A continuación se entrega un completo resumen del foro realizado por Infolaft, a finales de 2013, en el que se entregaron valiosas recomendaciones para evitar que las capacitaciones en prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo se tornen aburridas. Después de todo no basta solo con organizar una jornada: esta debe ser efectiva y sus resultados medibles.
Principales dificultades al momento de capacitar
De acuerdo con Ingrid Lorena Dúmez, jefe de la Unidad de Ética y Cumplimiento de Ecopetrol, cuando en su organización comenzaron con las capacitaciones de prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo encontraron que generar conciencia en los funcionarios era similar a la venta de un producto: si no era atractivo, no se vendía.
Dúmez recordó que parte de la complejidad de la tarea radicó en convencer a algunos gerentes y vicepresidentes de la importancia de prevenir el LA/FT: ‘‘Al principio tuvimos que asustar un poco’’. Por ejemplo, algunos funcionarios de la Unidad de Ética y Cumplimiento llegaban a la oficina de algún vicepresidente de área con los riesgos documentados a los que estaba expuesta esa área y le pedían tomar medidas.
Otra de las dificultades ha radicado en acordar las agendas de las capacitaciones, toda vez que en el caso específico de Ecopetrol es difícil sacar operarios de las zonas de explotación del crudo y coordinar las jornadas. Adicionalmente, una complejidad recurrente es la renuencia al tema. Algunas áreas de la compañía no prestan la debida atención e importancia al tema.
A su turno, Alexánder Devia, oficial de cumplimiento del Banco Falabella, afirmó que las entidades tienen diferentes culturas y en algunas de ellas se cree que solamente los abogados son quienes deben tratar la prevención del LA/FT y los temas normativos relacionados, desconociendo los aportes que pueden hacer profesionales de otras áreas.
Otra dificultad es la monotonía de las capacitaciones. Según Devia, las capacitaciones de liderazgo organizadas por áreas como las de recursos humanos se hacen en espacios distintos a la oficina y cuentan incluso con espacios de alimentación y descanso, mientras que las capacitaciones de las áreas de cumplimiento se realizan en un salón y por lo general son aburridas.
Hay que saber manejar a las personas que hablan más de la cuenta. Algunos critican las leyes, opinan sobre la situación política del país e incluso hay quienes piden incluir delitos como homicidio y violación dentro de los delitos fuente del lavado de activos. ‘‘Estas situaciones, si se manejan bien, sirven para que los asistentes participen activamente en la charla’’, expresó Devia.
Para Daniel Jiménez, consultor senior de Lozano Consultores, tal vez lo mas difícil es un publico indiferente. Contó que en alguna capacitación dictada por él tuvo entre el público a un trader complicado (no prestaba atención, se sentaba mal, ponía sus pies sobre la silla del frente y masticaba chicle). Al finalizar, Jiménez le preguntó al joven su percepción y su respuesta fue: ‘‘a mi me contrataron fue para ganar plata’’. En ese momento el capacitador se dio cuenta de que las capacitaciones son más exitosas si se realizan por áreas, por lo que propuso al oficial de cumplimiento organizar una conferencia exclusiva para traders y enfocarla en las consecuencias de no cumplir con la prevención del LA/FT.
¿Qué hacer para evitar capacitaciones aburridas?
Dúmez expresó que deben hacerse capacitaciones que duren menos de cuatro horas, pues si el tiempo es mayor se corre el riesgo de perder al público. En igual sentido, recomendó tener planes de contingencia en el caso de que se reduzca el tiempo asignado para el área de cumplimiento en capacitaciones colectivas. ‘‘Si nos quedamos con 45 minutos debemos ser muy concretos para garantizar que se entregue el mensaje’’.
La jefe de la Unidad de Ética y Cumplimiento de Ecopetrol recordó que algunos funcionarios hacen preguntas incómodas y esta es una situación que se debe manejar con altura e inteligencia. Así mismo, Dúmez contó que en una capacitación realizada en Orito, Putumayo, algunas horas después del inicio de la capacitación varias personas se mostraron incómodas.
Teniendo en cuenta la hora de la capacitación (la cual iba de 10am a 3pm) se puso de manifiesto que en las zonas de explotación son muy estrictos con la hora del almuerzo, lo cual no se tuvo en cuenta. Ante este ejemplo, expresó: ‘‘También hay que tener claras las costumbres y la cultura de las regiones que vistamos’’.
Por su parte, Devia manifestó que hay que trabajar para que las personas entiendan la utilidad de prevenir el LA/FT, al punto de que pueden aplicarlo en su vida personal. ‘‘Me ha servido mucho decirles a los funcionarios de mi compañía que ellos pueden ser los oficiales de cumplimiento de sus familias’’.
Agregó que se debe procurar que las presentaciones no sean ‘ladrilludas’ a pesar de que la prevención del LA/FT es un tema denso. Devia resaltó que si bien es válido innovar, ese ‘‘dinamismo no debe restarle importancia al tema, debemos tener cuidado de que la capacitación no se quede solo en el juego’’. Es útil, añadió, usar casuística, incluso de casos que la propia unidad de cumplimiento haya detectado.
Dentro de esta misma temática, Jiménez sugirió que los oficiales de cumplimiento se encarguen de motivar a los presidentes de sus respectivas organizaciones, ya que si la cabeza de la entidad está convencida de que luchar contra el LA/FT es importante, podrá transmitirle esa motivación a los demás empleados.
Sería útil hacer obligatoria la asistencia a las capacitaciones. ‘‘Esto no debe ser visto como una extravagancia. Por ejemplo cuando se saca un producto nuevo, las áreas comerciales hacen capacitaciones obligatorias a su personal para que lo puedan vender’’. En este mismo sentido, serviría hacer que la asistencia y los conocimientos adquiridos hagan parte de la evaluación de desempeño de los empleados.
Para ilustrar otra sugerencia Jiménez narró la siguiente anécdota: ‘‘un viernes en la tarde vi que en una entidad todos los funcionarios salían con una cartilla de prevención del lavado de activos debajo del brazo. Enseguida le pregunté a la oficial de cumplimiento qué ocurría y ella me dijo que el lunes todos tenían una evaluación. Luego le pregunté si despedirían a quien perdiera dicho examen y ella me dijo que no tendría mayores consecuencias, la motivación era que aquella persona que obtuviera la mejor calificación sería invitada por la organización a un congreso de prevención del LA/FT que se realiza en Miami’’. Según el exponente, ‘‘de acuerdo con la cultura de la institución se pueden dar incentivos’’.
El arte de transmitir un mensaje
Alina Rodríguez, senior partner de HiCue Speakers, señaló que ‘‘no siempre quien tiene las ideas y el conocimiento puede ser inspirador. Es por eso que hay que inventarse recursos para transmitir el mensaje’’.
Recordó que varios estudios señalan que las ideas o conceptos que más acogida tienen en la mente humana son los siguientes: refranes o cuentos populares, estudios científicos, dietas que hacen milagros, campañas de mercadeo, lecciones escolares y chismes de famosos. En este sentido, Rodríguez sugirió que los funcionarios de cumplimiento ‘‘se deben tomar el trabajo de buscar anécdotas curiosas e interesantes, lo cual sirve para demostrarle a la gente que con ese conocimiento que estamos adquiriendo se puede hacer algo real’’.
Las ideas, así como las capacitaciones, deben ser simples, sorpresivas, concretas, creíbles y emocionales. Es recomendable también hacer uso de recursos que puedan hacer más amena la capacitación como, por ejemplo, vídeos. Así mismo, hay que contar una historia, algo que genere recordación. Finalmente, frases como ‘‘sabían que…’’ , por ejemplo, son muy útiles toda vez que llaman la atención del público.
Recomendaciones
1. Saber quién es el público es sumamente importante como un primer factor de éxito.
2. Generar empatía. No mostrarse superior al auditorio.
3. No asumir el conocimiento que el público pueda tener sobre la prevención del LA/FT.
4. Usar bien las herramientas de presentación. No hacer presentaciones de Power Point muy congestionadas.
5. Ser versátil. Si se va la luz en el auditorio, hay que estar preparado para continuar con la charla.
6. Modular la voz. No gritar ni hablar muy suave.
Pilas con el diseño del plan de capacitación
Juan Manuel Narváez, consultor de Lozano Consultores, afirmó que ‘‘las entidades deben tener un plan de capacitación donde estén claros los temas que se van a tratar, si las capacitaciones serán presenciales o no y qué recursos se necesitan’’.
Por otra parte, es muy importante documentar todo lo que se ha hecho en materia de capacitación para evitar inconvenientes al momento de la visita del supervisor . ‘‘Si todo está organizado es más fácil demostrar la gestión’’.
Al cerrar su participación, Narváez sugirió tener en cuenta los siguientes aspectos al momento de diseñar el plan de capacitación:
- Alcance: no solo se debe capacitar a los empleados nuevos, también se debe tener en cuenta a los terceros y reforzar conocimiento de los funcionarios antiguos.
- Objetivos: se ha visto que para muchas entidades el objetivo es cumplir con la norma, sin tener en cuenta que la capacitación se puede aprovechar para divulgar la cultura empresarial, indicar funciones y responsabilidades, dar a conocer el manual, mostrar cuál es la forma correcta de diligenciar el formulario de vinculación, presentar las señales de alerta adoptadas y los respectivos controles, entre otras.
- Estrategia: Se debe dedicar el tiempo necesario para planificar y pensar cómo se van a realizar las capacitaciones, con el fin de establecer a qué público se le debe ofrecer la capacitación de forma presencial y a quienes se les puede brindar, por ejemplo, una plataforma e-learning.
