El conocimiento del cliente en el sector cooperativo implica cumplir con obligaciones, entre las que se encuentra contar con un formulario de vinculación de clientes y usuarios. Así mismo, conlleva la exigencia normativa de mantener actualizados los datos de los clientes de manera anual.
El conocimiento del cliente, también conocido como KYC (know your customer en inglés), es uno de los pilares en la prevención del LA/FT y se encuentra regulado prácticamente en todos los sistemas de prevención del riesgo LA/FT. Por este motivo, el presente artículo se dedica a analizar la totalidad de las disposiciones de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Economía Solidaria que hacen referencia a dicho aspecto.
Disposiciones generales sobre conocimiento del cliente
En primer lugar, el conocimiento del cliente en una cooperativa se debe realizar respecto del cliente actual o potencial y requiere recopilar y mantener actualizada la siguiente información:
- Identificación del cliente, la cual debe realizarse a través de los formularios de vinculación de los clientes.
- Actividad económica del cliente.
- Características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos.
- Características y montos de las transacciones y operaciones de los clientes actuales en la cooperativa.
El cumplimiento de estos aspectos debe permitir que la cooperativa pueda comparar las transacciones realizadas por los clientes, hacer monitoreo de las operaciones, contar con los soportes necesarios para analizar las operaciones inusuales y llegar a determinar si alguna es sospechosa.
Las instrucciones sobre conocimiento del cliente también deben aplicarse a las personas naturales o jurídicas que pretendan adquirir activos de la cooperativa o a las personas no asociadas cuando se trate de bienes entregados por dación en pago.
Adicionalmente, la Superintendencia establece lo siguiente:
- El hecho de que una persona natural o jurídica haya pasado el proceso de conocimiento del cliente en otra entidad o en caso de que existan vínculos con personas o entidades vigiladas por el Estado no exime a la cooperativa de la obligación de conocimiento del cliente.
- El proceso de conocimiento del cliente debe ser aplicado a personas naturales o jurídicas que vayan a adquirir activos de la cooperativa.
El concepto de cliente y usuario
Según la norma, ‘‘se entiende por cliente la persona natural o jurídica con la que la organización establece y/o mantiene una relación contractual para la prestación de cualquier servicio y/o suministro de cualquier producto propio de su actividad financiera’’. Además, todo asociado de la cooperativa al que se le ofrezcan servicios financieros ostentará la calidad de cliente por mandato legal.
Por otro lado, los usuarios ‘‘son aquellas personas naturales o jurídicas a las que, sin ser asociados, la organización les presta un servicio’’. En caso de que haya usuarios a los que se les presten servicios que no sean de tipo financiero, en el Siplaft se deben fijar los parámetros y procedimientos de control para dichas operaciones.
Diligenciamiento del formulario y actualización de información
Las cooperativas tienen como obligación adoptar el formato de formulario Nº 5 que se encuentra en el anexo 1 de la Circular Básica Jurídica, sin perjuicio de que las entidades puedan solicitar otra información que consideren necesaria. En caso de que ya se cuente con un formulario, debe procederse a verificar que este cumpla con el mínimo exigido por el formato preestablecido por la Superintendencia.
El formulario debe contener los siguientes campos, según el formato de la Superintendencia:
El formulario debe estar debidamente diligenciado y se debe verificar la información proporcionada en él con los documentos de soporte entregados por el cliente. Lo anterior se puede realizar a través de los procedimientos de recaudo de documentos y firmas digitales establecidos en la Ley 527 de 1999.
En adición, es de vital importancia mantener al día los datos proporcionados por los clientes, por lo cual es necesario que la información de cada cliente sea actualizada y verificada antes de que hayan transcurrido 360 días desde su vinculación inicial o desde su última actualización.
Conocimiento de personas públicamente expuestas (PEP)
La Superintendencia de Economía Solidaria define a las personas expuestas públicamente como las ‘‘personas que por su perfil o por las funciones que desempeñan podrían exponer en mayor grado a la organización al riesgo de LA/FT, como es el caso de personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público’’.
Frente a estas personas se aplicarán procedimientos más estrictos de conocimiento del cliente, por lo cual las entidades deberán contar con herramientas y parámetros que permitan identificar los perfiles de los PEP.
¿Qué se puede aprender del sector financiero?
En la Parte I Título I Capítulo IV de la Circular Básica Jurídica (Sarlaft) de la Superintendencia Financiera de Colombia y en varios conceptos emitidos por la misma entidad se encuentran algunas disposiciones y medidas que pueden ser tomadas como mejores prácticas en el sector cooperativo. A continuación, algunas recomendaciones extraidas por infolaft:
- Para el diligenciamiento del formulario no se deben dejar espacios en blanco. Para aquellos espacios en los que la respuesta sea que ‘no tiene’ o ‘no aplica’, debe pedirse a los clientes poner de manera expresa: ‘no aplica’ o ‘N/A’.
- El formulario no debe ser diligenciado por más de una persona, puesto que podría llegar a considerarse que el documento ha sido alterado. Por lo tanto, en caso de ser necesario, se debe poner un espacio en el formulario donde se deje constancia de quién y qué modificaciones se le hicieron al documento.
- En cuanto a la actualización de datos de los clientes, esta se puede realizar por cualquier medio idóneo siempre que la información que sea suministrada por el cliente sea objeto de verificación.
- No se deben iniciar relaciones contractuales en caso de que el formulario de conocimiento del cliente no haya sido diligenciado en su totalidad.
- En caso de que los documentos y la recolección de firmas y huellas digitales vayan a ser manejados por medios electrónicos o digitales, dicho manejo debe estar acorde con las disposiciones de la Ley 527 de 1999.
- La actualización de datos no implica volver a diligenciar el formulario de conocimiento del cliente sino actualizar los datos que por su naturaleza puedan variar, como, por ejemplo el número de teléfono o la dirección de residencia.
