Dentro del universo de las 8031 empresas que componen las sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, solo las 873 más grandes, es decir, las que a 31 de diciembre de 2013 registren ingresos iguales o superiores a 160 000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv) deberán cumplir con lo contenido en la Circular 100-5 de 2014. Encuentre a continuación algunos consejos prácticos para fortalecer su sistema de prevención LA/FT.
Por: Claudia Maritza Orozco*
Dentro del sistema económico ha surgido en la última década un gran problema debido al desplazamiento del fenómeno del lavado de activos y la financiación del terrorismo desde el sector financiero hacia el sector real.
La carencia de controles que permitan la prevención y detección de tipologías de conductas y de actividades asociadas al LA/FT sitúa en un alto riesgo a las sociedades comerciales, grandes superficies, comerciantes y establecimientos de comercio en general. La fragilidad, vulnerabilidad y debilidad de este sector debe ser suplida mediante la construcción colectiva de experiencias que redunden en la adecuada gestión de controles de prevención de riesgos de LA/FT.
La Superintendencia de Sociedades, con la expedición de la Circular Externa 100-000005 del 17 de junio de 2014, realizó un trascendente aporte a la prevención y lucha contra el LA/FT. Dicho acto administrativo es una señal de compromiso institucional con fundamento en las normas y estándares internacionales, que se encuentra dentro de la política de supervisión por riesgos como insolvencia, vinculación económica y lavado de activos.
Dentro del universo de las 8031 empresas que componen las sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, solo las 873 más grandes (es decir, las que a 31 de diciembre de 2013 registren ingresos iguales o superiores a 160 000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv)) deberán cumplir con lo contenido en la mencionada circular.
Desde una perspectiva teórica y con fundamento en la experiencia profesional, me permito esbozar algunas sugerencias prácticas que las sociedades pueden introducir dentro del diseño e implementación de su sistema de prevención LA/FT:
- El sistema de autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT debe ser claro, confiable, seguro y efectivo.
- La responsabilidad del autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT no corresponde con exclusividad al oficial de cumplimiento, sino que también le compete a los administradores (específicamente a la junta directiva en las sociedades por acciones) y al representante legal.
- Dentro de una adecuada planeación y programación, es necesario definir claramente la estructura, roles y funciones al interior de las sociedades con el fin de cumplir con las exigencias de las entidades que ejerzan inspección, vigilancia y control.
- Verificar en listas vinculantes y en otras que contengan información relevante de personas que posiblemente estén relacionadas con actividades de LA/FT (es decir, lista Clinton, listas de Interpol, del FBI, de la Policía Nacional, Procuraduría o Contraloría, entre otras) la aparición de socios de las compañías, empleados, proveedores, clientes y grupos de interés, entre otros. .
- Tener como referencia las noticias, informaciones de prensa, radio, televisión o redes sociales donde se evidencien los nombres de personas naturales o jurídicas relacionadas como presuntamente vinculadas a actividades LA/FT.
- Optimizar las herramientas tecnológicas que sean adecuadas en las compañías, tales como hardware, software, y modelos matemáticos y econométricos.
- Presentar en el año 2015 el informe de gestión de que trata el artículo 47 de la Ley 222 de 1995, norma modificada por el artículo 1º de la Ley 603 de 2000. Sobre este particular, el representante legal rendirá en un acápite del informe de gestión un detallado avance de cómo se ha venido implementado el sistema y las estrategias que tienen para cumplir con lo establecido en la circular.
- Para el seguimiento del sistema de autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT es pertinente contar con un oficial de cumplimiento o quien haga sus veces (por ejemplo, un gerente de riesgos con perfil de alta gerencia y conocimientos en temas relacionados con prevención y administración de los riesgos de LA/FT), quien deberá enviar por lo menos un informe semestral al representante legal de la compañía.
- Por lo menos una vez al año es indispensable brindar a los empleados de la sociedad una capacitación sobre estas temáticas ya que, debido a la novedad del tema, existe desconocimiento en muchas empresas que hasta ahora están implementando el sistema.
- En los grupos empresariales solo aplicarán la circular las empresas que son vigiladas por Superintendencia de Sociedades y que a 31 de diciembre de 2013 registren ingresos iguales o superiores a 160 000 smlmv. Sin embargo, se recomienda que todo el grupo empresarial se proteja contra el riesgo de LA/FT debido a los riesgos asociados como el legal, reputacional, operacional y de contagio.
- Cada sociedad decidirá cuál sistema de administración de riesgos de LA/FT desea implementar (Sarlaft, Siplaft, Saro, Siar, etc), de acuerdo con sus riesgos, número de clientes, proveedores, usuarios, líneas de servicio, canales de distribución y jurisdicción geográfica.
*Abogada especialista en derecho penal, con experiencia en prevención del LA/FT.
