Recientemente, la Superintendencia Financiera de Colombia publicó en su página web un concepto en el cual realiza precisiones frente a la obligación de actualizar anualmente la información de los clientes. Para esta ocasión, infolaft analiza dicho concepto con la finalidad de resumir los principales aspectos desarrollados por dicha Entidad en el concepto.
Una entidad del sector financiero le realiza a la Superfinanciera siete preguntas relacionadas con la obligación establecida en el literal a) del numeral 4.2.2.1.4. sobre actualización de datos del cliente.
El mencionado literal, establece que las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera deben contemplar en los procedimientos de conocimiento del cliente las diligencias necesarias para confirmar y actualizar como mínimo anualmente los datos suministrados en el formulario de vinculación y que por su naturaleza puedan variar.
Como se puede observar, la anterior obligación también hace referencia a la confirmación de los datos del cliente. Sin embargo, al no ser objeto de las preguntas la Superfinanciera no se pronunció al respecto.
A través del concepto 2013048930-001 del 19 de julio de 2013, la Superintendencia Financiera de Colombia da respuestas a las inquietudes planteadas por tal entidad.
Las consultas
Respecto de la actualización de datos, la entidad vigilada le realiza siete preguntas a la Superfinanciera relacionadas con el diligenciamiento del formulario de vinculación, los mecanismos a través de los cuales es adecuado lograr tal actualización y sobre que información es susceptible de ser actualizada.
Diligenciamiento del formulario de vinculación
Le preguntan a la Superfinanciera si para llevar a cabo la actualización de datos es necesario que los clientes diligencien siempre el formulario de vinculación.
Al respecto, dicha Entidad señala que para cumplir con la obligación de actualización de datos no es necesario que el cliente deba diligenciar nuevamente el formulario de conocimiento del cliente, pues tal formulario debe ser diligenciado una sola vez. De igual manera, señala el Regulador que la obligación anual se refiere simplemente a recaudar la información que pueda variar.
Teniendo en cuenta lo indicado por esa Entidad, no es necesario que las entidades le hagan diligenciar a sus clientes cada año el formulario de vinculación para cumplir con la obligación de actualización de datos, solo necesitan contar mecanismos que le permita recaudar tal información.
Mecanismos para recaudar la información de actualización de datos
En relación con este tema, le preguntan a la Superfinanciera si con una carta proveniente del cliente en donde certifique cuál fue la información que cambió es suficiente para dar cumplimiento con la obligación de actualización de datos de los clientes.
Acerca de lo anterior, la Superfinanciera señala que es a la entidad vigilada la que le corresponde determinar los mecanismos que va a utilizar para lograr la actualización de datos del cliente, pues la norma señala qué es lo mínimo que las entidades deben tener y hacer y a éstas les corresponde establecer cómo lo van a hacer.
Posteriormente, le preguntan a esa Entidad sobre los requisitos de forma que debería contener el documento indicado en la pregunta anterior. En este sentido señaló la Superfinanciera que cada entidad vigilada deberá fijar los requisitos que considere necesarios.
No obstante lo anterior, indica la Superfinanciera en el concepto que cada entidad vigilada deberá verificar si para el mecanismo escogido existen requisitos concretos para que el recaudo de la información actualizada tenga plena eficacia y validez, es decir que sea un medio idóneo para llevar a cabo la actualización de datos del cliente.
Luego le preguntan a la Superfinanciera si la actualización de datos es posible a través de otros canales o medios verificables. En relación con esta pregunta, el regulador contesta que las entidades vigiladas están en la libertad de escoger las herramientas, tecnológicas o no, para llevar a cabo la actualización de datos de sus clientes y precisa que no importa el medio escogido por la entidad vigilada para llevar a cabo la actualización de datos del cliente, lo que deben hacer es asegurarse que el medio empleado le permita tener la seguridad de que la información fue efectivamente enviada por el cliente.
Termina diciendo la Superfinanciera que no hay que olvidarse que el o los medios escogidos por la entidad vigilada deben estar incorporados en el manual de procedimientos SARLAFT y en las políticas que haya adoptado la entidad, previa su aplicación.
Información susceptible de ser actualizada
Por último, la entidad vigilada le pregunta a la Superfinanciera si la actualización anual de la información recae también sobre los estados financieros que aporta el cliente como información soporte.
Al respecto, indicó el regulador que los estados financieros están relacionados con los ingresos mensuales y los ingresos operacionales del cliente, aspectos que se supondría pueden cambiar de un año a otro.
Por lo anterior, indica la Superfinanciera que se entiende que la obligación de actualización de datos recae sobre este tipo de información (estados financieros) que de acuerdo con la norma son susceptibles de variar.
Las Precisiones
Teniendo en cuenta lo mencionado por la Superfinanciera en el concepto, los aspectos que las entidades vigiladas deben tener en cuenta al momento de cumplir con la obligación de actualizar anualmente los datos del cliente son:
- La entidad vigilada tiene la autonomía de adoptar los mecanismos que consideren necesarios para llevar a cabo la obligación de actualizar por lo menos una vez al año los datos de sus clientes.
De acuerdo con lo anterior, señaló la Superfinanciera que para llevar a cabo la actualización de la información del cliente “…no debe diligenciarse anualmente el formulario de solicitud de vinculación de clientes; este se diligencia solo una vez….”
- La entidad vigilada de lo que debe asegurarse, “…es que el medio o herramienta empleada les permita tener la seguridad de que la información que recaudarán a través del mismo fue efectivamente enviada por el cliente…”
- Los medios o herramientas escogidos por la entidad vigilada para lograr la actualización de la información de los clientes, deben estar incorporados en las políticas y procedimientos adoptados por la entidad.
Asuntos pendientes
No obstante lo indicado por la Superfinanciera en su concepto quedan varias cosas por definir, como por ejemplo, que acciones debe tomar la entidad frente al cliente que a través de varios medios se trata llevar a cabo la actualización pero éste no lo hace, es posible utilizar criterios de gestión de riesgo para gestionar la actualización de datos de los clientes, es decir, a los clientes de mayor riesgo se debe procurar actualizarle los datos primero que a los menor riesgo, para verificar que la información efectivamente proviene del cliente es necesario contar con la firma y huella del mismo.
Sin embargo, es importante que las entidades vigiladas adopten políticas y procedimientos específicos que describan con claridad que va a hacer la entidad vigilada para lograr la actualización de datos de sus clientes, así como establecer como lo van a hacer.
