Según cifras manejadas por Alto Colombia, una organización dedicada a realizar estudios sobre pérdidas en empresas, más del 60% de los robos son cometidos por personal interno. ¿Cuáles son las principales modalidades de fraude interno y cómo combatirlas?
Modalidades de defraudación en sector real
De acuerdo con Jorge Segura, director jurídico de Alto Colombia, los casos de fraude y hurto interno principalmente se dan cuando el empleado ve la oportunidad de cometer el delito; además, la posibilidad aumenta si las eventuales sanciones no son claras o muy difíciles de aplicar.
Con base en informes de Alto Colombia, entre las modalidades más utilizadas por los delincuentes para defraudar a las compañías se destacan el jineteo, la no generación de facturas, la confabulación de empleados con terceros, el hurto de mercancías en zonas de bodega y el no registro de transacciones.
El jineteo consiste en que las personas que tienen acceso a cajas registradoras toman de manera arbitraria un autopréstamo. Por ejemplo, cuando un empleado que, al cerrar el día, no registra pequeñas cantidades de dinero, se las apropia y se promete reponerlas al día siguiente o en el momento en que reciba su pago. Hacer esto le representa alterar los informes de caja.
La no generación de facturas y el no registro de transacciones son muy similares y tienen lugar cuando un funcionario encargado de ventas recibe el dinero del cliente y despacha un producto pero no lo registra en el sistema, con el fin de quedarse con el dinero.
Otra de las modalidades consiste en el cambio del código de un producto para hacerlo pasar por otro con el objetivo de apropiarse del excedente. Por ejemplo, cuando un cajero vende una botella de whisky que cuesta $80 000 pesos registrándola como una botella de vino cuyo valor es de $30 000 pesos para obtener los $50 000 pesos restantes.
Quizá la tipología más elaborada sea la confabulación de empleados con terceros. Según Jorge Segura, ‘‘existen organizaciones o bandas delincuenciales que abordan a trabajadores ofreciéndoles una serie de dádivas o promesas para que se presten a cometer estos ilícitos’’. El experto asegura que los empleados endeudados –por ejemplo, con los denominados ‘gota a gota’- son los principales objetivos de los delincuentes ya que es más fácil que acepten participar en un hurto.
La colaboración de un empleado facilita el trabajo de los delincuentes ya que por esa vía saben si en la empresa hay cámaras de seguridad, si existen antenas, si tienen sensores de movimiento, si cuentan con cámaras infrarrojas y además tienen acceso absolutamente a toda la información. Lo más lamentable del caso, agrega Jorge Segura, es que en muchas ocasiones son los empleados a quienes se logra vincular a un proceso penal porque es más fácil recaudar las pruebas, mientras que los terceros sí logran evadir la responsabilidad.
Otra modalidad que se presenta con bastante frecuencia es el hurto de mercancías en bodegas. Jorge Segura sostiene que ‘‘normalmente esto se presenta por parte de proveedores que se encargan del recibo y despacho de mercancía. Como se manejan volúmenes muy altos de mercancía, no se hace un seguimiento porque desafortunadamente no todas las empresas cuentan con un protocolo y unos estándares que garanticen que se cumpla adecuadamente el recibido o el despacho de mercancía’’.
¿Cómo hacer frente a las amenazas?
Iván Darío Marrugo, experto en prevención del fraude y socio de un estudio jurídico, considera que ‘‘es un error creer que todo se puede solucionar con tecnología’’, ya que por más complejos que sean los procesos empresariales actuales siempre deben contar con el componente humano. ‘‘Hoy la empresas gastan grandes cantidades de dinero en robustecer tecnológicamente sus entornos pero no se capacita al personal y ese es un error que finalmente a las empresas les cuesta más’’.
Con él coincide Jorge Segura, quien además sostiene que la capacitación no solo se debe hacer respecto a principios y valores, sino que se les deben incluir componentes realmente disuasivos. ‘‘Podrían usarse charlas enfocadas en las consecuencias del hurto interno, es decir, informarles a los empleados cuáles son las consecuencias inmediatas, cuáles son esas consecuencias futuras a las cuales pueden verse inmersos por desarrollar una mala práctica dentro de su empresa’’.
Segura afirma que las capacitaciones en temas procedimentales también arrojan muy buenos resultados. ‘‘En temas de procedimientos es importante aclararle al trabajador que los delitos que ellos puedan cometer no solo se dan por acción, los pueden cometer también por omisión: pueden estarse dando cuenta de que alguno de sus compañeros está realizando alguna mala práctica y si no lo denuncian también están incurriendo en una falta a nivel organizacional’’.
Foto por Barta IV
Por otra parte, varios expertos recomiendan la realización de auditorías constantes e involucrar a las áreas de negocio con las áreas de soporte de tecnología. Iván Marrugo señala que ‘‘tradicionalmente las personas consideran que los problemas de tecnología le conciernen solamente al ingeniero de sistemas y hoy por hoy la tecnología juega un papel fundamental en los procesos de negocio. Cualquier empresa que la utilice debe ser consciente de que allí debe hacer esfuerzos porque su personal le dé un uso adecuado’’.
Es importante que las empresas también tengan una buena política de seguridad de la información en la que los funcionarios tengan claro qué cosas pueden hacer con los recursos tecnológicos y cuáles no.
Iván Marrugo agrega que existen metodologías como la gestión de riesgos que permiten anticipar mediante controles la materialización del fraude en una empresa. De esta forma, con un adecuado proceso integral de prevención y manejo de fraude, una organización puede hacer frente a las amenazas que a diario se presentan. ‘‘Las empresas pueden utilizar modelos de business intelligence y balance scorecard como herramienta gerencial y metodologías de riesgos para mejorar sus procesos’’.
¡Ojo con las empresas de seguridad!
Las empresas deben contratar servicios de seguridad con empresas formales y reconocidas en la materia. Según Juan Carlos Medina, director ejecutivo de la Asociación Nacional de Seguridad Privada (Andevip), las empresas tienen que prestar especial atención a su necesidad para hacerse a los servicios del personal mejor calificado. ‘‘No es lo mismo un guarda de seguridad que esté trabajando en un banco que el que lo hace en un centro comercial o en un puerto. Para cada uno de ellos existe un tipo de formación que les permite ser mucho más competitivos y tener una prestación del servicio con muy buenas calidades y estándares de eficiencia y eficacia’’.
El directivo agrega que también es ideal que las empresas hagan o contraten previamente un estudio de riesgo de seguridad, el cual permitirá determinar ‘‘el grado de profundidad en términos de seguridad para garantizar la defensa del patrimonio y también de las personas’’.
Actualmente en Colombia funcionan cerca de 960 empresas formales en el sector de vigilancia y seguridad privada; es decir, son compañías vigiladas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. No obstante, según Juan Carlos Medina, actualmente existen entre 250 y 280 empresas informales que ‘‘se constituyen en una amenaza como quiera que no tienen la vigilancia de un ente de control que revise sus protocolos de seguridad para que los servicios que prestan tengan buenos estándares de calidad’’.
Para evitar relacionarse con empresas de vigilancia no formales es necesario verificar la licencia de funcionamiento y si dicha entidad es vigilada por la Supervigilancia.
