El mejor ejemplo de un tigre de papel es un sistema con políticas, procedimientos, instructivos y códigos para evitar el LA/FT que, aunque bien redactados, bien escritos, respetando la gramática y el estilo, no tienen efectos prácticos en la vida real, fuera de cumplir con un formalismo.
Por: Alfonso Tenorio*
La expresión ‘tigre de papel’ se refiere a la sensación de tener al frente a un imponente animal que persuade a no pisar sus terrenos, pero que al descubrirlo tan frágil y ficticio –por ser de papel- pierde todo su poder de persuasión.
Ya no intimida ni convence a propios ni a extraños. Pueden ponerlo al frente de una cueva para cuidarla, pero al darse cuenta de la realidad, quienes asechan no tardaran en saltar sobre él y lo que protege.
En el ejemplo del ‘tigre de papel’ dos partes resultan afectadas: los que buscan la protección, bien sea por necesidad o convicción, y los que asechan la presa.
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Para los primeros el hecho de descubrir que el tigre es de papel no puede causar más que sentimientos de lástima e impotencia, pues ¿cómo puede lucir tan rudo un tigre que cuenta con garras y dientes, y a su vez no lastimar?
Para los segundos –aquellos que quieren aprovechar la fragilidad del cuidador– este tigre no puede causar otra cosa sino gracia y afán de oportunidad. Lo importante no es el tigre en sí, sino aquello que busca proteger y sabiendo que el animal ejecuta su misión de manera tan frágil, ¿por qué no ir por él?
Lamentablemente el tigre no es ficticio y de eso pueden dar cuenta muchas organizaciones.
El tigre de papel en los procesos de cumplimiento
Imaginemos un sistema de cumplimiento bien redactado, pero trabajado por manos y mentes deshonestas. Un magnífico Odebretch: el tigre de papel mejor diseñado en los últimos tiempos.
Podremos ver políticas, procedimientos, instructivos y códigos que, aunque bien redactados, bien escritos, respetando la gramática y el estilo, no tienen efectos prácticos en la vida real, fuera de cumplir con un formalismo.
Los entes de control podrán hallar en las organizaciones que visiten y en las evidencias solicitadas, material robusto, documentos que lucirán elegantes y muy completos (aunque en realidad se trate de copy-paste de otras entidades) por medio de los cuales se pretende demostrar, sin éxito, lo siguiente:
- Nuestra empresa tiene disposición de obedecer lo que ordena la ley.
- Asignamos funcionarios que se encargan de hacer respetar la ley.
- Nuestros funcionarios gozan de la autonomía e independencia para ejercer su labor.
- Brindamos los recursos necesarios para que el sistema funcione: humanos, tecnológicos y administrativos.
- Nuestro sistema es monitoreado permanentemente y lleva a procesos jurídicos y de proceso disciplinario cuando es pertinente.
- Nuestros empleados conocen y siguen nuestras políticas.
- Contamos con formatos de capacitaciones firmados.
- Tenemos las evaluaciones de todo el personal.
- Nuestras contrapartes firman los documentos de cumplimiento.
Todo esto, valga la pena decir, se presenta en no pocas ocasiones con el agravante de que quienes estimulan tales conductas son justamente aquellos que deberían evitarlas: directivos de todos los niveles y otros funcionarios que dan fe pública.
¿Cuál es el propósito de aparentar?
Alimentar y mantener el tigre de papel solo constituye un espejismo para las organizaciones. El espejismo muestra dos aspectos simples:
- Implica menores costos económicos por no implementar los controles y otros requisitos demandados por las leyes aplicables.
- Sirve para llevar a cabo acciones oportunas en detrimento de terceros, bien sean estos los dueños de la organización o el Estado.
El espejismo es solo eso, pues el costo de no implementar políticas tangibles –demostrables- en el tiempo puede llegar a ser más alto que las mismas maniobras de ocultamiento.
Costos representados en sanciones grupales e individuales no solo en asuntos económicos, sino reputacionales y legales imputables a representantes legales, revisores fiscales, contadores públicos, abogados y todos aquellos que participan en la manipulación del sistema.
Y tal vez algún día estas personas recuperen la libertad, pero no su buen nombre: un capital inestimable.
¿Cómo descubrir un tigre de papel?
Para nuestro propósito diré que un tigre de papel es aquella política de cumplimiento (antilavado, anticorrupción, ambientales, entre otras) que apoyadas en ciertos documentos, pretenden dar apariencia de legalidad en el funcionamiento de un sistema al interior de una organización, sin llenar requisitos elementales.
Para reconocer tigres de papel recomiendo algunos puntos:
- Se publican las políticas, pero no hay un encargado visible.
- Se asigna a un encargado visible que no domina el tema.
- Se cuenta con un encargado visible que domina el tema, pero que no goza de autonomía.
- Se hacen firmar formatos de visitas, inducciones, capacitaciones y evaluaciones sin haber brindado los espacios para ello.
- Se permiten evasiones o elusiones de impuestos bajo la premisa de que se está ‘cuadrando caja’ debido a la corrupción pública.
- Ante un evento conocido de fraude por parte de un funcionario de la organización no se notifica a recursos humanos para que inicien el proceso disciplinario.
- Ante un evento conocido de fraude el área de recursos humanos no actúa con celeridad y contundencia.
- Ante un evento conocido de fraude se desestima el caso debido a la importancia del empleado o proveedor para la organización, en detrimento de la conducta ética.
- Ante hallazgos relevantes se proponen compromisos con la intención de dilatar su cumplimiento a través del tiempo, mientras se sigue operando en la irregularidad detectada y a la espera de que el asunto pierda importancia y caiga en el olvido.
- Se conocen situaciones de conflicto de interés, pero no se denuncian o son desestimadas.
- Existen organigramas que no reflejan la real cadena de mando.
- Se contratan revisores fiscales que dan fe pública sobre estados financieros o asuntos legales sin haber examinado a fondo las cifras o leyes que aplican a la organización.
- Se publican líneas éticas –correos electrónicos o números telefónicos- que no son atendidos periódicamente ni por personal idóneo.
La lista puede llegar a ser más extensa y variará según el tipo de empresa y el sector, así como por la experiencia y conocimiento de cada funcionario involucrado.
¿Qué hacer para evitar los tigres de papel?
La solución no es única ni corta. Requiere, además de la formación empresarial liderada y hecha a conciencia por los mismos empresarios, que se ejecuten tareas verificablespara todos los líderes organizacionales, iniciando con los revisores fiscales, oficiales de cumplimiento, contadores públicos y abogados.
Por mencionar solo algunas, se debe validar que las políticas, procedimientos y otros documentos correspondan con la realidad del negocio; que los encargados de compliance tengan formación mínima en la materia y que gocen de autonomía; que frecuentemente se hagan auditorías independientes al sistema y que éstas se encuentren correctamente documentadas.
También es importante que haya evidencia fotográfica para capacitaciones, inducciones y confirmación de procedimientos en sitio; soportes de atención de denuncias de corrupción interna, haciendo especial énfasis en los resultados de cada caso (despidos, denuncias penales, etc); y presupuesto para la asignación de recursos humanos, tecnológicos y administrativos.
La misión de confirmar que un sistema de cumplimiento en una organización no sea un acto simulado con fines formalistas –aparentar cumplimiento ante el Estado y demás partes interesadas- debería comprender principalmente el involucramiento de los altos directivos y asesores externos.
Además, se requiere contar con actividades periódicas y específicas demostrables, suficientes para el blindaje integral en cuanto a cumplimiento se refiere: prevención del LA/FT, del soborno y la competencia desleal, así como la gestión ambiental y el tratamiento de datos personales.
Alcanzando este objetivo tendríamos un sistema de compliance sólido, lo que se traduce en personal formado en ética empresarial y un sistema integral validado con evidencias concretas y periódicas, aportadas principalmente por los altos directivos y asesores externos.
*Contador público, revisor fiscal, auditor interno, auditor externo, oficial de cumplimiento.
