El pasado 25 de noviembre la superintendencia de puertos y transporte, en coordinación con la UIAF, publicó la Circular 11 de 2011, con la cual establece obligaciones en materia de prevención y control del LA/FT a las empresas transportadoras de vehículos de carga. En esta ocasión InfoLAFT realiza un análisis de esta normatividad.
A partir del 14 de diciembre todas las empresas de vehículos terrestres de carga sujetas a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de Puertos y Transporte deberán implementar un sistema Integral de Prevención y Control del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SIPLAFT. El plazo máximo para que los sujetos obligados tengan implementando el SIPLAFT vence el próximo 30 de marzo.
El SIPLAFT que deben implementar los sujetos obligados debe contener como mínimo lo siguiente:
1. Políticas en materia de LAFT
El máximo órgano de administración de la empresa de vehículo terrestre de carga es el responsable de aprobar las políticas del SIPLAFT. De dicha aprobación se debe dejar constancia en el acta correspondiente. Las políticas adoptadas deben ser comunicadas a todos los empleados, socios, directivos, administradores y a cualquier otra persona que tenga vínculos con la empresa transportadora.
2. Designación de un oficial de cumplimiento
La junta directiva, o quien haga sus veces, debe nombrar a un oficial de cumplimiento, quien será el responsable de implementar y velar por el adecuado y oportuno cumplimiento del SIPLAFT. La persona que sea designada para ocupar este cargo deberá manifestar la aceptación por escrito.
El oficial de cumplimiento deberá cumplir con los siguientes requisitos:
- Ser empleado de alto rango
- Fácilmente identificable por toda la organización
- Tener capacidad de decisión
- Contar con el apoyo de la alta dirección
3. Plan de capacitación
La empresa de transporte deberá capacitar a todos sus empleados sobre las políticas, procedimientos, herramientas y controles adoptados en el SIPLAFT mínimo una vez al año. La finalidad de esta capacitación es que el personal esté en capacidad de identificar cuándo una operación es intentada, inusual o sospechosa; cuándo y a quién se debe reportar tales operaciones y el medio para hacerlo.
Se debe dejar constancia de la realización de las capacitaciones indicando como mínimo la fecha, el tema tratado y el nombre de los asistentes.
4. Documentación
La entidad debe tener documentado y a disposición de la Superintendencia de Puertos y transporte lo siguiente:
- Las actas del máximo órgano social, donde conste la aprobación de las políticas del SIPALFT.
- El documento a través del cual se describan las políticas adoptadas.
- Los instructivos o manuales que contengan los procesos a través de los cuales se lleven a la práctica las políticas aprobadas.
- Los informes presentados por el oficial de cumplimiento y la revisoría fiscal al máximo órgano social de la entidad.
- La constancia de envío de los reportes de operaciones sospechosas remitidos a la UIAF.
- Las constancias de las capacitaciones realizadas.
- Las actas de junta directiva donde conste la presentación del informe del oficial de cumplimiento y la revisoría fiscal.
- Las bases de datos de los reportes de transacciones sospechosas.
Aunque la Circular no hace referencia a documentar la designación del oficial de cumplimiento, se recomienda tener documentada la designación que haga la junta directiva.
5. Procedimientos para prevención del riesgo de lavado de activos
Dentro de los procedimientos para prevenir el riesgo de LA/FT que deben implementar las entidades transportadoras de carga encontramos los siguientes:
- a. Identificar situaciones que generen riesgo de LA/FT
Para identificar los riesgos de LA/FT la entidad debe revisar las operaciones, negocios y contratos que realiza e identificar las situaciones que puedan generarle riesgo de LA/FT.
La identificación debe tener en cuenta las fuentes de riesgo, que para esta circular son las contrapartes, los productos, los canales de distribución y las jurisdicciones.
Una vez se identifiquen los eventos de riesgo, el oficial de cumplimiento debe elaborar una relación y dejar documentado el análisis que haya realizado de cada uno de ellos, con el fin de implementar los controles necesarios.
- b. Acreditar procesos de debida diligencia
El conocimiento del cliente supone que las entidades transportadoras de carga verifiquen los siguientes datos:
-
- Identidad del cliente
- Dirección y teléfono
- Cualquier otra información que la entidad considere pertinente.
La entidad debe dejar constancia de la verificación, indicando la persona que la realizó, así como la fecha y hora.
Señala la Circular que si la entidad no pudo identificar el cliente por la forma en la que se comercializan los servicios, debe tener en cuenta si la transacción no se ajusta a la normalidad del negocio por las cantidades transadas o por su forma de pago. No obstante lo anterior, para minimizar que la entidad sea utilizada para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas o para financiar grupos terroristas, así como para poder tener elementos de juicio que permitan identificar operaciones inusuales o sospechosas, la entidad debe procurar, siempre, realizar un adecuado conocimiento del cliente, el cual incluya no solamente datos sociodemográficos, sino también información financiera y transaccional.
- c. Conocer a las personas públicamente expuestas - PEP
Para iniciar relaciones contractuales con una PEP, la Circular señala que la entidad deberá indagar sobre la autorización para contratar o negociar, otorgada por el órgano competente; es decir, se deben solicitar los correspondientes actos administrativos en los cuales se autorice la contratación del servicio, en caso de que no actúe para su beneficio personal. No obstante lo anterior, la transportadora deberá establecer el origen de los recursos y designar una instancia de mayor jerarquía que se encargue de aprobar la vinculación de tales clientes.
- d. Conocer a los asociados
La entidad deberá adoptar procedimientos que permitan establecer plenamente la identidad de los socios y accionistas, lo cual implica confirmar los datos y mantenerlos actualizados permanentemente. De la misma forma, la entidad deberá conocer la procedencia de los aportes en dinero y en especie, para lo cual deberá solicitar los documentos pertinentes.
- e. Conocer a los trabajadores y asociados
La entidad deberá verificar los antecedentes de sus trabajadores o empleados antes de su vinculación y actualizar, mínimo una vez al año, los datos suministrados.
- f. Determinar el monto máximo de efectivo
La entidad deberá establecer una reglamentación que permita establecer la cantidad máxima de efectivo que está permitido recibir.
6. Procedimientos para el control del riesgo de LA/FT
De acuerdo con la Circular, los procedimientos de control están enfocados a la determinación de las operaciones sospechosas, para la cual se debe tener en cuenta lo siguiente:
La empresa transportadora deberá tener herramientas que permitan identificar operaciones inusuales o sospechosas. Estas herramientas pueden ser aplicativos tecnológicos que generen alertas, hojas de electrónicas que permitan consolidar información o indicadores que permitan inferir la existencia de una situación inusual.
7. Reportes a la UIAF
Las transportadoras terrestres de carga deben realizar los siguientes reportes a las UIAF:
- 1. Operaciones sospechosas y operaciones intentadas
Una vez la entidad toma la decisión de que una operación es intentada o sospechosa debe proceder a realizar el reporte a la UIAF. Si durante el trimestre la entidad no realizó ningún reporte, deberá reportar a la UIAF esta situación.
- 2. Transacciones múltiples de carga
Durante los primeros 10 días de los meses de abril, julio, octubre y enero, la entidad deberá reportar las transacciones de carga nacionales e internacionales realizadas, en el trimestre anterior, con una misma persona natural o jurídica que en su conjunto sean iguales o superiores a treinta millones de pesos o quince mil dólares americanos o su equivalente en otras monedas. Si durante el trimestre no se presentaron operaciones múltiples de carga, la entidad deberá reportar dicha situación.
8. Monitoreo del sistema
Las entidades deberán verificar permanentemente que las políticas y los controles adoptados estén operando de manera oportuna y eficiente.
9. Estructura organizacional
El SIPLAFT que deben implementar las entidades debe contemplar funciones a cargo de la junta directiva, el oficial de cumplimiento y la revisoría fiscal. En caso que la entidad cuente con junta directiva, estas funciones estarán a cargo del representante legal.
