requerimiento de las autoridades. Asimismo, se debe conservar un registro documental cronológico de todas las operaciones inusuales y de las personas que las analizaron.
Un segundo punto importante es el registro individual de todas las transacciones en efectivo respecto de las cuales el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Eosf) exige trazabilidad documental, así como la información de los clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo acompañado de las pruebas que permiten la exoneración.
Por último, se hace obligatorio archivar en orden cronológico los informes del representante legal, revisor fiscal, auditor interno y oficial de cumplimiento, junto con las fotocopias de las actas del consejo de administración donde conste la presentación de tales informes a dicho órgano y de las actas donde consten los pronunciamientos y determinaciones tomadas por el consejo de administración.
¿Por cuánto tiempo archivar?
La conservación de los documentos físicos relativos al LA/FT debe extenderse por un término mínimo de 5 años, según lo señala el artículo 22 de la ley 795 de 2003. El propósito de esta conservación es garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades, a quienes se les da un tiempo prudencial para sus actuaciones
Sin embargo, la experiencia práctica ha evidenciado que el lapso de cinco años puede ser insuficiente en algunos casos. En caso de que se trate de documentos importantes que puedan servir como prueba en la defensa de un proceso penal identificado previamente, se deberían conservar durante toda la prescripción de la acción penal, es decir, un tiempo igual al máximo de la pena fijada en la ley si el delito tiene pena de cárcel, que en ningún caso es menos de cinco años ni más de veinte.
Adicionalmente, hay que tener en cuenta que la documentación relativa o potencialmente útil para esclarecer procesos de extinción de dominio se debería guardar por todo el tiempo que sea posible, ya que esta acción no prescribe en el tiempo.
Una vez se descarta cualquier posibilidad de petición futura, los documentos pueden ser destruidos siempre que no hayan sido requeridos por autoridades y que se conserven en algún medio digital que garantice su reproducción exacta en el futuro.
Finalmente, vale la pena advertir que existirán casos en que proceder a la digitalización no resulta ser lo correcto, como cuando en una operación haya indicios de fraude y se necesite realizar pruebas sobre el documento que permitan aclarar las condiciones en las que fue elaborado o cuando es necesario que quede constancia de las firmas manuscritas o de las huellas.
