Lozano Consultores Ltda. ha participado en más de 120 proyectos de diseño, implementación y/o fortalecimiento de sistemas de prevención de LA/FT de entidades públicas y privadas, y producto de ello ha elaborado un interesante listado de mejores prácticas, el cual quiere compartir con los lectores de infolaft.
- Hacer cruces de la base de datos de la entidad con listas y realizar análisis estadísticos son un buen inicio para evaluar los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo de la organización.
- Elaborar cuestionarios con preguntas clave para cada una de las áreas. Dicha información es muy útil para determinar posibles fallas y/o problemas antes de iniciar el proyecto.
- Usar la información contable al inicio del proyecto. El uso de las notas de los estados financieros permite definir líneas de negocio y determinar el origen de los recursos. Además de los estados financieros, se recomienda revisar el RUT y el registro en Cámara de Comercio.
- Evaluar qué controles ya establecidos por la entidad para otras áreas pueden ser útiles para prevenir el LA/FT.
- Apoyar el conocimiento del cliente en el trabajo que ya ha realizado el área de cartera. Adicionalmente, el conocimiento de los proveedores se puede respaldar con el trabajo realizado por las áreas de compras y de impuestos.
- Dejar claro a los funcionarios de distintas áreas citados a reuniones preliminares Sarlaft que no por ello deben hacerse responsables de montar el sistema. Es útil que en dichas reuniones participen equipos interdisciplinares (abogados, funcionarios de gestión de proyectos y de áreas comerciales, de tecnología, y de cartera, entre otros).
- No diseñar nuevos formatos: es bueno aprovechar los ya existentes en la entidad, aunque sí complementarlos con campos para establecer el origen de los recursos y de actualidad financiera.
- Establecer señales de alerta para cada una de las áreas de la entidad, dándole prioridad a las más críticas.
- Garantizar que las políticas Sarlaft se hagan en desarrollo de las políticas corporativas.
- Hacer una permanente identificación del riesgo basándose en documentos de mejores prácticas, informes de prensa y fuentes públicas.
- Integrar la capacitación Sarlaft con las inducciones de nuevos funcionarios y con las capacitaciones diseñadas para otras áreas, tales como las comerciales. Para capacitar a los funcionarios en prevención LA/FT también es recomendable aprovechar las herramientas de comunicación interna.
- Utilizar los estudios de mercado elaborados previamente por la entidad para detectar inusualidades en todo tipo de operaciones.
- Utilizar los mecanismos internos de sugerencias, quejas, solicitudes y/o reclamos para que los funcionarios puedan entregar sus reportes internos de situaciones LA/FT.
- Hacer la detección de alertas aprovechando los informes de comisiones pagadas a comerciales o de pagos a proveedores, entre otros.
- Apoyar el conocimiento de los empleados en los proveedores de estudios de seguridad que tienen las entidades.
- Usar los indicadores de crédito como un posible indicador de lavado de activos. Por ejemplo, cuando algún funcionario tiene mucha caja o un excesivo y creciente cupo de créditos.
- Incluir pautas especificas de debida diligencia del cliente en los formatos destinados a que los comerciales hagan comentarios de clientes potenciales.
- Usar cláusulas contractuales para mitigar los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo.
- Diseñar un protocolo de manejo de crisis de LA/FT, el cual contemple simulacros periódicos que permitan actualizar dicho protocolo.
