Comparación de Controles

Enviado por Infolaft el Lun, 28/07/2014 - 14:31

Artículo por: Infolaft

En la normatividad LA/FT colombiana se pueden extraer una serie de actividades de control que tienen la finalidad de evitar que una entidad sea utilizada para el lavado de activos. Las regulaciones de las cuales infolaft extrajo los controles son: el Sarlaft de la SFC, la Circular 100-000005 de la Supersociedades y la Circular 170 de la Dian.

Control: Concepto

En la edición 62 de infolaft se definieron los controles a partir de la NTC-ISO 31000 y de COSO ERM 2004. El primer estándar indica que los controles se ejecutan dentro de las organizaciones para modificar el riesgo; por su parte, Moeller (2013, p.73) indica que en COSO las actividades de control permiten el logro de los objetivos de la organización mediante la mitigación de los riesgos. Ambos estándares coinciden en que los controles pueden ser representados en políticas y procedimientos.

Controles clasificación

A continuación infolaft lista y compara los controles según el tipo de normatividad y de acuerdo a esta clasificación previa:

Controles mínimos
Conocimiento del cliente
PEP
Identificación y análisis de operaciones inusuales
Determinación y reporte de operaciones sospechosas
Señales de alerta
Segmentación
Seguimiento de Operaciones
Consolidación electrónica de operaciones
Documentación
Estructura organizacional
Órganos de control
Infraestructura tecnológica
Divulgación de la información
Capacitación
Controles a contrapartes diferentes a cliente

Controles mínimos

Control	Sarlaft SFC	Circular 100 Supersociedades	Circular 170 Dian
Adopción de políticas en relación con el Sarlaft o para la prevención y control del riesgo de LA/FT.	Numeral 4.2.1.	Capítulo 4.	No estipula
Consulta previa a la vinculación de un potencial cliente (Sarlaft) o contraparte (100-000005) a la Entidad en la lista vinculante para Colombia.	Literal d) del numeral 4.2.2.	Literal f) del numeral 5.2.	No estipula
Sanciones por incumplimiento a las normas.	Literal e) del numeral 4.2.2.	Numeral 4.4.	Numeral 5.1
Detección de operaciones inusuales y sospechosas.	Literal f) del numeral 4.2.2.	Capítulo 6.	Numeral 4.3
Reporte oportuno y efectivo a la autoridad competente de las operaciones sospechosas detectadas.	Literal f) del numeral 4.2.2.	Numeral 6.4	Numeral 6.1
Proceso de conocimiento del cliente.	Literal g) del numeral 4.2.2.	Literal a) del numeral 5.2.	Numeral 5.2
Verificación de la información suministrada por el cliente.	Literal g) del numeral 4.2.2.	Literal a) del numeral 5.2.	No estipula
Procedimiento más estricto para la iniciación y seguimiento de las relaciones comerciales y operaciones con clientes de países donde no se aplican las Recomendaciones del Gafi o no se las aplica suficientemente.	Literal h) del numeral 4.2.2.	No estipula	No estipula

Conocimiento del cliente

Control	Sarlaft SFC	Circular 100	Circular 170
Diseño de un formulario de conocimiento del cliente.	Numeral 4.2.2.1.1.	Numeral 6.1	Numeral 5.2
Diligenciamiento del formulario de vinculación en clientes.	Numeral 4.2.2.1.1.	No estipula	No estipula
Diligenciamiento del formulario de vinculación por toda persona que se encuentre facultada o autorizada para disponer de los recursos o bienes objeto del contrato.	Numeral 4.2.2.1.1.	No estipula	No estipula
Identificación de los beneficiarios finales de todos los productos que suministren.	Numeral 4.2.2.1.1.	No estipula	Numeral 5.2.1*
Confirmar y actualizar como mínimo anualmente los datos suministrados en el formulario de solicitud de vinculación de clientes.	Literal a) numeral 4.2.2.1.1.4.	No estipula	Numeral 5.2**
Realización de entrevista presencial al potencial cliente, dejando constancia documental.	Literal b) numeral 4.2.2.1.1.4.	No estipula	No estipula
Establecimiento de una política que consagre que no se podrán iniciar relaciones contractuales o legales con el potencial cliente mientras no se haya diligenciado en su integridad el formulario, realizado la entrevista, adjuntado los soportes exigidos y aprobado la vinculación del mismo, como mínimo.	Numeral 4.2.2.1.1.4.	No estipula	No estipula

*La Circular precisa lo siguiente: “Nombre, identificación y dirección de las personas o empresas beneficiarias de las operaciones de comercio exterior”.

**La Circular indica que “Todos esos datos deben verificarse, estar documentados y actualizarse”.

PEP

Control	Sarlaft SFC	Circular 100	Circular 170
Establecimiento de procedimientos más exigentes de vinculación de clientes más riesgosos.	Numeral 4.2.2.1.1.3.	Literal b) del numeral 5.2*	No estipula
Identificación de clientes PEP.	Numeral 4.2.2.1.1.3.	Literal b) del numeral 5.2.**	No estipula
Establecimiento de procedimientos de control y monitoreo más exigentes respecto de las operaciones que realizan las PEP.	Numeral 4.2.2.1.1.3.	No estipula	No estipula
Aprobación (Sarlaft) o Negociación (100-000005) de una PEP por parte de una instancia superior.	Numeral 4.2.2.1.1.3.	Literal b) del numeral 5.2	No estipula
Identificación de un cliente no PEP que se vuelve PEP.	Numeral 4.2.2.1.1.3.	No estipula	No estipula
Informar a la instancia o empleado de jerarquía superior cuando un no PEP se vuelve PEP.	Numeral 4.2.2.1.1.3.	No estipula	No estipula

*La Circular precisa que “Los procesos para el conocimiento de esta clase de clientes deben ser más estrictos”.

**No esta explícito pero se asume que para adoptar lo dispuesto en el Literal b) del numeral 5.2 la entidad debe identificar los clientes que son PEP.

Conocimiento del mercado

Control	Sarlaft SFC	Circular 100	Circular 170
Conocimiento de las características particulares de las actividades económicas de los clientes.	Numeral 4.2.2.1.2.	No estipula	Numeral 5.2
Conocimiento de las operaciones que los clientes realizan en los diferentes mercados.	Numeral 4.2.2.1.2.	No estipula	Numeral 5.3
Establecimiento de las características usuales de los agentes económicos que participan en él y las transacciones que desarrollan.	Numeral 4.2.2.1.2.	Literal c) del numeral 5.2*	No estipula
Establecimiento de variables relevantes que le permitan realizar el conocimiento del mercado para cada uno de los factores de riesgo.	Numeral 4.2.2.1.2.	No estipula	No estipula

*En dicho literal la circular menciona “Debe tenerse especial diligencia cuando el precio del bien o servicio que ofrece el proveedor a la empresa sea notablemente inferior al del mercado” lo cual requiere un conocimiento del mercado.

Identificación y análisis de operaciones inusuales

Control	Sarlaft SFC	Circular 100	Circular 170
Detección de operaciones inusuales.	Numeral 4.2.2.1.3.	Numeral 6.2	Numeral 4.3
Determinación de las operaciones de los usuarios que resultan relevantes.	Numeral 4.2.2.1.3.	No estipula	No estipula
Soportes de cada una de las operaciones inusuales detectadas.	Numeral 4.2.2.1.3.	Numeral 6.2	No estipula*

*La Circular indica que “es necesario estudiar cada una de las operaciones con el fin de verificar si ellas resultan inusuales o sospechosas dentro del giro ordinario de las actividades del usuario”.

Determinación y reporte de operaciones sospechosas

Control

Sarlaft SFC

Circular 100

Circular 170

Identificación de operaciones inusuales.

Numeral 4.2.2.1.4.

Numeral 6.2

Numeral 4.3

Reporte de operaciones inusuales.

Numeral 4.2.2.1.4.

Numeral 6.4

No estipula*

*La Circular indica en el numeral 5.1 Manual de Procedimientos “Responsabilidades en la detección y reporte interno de operaciones inusuales y sospechosas”

Señales de alerta

Control

Sarlaft SFC

Circular 100

Circular 170

Establecimiento de señales de alerta por cada uno de los factores de riesgo.

Numeral 4.2.2.2.1.

No estipula

Segmentación

Control

Sarlaft SFC

Circular 100

Circular 170

Segmentación de cada uno de los factores de riesgo.

Numeral 4.2.2.2.2.

No estipula

Determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan y compararlas con aquellas que realicen los clientes, a efectos de detectar operaciones inusuales.

Numeral 4.2.2.2.2.

No estipula

Seguimiento de Operaciones

Control

Sarlaft SFC

Circular 100

Circular 170

Seguimiento a las operaciones que realicen los clientes.

Numeral 4.2.2.2.3.

Literal a) del numeral 5.2*

Numeral 5.2

Determinación de cuáles operaciones de los usuarios resultan relevantes para hacerles seguimiento.

Numeral 4.2.2.2.3.

No estipula

*En dicho literal la circular menciona “Para el análisis de las operaciones con clientes, la empresa debe construir una base de datos que le permita consolidar e identificar alertas presentes o futuras”.

Consolidación electrónica de operaciones

Control

Sarlaft SFC

Circular 100

Circular 170

Consolidar electrónicamente las operaciones que realicen sus clientes y usuarios a través de los productos, canales de distribución y jurisdicciones, según sea el caso.

Numeral 4.2.2.2.4.

No estipula*

No estipula

Determinación de cuáles operaciones de los usuarios resultan relevantes para realizarles consolidación.

Numeral 4.2.2.2.4.

No estipula*

No estipula

*En dicho literal la circular menciona “Para el análisis de las operaciones con clientes la empresa debe construir una base de datos que le permita consolidar e identificar alertas presentes o futuras” pero no indica que se deba hacer por los factores o fuentes de riesgo.

Documentación

Control	Sarlaft SFC	Circular 100	Circular 170
Documentación de las etapas y elementos del Sarlaft en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.	Numeral 4.2.3.	No estipula	No estipula
Respaldo físico de la documentación.	Punto 1) del Numeral 4.2.3.	Literal a) del numeral 5.2 y numeral 6.3.	No estipula
Adopción de requisitos de seguridad que permitan su consulta solo por quienes estén autorizados.	Punto 2) del Numeral 4.2.3.	No estipula	No estipula
Adopción de criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la documentación.	Punto 3) del Numeral 4.2.3.	Numeral 6.4.	No estipula
Adopción de un manual de procedimientos LA/FT.	Literal a) del Numeral 4.2.3.	No estipula	Numeral 5.1
Documentos y registros que evidencien la operación efectiva del Sarlaft.	Literal b) del Numeral 4.2.3.	No estipula.*	No estipula
Informes de la junta directiva, el representante legal, el oficial de cumplimiento y los órganos de control	Literal c) del Numeral 4.2.3.	Numeral 4.3. y Capitulo 9.	No estipula**

*La Circular precisa en su numeral 5.1 que se debe dejar soporte físico de las situaciones de riesgo, en el literal a del numeral 5.2 indica que se debe documentar el proceso de conocimiento del cliente y en el numeral 6.3 se hace mención de los documentos que acrediten transacciones, negocios o contratos como respaldo probatorio.

** La Circular indica en su capítulo 6 que el empleado de cumplimiento debe “Presentar a la Junta Directiva, o a quien haga sus veces, un informe mensual detallado acerca del cumplimiento de las labores”.

Estructura Organizacional

Control	Sarlaft SFC	Circular 100	Circular 170
Establecimiento y asignación de facultades y funciones en relación con las distintas etapas y elementos del Sarlaft.	Numeral 4.2.4.	Numeral 4.3.	Capítulo 6.
Funciones de la Junta Directiva.	Numeral 4.2.4.1.	Numeral 4.4.*	Numeral 5.1
Funciones al Representante Legal .	Numeral 4.2.4.2.	Numeral 4.1.*	No estipula
Funciones al Oficial de Cumplimiento.	Numeral 4.2.4.3.	Numeral 4.3.*	Capítulo 6.

*Los numerales de la Circular no son tan precisos como el Sarlaft.

Órganos de control

Control

Sarlaft SFC

Circular 100

Circular 170

Establecimiento de órganos e instancias responsables de efectuar una evaluación del Sarlaft o Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT.

Numeral 4.2.5.

No estipula

Capítulo 6.

Infraestructura tecnológica

Control

Sarlaft SFC

Circular 100

Circular 170

Soporte tecnológico.

Numeral 4.2.6.

Numeral 6.2.

No estipula*

*El numeral 5.1 Manual de Procedimientos estipula “Uso de herramientas tecnológicas acordes con la naturaleza y tamaño de la empresa”.

Divulgación de la Información

Control	Sarlaft SFC	Circular 100-000005 de la Supersociedades	Circular 170 de la Dian
Diseño de reportes tanto internos como externos.	Numeral 4.2.7.	Numeral 6.4.	Numeral 5.1.

Capacitación

Control

Sarlaft SFC

Circular 100

Circular 170

Adopción de un plan de capacitación.

Numeral 4.2.8.

Numeral 4.6.

Capítulo 7.

Controles a contrapartes diferentes a clientes

Control	Sarlaft SFC	Circular 100	Circular 170
Conocimiento de los proveedores.	No estipula	Literal c) del numeral 5.2	No estipula
Conocimiento de los asociados.	No estipula*	Literal d) del numeral 5.2	No estipula
Conocimiento de trabajadores o empleados.	No estipula	Literal e) del numeral 5.2	No estipula

*En el numeral 4.2.2.1.1 Conocimiento del cliente, la norma hace referencia al conocimiento de la identidad de los accionistas o asociados, pero dicho conocimiento se realiza en el contexto de los clientes y no de los propietarios de la entidad regulada.

Al realizar la comparación de los controles para las distintas normatividades es posible evidenciar que el Sarlaft es la norma más robusta en cuanto a las exigencias de las entidades reguladas; sin embargo, dicha normatividad no toma en consideración el conocimiento de los asociados, accionistas, proveedores, trabajadores y empleados de la entidad como lo exige Circular 100-000005 de la Supersociedades, lo cual, en cierto grado, puede exponer a la entidad a riesgo LA/FT.

Por su parte, la Circular 170 de la Dian junto con el Sarlaft estipulan la adopción de un manual de procedimientos, mientras que la Circular 100-000005 de la Supersociedades no hace mención de la adopción de un manual.

Finalmente, las normas analizadas comparten la designación de un oficial de cumplimiento para el Sarlaft y para la Circular 100-000005, o de un empleado de cumplimiento para la Circular 170. Sin embargo, la figura del oficial de cumplimiento es mucho más fuerte para el caso del Sarlaft que para el de la Circular 170 y menos fuerte para el caso de la norma del sector real, en la cual el oficial de cumplimiento comparte parte de las labores de cumplimiento con el representante legal.

Sarlaft

supersociedades

DIAN

Concepto Supersociedades

Etapa control