Continuando con esta sección en la que InfoLAFT le abre un espacio a sus lectores, en esa ocasión se da respuesta a la pregunta de un lector del sector hotelero que pregunta cómo puede adelantar un proceso de debida diligencia del cliente.
Lector:
¿Qué medidas de debida diligencia puede adoptar un hotel para protegerse del riesgo al que se puede ver expuesto en materia de lavado de activos y financiación del terrorismo?
InfoLAFT:
El riesgo para un hotel puede provenir de tres factores de riesgo principalmente. Si el proyecto esta comenzando, el primer factor de riesgo serían los inversionistas que van a financiar el proyecto hotelero. El segundo factor serían los clientes que solicitarán los servicios del hotel y el tercer factor serían los proveedores con los cuales el hotel va a contratar servicios o suministro de insumos propios de su actividad.
Las recomendaciones generales para los tres factores serían las siguientes:
1. Respecto de los inversionistas, la persona encargada de liderar el proyecto o de buscar a las personas que quieran invertir, debe realizar acciones que le permitan realizar lo siguiente:
- Identificar al inversionista. Para esto deberá solicitar información relacionada con nombres y apellidos completos del inversionista, tipo y número de identificación, lugar de residencia, actividad económica e información económica relacionada con activos y pasivos, como mínimo.
Para el caso de personas jurídicas, se deberá solicitar información relacionada con nombres y apellidos completos del representante legal principal, tipo y número de identificación y establecer el beneficiario real de la sociedad, a quién también se le deberá realizar el proceso de identificación.
- Solicitud de información soporte. Toda la información que sea solicitada a los inversionistas deberá estar sustentada con documentos que la soporten, como por ejemplo fotocopia de la cédula de ciudadanía y estados financieros en caso que aplique.
- Verificación y confirmación de la información. La información que le sea solicitada al inversionista debe ser verificada y confirmada para comprobar la veracidad de la misma.
- Verificación en fuentes de información. Adicionalmente, hay que capacitar a una persona del área administrativa para que verifique en la lista vinculante para Colombia conforme el derecho internacional (artículo 20 de la Ley 1121 de 2006) y otras fuentes de información relacionada con actividades de LA/FT, los números de identificación de los inversionistas para comprobar que la persona no se encuentre relacionada con estas actividades.
Todo lo anterior debe quedar documentado en una carpeta que contenga la información solicitada y donde se deje constancia de la debida diligencia realizada.
2. En cuanto a los clientes del hotel, se recomienda que el área administrativa realice las siguientes acciones:
- Verificación en fuentes de información. Hay que capacitar a una persona para que verifique en la lista vinculante para Colombia conforme el derecho internacional (artículo 20 de la Ley 1121 de 2006) y otras fuentes de información los números de identificación de los clientes para comprobar que la persona no se encuentre relacionada con estas actividades.
- Diseño de controles y políticas. El hotel deberá diseñar controles y políticas que le permitan saber al funcionario como actuar en caso de recibir pagos en efectivo, por terceros o cuando involucren divisas.
Al igual que para el caso anterior, se recomienda dejar documentado las verificaciones realizadas y los controles adoptados.
3. Para el caso de los proveedores, se recomienda seguir los mismos pasos que para el inversionista, siempre y cuando las compras sean significativas, esto es, identificar al proveedor, solicitarle información soporte, verificar y confirmar la información y verificar el número de identificación en fuentes de información.
