Con la expedición de la ley 1712 de 2014 o ley de transparencia los sujetos obligados a dar cumplimiento a esa norma deben publicar una información que será de gran utilidad para el proceso de conocimiento del cliente que adelanten las empresas y entidades financieras que tienen obligaciones de prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
Obligaciones de conocimiento del cliente
Todas las obligaciones establecidas para llevar a cabo un debida diligencia en el conocimiento de los clientes consagran deberes de confirmación de la información suministrada por tales personas. Es así como el primer párrafo del numeral 4.2.2.2.1. de la parte I del título IV del capítulo IV de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia señala que dentro de los procedimientos de conocimiento del cliente las entidades vigiladas deben verificar la información y los soportes de esta.
En el mismo sentido, la Circular Externa 170 de 2002 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) estableció en el numeral 5.2. que en virtud del conocimiento del cliente las personas obligadas a cumplir con la mencionada circular deben indagar sobre los datos personales, comerciales y financieros del cliente que les permitan establecer qué hace y a qué se dedica. Esta información, de conformidad con lo señalado en el referenciado numeral, debe verificarse y actualizarse, entre otras acciones.
Por su parte, el literal a) del numeral 5.2. de la Circular Externa 100-000005 de 2014 de la Superintendencia de Sociedades indica que se debe dejar constancia del nombre, la fecha y la hora en la cual fue verificada la información suministrada por el cliente.
De acuerdo con lo anterior queda claro que las distintas empresas que deben cumplir con mecanismos de debida diligencia de conocimiento del cliente deben verificar la información que estas personas le suministren.
Ley de Transparencia
El 6 de marzo de 2014 fue expedida la Ley 1712, también conocida como ley de transparencia, cuya entrada en vigencia para los sujetos obligados del orden nacional fue seis meses después de la promulgación, es decir, el 6 de agosto de 2014, y para los entes territoriales un año después, es decir, el pasado 6 de marzo de 2015.
Esta ley regula el derecho que tiene todo ciudadano de acceder a la información pública que se encuentre en posesión o bajo control o custodia de un sujeto obligado. De conformidad con el artículo 5 de la mencionada ley la calidad de sujetos obligados la tienen todas las entidades públicas, las entidades estatales autónomas y de control, las personas naturales o jurídicas que desempeñen una función pública, los partidos o movimientos políticos y las entidades que administran instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público.
De acuerdo con la ley la siguiente es la información mínima que debe estar a disposición del público en general:
- La descripción de su estructura orgánica, funciones y deberes, ubicación de sus sedes, áreas, divisiones o departamentos y horas de atención al público.
- Su presupuesto general, la ejecución presupuestal histórica y los planes de gasto público.
- Un directorio que incluya cargos, direcciones de correo electrónico y teléfonos del despacho de los empleados y funcionarios y escalas salariales.
- Todas las normas, políticas, lineamientos, manuales y objetivos de las entidades.
- El respectivo plan de compras anual, las contrataciones adjudicadas y los bienes adquiridos y arrendados.
- Para el caso de personas naturales con contrato de prestación de servicios se deberá publicar el objeto del contrato, el monto de los honorarios y las direcciones de correo electrónico.
- Los plazos de cumplimiento de los contratos.
Es importante mencionar que por medio del observatorio de la Secretaria de Transparencia los ciudadanos podrán saber cuáles son las entidades que están cumpliendo o incumpliendo la ley de transparencia. De acuerdo con Camilo Enciso, secretario de transparencia, dicha norma le otorgó facultades a la Procuraduría General de la Nación como órgano garante de las obligaciones impuestas por la ley. ‘‘La Procuraduría tiene la obligación de ser el vigilante de que [las entidades obligadas] están cumpliendo, y si no están cumpliendo puede poner las sanciones y castigos. Esta es una ley que tiene dientes, que establece obligaciones de difusión de información y que tiene las herramientas necesarias para hacerla cumplir’’.
El Secretario de Transparencia también destacó la reciente expedición de un decreto reglamentario de la ley general de archivos, el cual le otorgó al Archivo General de la Nación unas facultades de vigilancia y sanción sobre el cumplimiento de la ley general de archivos por parte de las demás entidades públicas. ‘‘Eso es muy importante en términos de transparencia porque una entidad que no tiene archivo no tiene historia, no tiene la información, no sabe a quién le respondió los derechos de petición, no sabe qué dijo en determinada oportunidad, no tiene sus contratos organizados, no sabe a quiénes le pagaron algunos servicios, no tiene los informes de interventoría organizados. El archivo documental de una entidad es una herramienta indispensable para que pueda haber una trasparencia real y para que los colombianos puedan pedir la información de cualquier momento en la historia de la entidad’’.
Ley de transparencia y conocimiento del cliente
Como se puede apreciar, la información que deben publicar las entidades obligadas sirve para verificar la información de un potencial cliente que haya informado ser contratista o funcionario de una entidad pública. En este sentido las empresas pueden verificar el objeto del contrato y el monto de los honorarios en el caso, por ejemplo, de un potencial cliente que haya manifestado en un formulario de vinculación que es contratista de un Ministerio o de una entidad del Estado.
Siguiendo en el mismo ejemplo, si el potencial cliente manifiesta ser un funcionario de un Ministerio las empresas podrán verificar el cargo que ocupa, el rango salarial, su formación académica y su experiencia salarial. Una de las fuentes que se pueden consultar para el caso de los funcionarios y contratistas del Estado es la página del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (Sigep), en donde se podrá encontrar la información de tales personas ingresando alguno de los siguientes datos: los nombres y apellidos del funcionario o contratista, el nombre de la entidad pública o la ciudad.
Por otro lado, la información del plan anual de compras, las contrataciones realizadas y los bienes adquiridos podrán ser consultados en cada una de las páginas de Internet de la entidades públicas.
