Manuales de prevención LA/FT del sector cooperativo

Elemento

Aspecto Particular

Mecanismos e instrumentos

• Divide en tres el tipo de procedimientos que debe realizar un Oficial de Cumplimiento para el logro de sus objetivos. Dichos procedimientos son:

“Revisión analítica: mediante el estudio de fluctuaciones y operaciones inusuales, registradas en documentos soportes de las operaciones efectuadas por los clientes, y detectadas en reportes y listados del sistema.

Revisión documental: examen de registros y documentos originados en las operaciones, y que se conservan en la entidad.

Observación: análisis de los procedimientos operativos que efectúan los empleados en el desempeño

de su cargo en la entidad y los clientes en la realización de las operaciones.”

• Otro tipo de mecanismo que llama la atención para la Detección de Operaciones Inusuales o Sospechosas es la utilización de una matriz de riesgo ‘sistematizada’:

“Sistematizar dentro de una matriz de riesgo de cada transacción (perfil vs. operación). Esta acción

importa el análisis de cada operación que realiza el asociado o cliente a efectos de verificar si encuadra

dentro de su perfil.”

Reportes

• La cooperativa debe realizar un reporte respecto a cuándo el cliente realiza una operación superior a determinado monto:

“a) Cuando las transacciones superen la suma de cincuenta mil pesos ($50 000), requerir el correspondiente Formulario de Declaración Jurada de Licitud y Procedencia de los Fondos.

b) Cuando las transacciones superen la suma de doscientos mil pesos ($200 000), requerir el Formulario de Declaración Jurada de Licitud y Procedencia de los Fondos, más su correspondiente documentación respaldatoria que justifique el origen de los fondos.”

Elemento

Aspecto Particular

Políticas

• Dentro de las políticas de vinculación el manual clasifica a los clientes en cuatro grupos así:

Asociado (a) / Clientes aceptables.

Asociado (a) / Clientes de riesgo pero aceptables; p.e.  Abogados y Notarios, o quienes tengan alguna   relación con clientes provenientes o tengan relación con países o plazas donde las regulaciones en materia de prevención de lavado de dinero son menores que Costa Rica

Asociado (a) / Clientes no deseables; p.e. Clientes que realicen actividades criminales tales como narcotráfico, extorsión, fraude, etc.

Asociado(a) Expuestos Políticamente (PEP).

• Dentro de las políticas se encuentran las concernientes a “Conozca a su empleado”, que en uno de sus puntos menciona:

“a. Asegurar que la Cooperativa cumpla con todas las leyes, estatutos y regulaciones aplicables en Costa Rica y que se adhieran de forma estricta a las sólidas prácticas de contratación de personal”

Procedimientos

• Retomando lo mencionado en el numeral anterior, el manual hace alusión a los procedimientos de contratación de personal, destacando lo siguiente:

d) De presentarse alguna duda razonable de un comportamiento no adecuado del candidato en alguno de sus trabajos, o de constatarse alguna irregularidad crediticia o delictiva que podría afectar el buen desempeño del puesto, se procederá a descartarlo.

Documentación

• Con respecto a la documentación se hace mención a la conservación en físico de las denominadas ‘transacciones relevantes’, como se menciona  a continuación:

6. Se deberá llevar un registro de Transacciones Relevantes por Asociado (a) / Cliente o asociado. Estas serán registradas y adjuntadas al expediente o en el registro electrónico. Se entenderá transacción relevante aquella que por su naturaleza, monto o procedencia signifique un nivel de riesgo mayor al que se esperaba de un determinado Asociado (a) / Cliente.

Elemento

Aspecto Particular

Políticas

• Con respecto al conocimiento del socio el manual es muy preciso en mantener ese proceso dentro de la entidad, como se menciona a continuación:

“La Cooperativa no podrá delegar la responsabilidad a intermediarios o terceros para cumplir con la obligación de identificar a los socios, debiendo hacerlo por sus propios medios y recursos”

• Con respecto al seguimiento y creación del perfil del asociado, el manual determina el grupo de personas al que se les aplica, es decir, aclara que no se aplica a la totalidad de los asociados:

“La Cooperativa formulará y mantendrá un perfil del asociado que realice operaciones activas o pasivas superiores a US$10 000 (diez mil dólares americanos) o las que presenten indicios de una estructuración para eludir el umbral, conforme a los Anexos A) y B) adjuntos según corresponda, lo cual permitirá determinar con aproximación el tipo, magnitud y periodicidad de los servicios que el socio utilizará durante un determinado tiempo. La información es necesaria a efectos de determinar la coherencia entre este perfil y las actividades realizadas por el socio en la Cooperativa.”

• En relación con las Personas Expuestas Públicamente, el Consejo de administración toma parte activa en la vinculación de las PEP como se menciona a continuación:

“Obtendrá la aprobación del Consejo de Administración para establecer relaciones comerciales con las PEP”

Órganos de control

• Además de mencionar órganos como el Consejo de Administración, y la Auditoria Interna y Externa, el manual hace mención del Comité de Cumplimiento, del cual se menciona lo siguiente:

“La Cooperativa podrá, de acuerdo a lo que determine el Consejo de Administración, conformar un Comité de Cumplimiento en materia de prevención de lavado de dinero o bienes, cuya función básica sería la de dirigir y controlar todas las actividades relacionadas con la materia.

El Comité de Cumplimiento podrá estar integrado por un representante del Consejo de Administración (preferentemente el Tesorero), el Oficial de Cumplimiento, y representantes de las divisiones, departamentos o áreas más directamente implicados en esta materia y ser presidido por el Gerente General de la Cooperativa o quien este designe”