Receta para una capacitación exitosa

La capacitación debe ser un gran plan, algo que los funcionarios hagan con gusto y de lo que sientan que pueden sacar provecho. Ha habido casos de entidades que han elaborado películas para capacitar a sus empleados y que han complementado la jornada con invitaciones previas, las crispetas y gaseosa. Lo ideal sería que cada año los funcionarios esperaran con ansiedad la capacitación en prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, y si bien eso es algo difícil de lograr, se puede alcanzar con innovación y creatividad.

Si usted es de aquellos que todavía ‘rellena’ sus jornadas de capacitación con esta información, tenga por seguro que no generará mayor impacto en sus funcionarios. Lo que debe hacer es hablarles de cosas prácticas que despierten su interés y que tengan relación con su trabajo. Por ejemplo, explicarle al encargado del área de compras que debe prestar especial atención a aquellos proveedores que ofrezcan materias primas muy por debajo del valor comercial acostumbrado. Eso es lo que esa persona debe saber, nada más.

Un buen oficial de cumplimiento debe tocar varias veces la puerta de los directivos hasta lograr su compromiso, debe persuadirlos para que participen en la jornada y para que difundan las bondades de hacer negocios con responsabilidad. Ese compromiso se puede denotar simplemente con la firma del presidente de la organización en las tarjetas de invitación a la capacitación o con el envío de estas desde su dirección de correo electrónico.

¿Será que a un funcionario del área de recursos humanos le interesan señales de alerta como la de proveedores que ofrecen bienes y mercancías por debajo del valor comercial? Lo más seguro es que no, porque esa eventual situación está lejos de tocarlo en sus funciones diarias. Uno de los errores más frecuentes que cometen los oficiales y analistas de cumplimiento es diseñar una sola capacitación para entidades con cientos o miles de empleados, porque a todos no les interesan las mismas cosas así pertenezcan a la misma empresa. Si bien toma más trabajo, sería muy conveniente que la capacitación se dividiera por áreas que tuvieran cierto grado de afinidad para facilitar la entrega del mensaje. Por ejemplo, las áreas jurídicas con las de control interno o las áreas de producción con las de empaque.

También es importante prever qué recursos o equipos serán necesarios. Sería muy mal visto que a última hora un oficial de cumplimiento caiga en la cuenta de que el salón que le prestaron no tiene acceso a Internet cuando su presentación u otros recursos que usa en ella están colgados en la web.

En algunas entidades es marcada la competencia entre áreas por lograr la mejor capacitación (comercial, de lavado de activos, de antifraude), cuando lo mejor sería que entre todas hicieran una gran jornada porque la meta fijada no debería ser la número uno sino entregar los mejores conocimientos a los funcionarios. Con esto también se evita el desgaste que para un funcionario normal representa tener que dejar temporalmente sus funciones durante varias horas y en varios días para capacitarse.

Por ejemplo, el Sarlaft financiero exige capacitar a ‘‘todas las áreas y funcionarios de la entidad’’, mientras que el capítulo 10 de la Circular Básica Jurídica permite a las empresas capacitar ‘‘a aquellos empleados que la sociedad considere deban ser capacitados con el fin de dar cumplimiento a la política de autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT’’. A su vez, el Siplaft cooperativo exige que los programas internos de capacitación estén consignados en el manual de procedimientos.

Si bien estos son unos recursos muy válidos, no debe olvidarse que lo importante es que al final del día los funcionarios se lleven un mensaje: ‘prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo es importante y también depende de mí’.

Mezcle para finalizar, la tecnología que considere necesaria

Hay una gran cantidad de videos y audios interesantes, graciosos y reflexivos que bien pueden alimentar una buena presentación que ayude a capacitar al personal en prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo. La tecnología también es útil para acortar las distancias, por ello en lugar de gastar grandes recursos en viajes bien valdría la pena usar el streaming o recursos como la Intranet para conectarse con los funcionarios de otras regiones del país.