Después de cuatro meses de expedida la primera norma de Autocontrol y Gestión de Riesgo de LA/FT, la Supersociedades modifica su norma para fortalecer el sistema. En este artículo infolaft presenta los principales cambios introducidos por la nueva circular.
En el foro de infolaft celebrado el pasado 18 de junio, el doctor Luis Guillermo Vélez, Superintendente de Sociedades, manifestó que la superintendencia a su cargo inició un proceso para implementar mejoras al sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT) en el sector real.
Vélez señaló que Colombia es el primer país de la región que se encuentra implementando este tipo de iniciativas para empresas del sector real y que por tal razón, en procesos pioneros como este, pueden existir fallas normales. Por tal motivo la Superintendencia, a través de la Circular Externa 100-5 del 25 de junio de 2014, revisó, adaptó y corrigió el sistema de autocontrol que había ordenado implementar a través de la Circular Externa 304-1 de febrero de este año.
Como lo había señalado infolaft en su edición 60 a través de una entrevista que se le realizó al Supersociedades, la norma tenía algunos temas que requerían ajustes, como el ámbito de aplicación de la Circular, el nombramiento de un responsable del tema al interior de las empresas y casos en los cuales se dé un arbitraje regulatorio, entre otros.
Esta nueva norma (Circular Externa 100-5) introduce modificaciones al sistema de autocontrol y gestión de riesgo de LA/FT pero mantiene el plazo de implementación, lo cual implica que las empresas vigiladas por la Supersociedades que registraron ingresos brutos iguales o superiores a 160 000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (Smlmv) al 31 de diciembre de 2013, tendrán plazo de implementar el sistema de autocontrol y gestión de riesgo de LA/FT hasta el 31 de diciembre de 2014.
A continuación se presentan las mencionadas modificaciones introducidas por la nueva norma.
Modificaciones
La principal modificación que incluyó la Circular en el numeral 4 hace referencia a la realización de un análisis de riesgo de LA/FT previo a la implementación del sistema para que, de conformidad con el resultado de ese análisis, se haga una debida gestión de este tipo de riesgo.
En relación con lo anterior el mencionado numeral señala que el sistema de gestión del riesgo de LA/FT debe ajustarse al riesgo propio de la empresa, teniendo en cuenta su objeto social, tamaño, actividad económica, forma de comercialización y demás características.
Otras de las modificaciones relevantes que incluyó la nueva Circular fue la consagrada en el numeral 4.3. al contemplar la figura de un oficial de cumplimiento como la persona responsable de la ejecución y seguimiento del sistema de autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT, y quien no deberá cumplir con requisitos especiales para su designación. El señalado numeral indica que el oficial de cumplimiento deberá rendir un informe al representante legal con una frecuencia que por lo menos deberá ser semestral. La Circular no hace referencia al contenido mínimo de dicho informe.
En cuanto a las obligaciones relacionadas con la verificación del sistema asignadas a la revisoría fiscal, fueron eliminadas y en su lugar se consagró la obligación en cabeza de la junta directiva de exigir el cumplimiento del sistema de autocontrol al representante legal.
En materia de conocimiento del cliente la Circular establece que la sociedad deberá definir, con fundamento en el análisis de riesgo que se efectuó inicialmente, la importancia o no de conocer a sus clientes y la forma de hacerlo. Esto mismo se consagró para el conocimiento de los proveedores.
Aclaraciones
La primera aclaración importante que se realizó en la Circular 100-5 fue la relacionada con el ámbito de aplicación de la circular. En este sentido, se introdujo una modificación en el numeral 2 de la Circular para señalar que son los ingresos brutos los que se deben tener en cuenta al momento de determinar si deben implementar el sistema de autocontrol.
En relación con lo anterior, se aclara que las sociedades que con posterioridad a la entrada en vigencia de la Circular registren a cada 31 de diciembre los ingresos brutos indicados anteriormente deberán dar cumplimiento a las disposiciones de la Circular en un plazo que no puede ser mayor a 12 meses contados a partir del 31 de diciembre del año en el cual superó los ingresos.
Otra de las aclaraciones que trae la Circular es la relacionada con el responsable de la implementación del sistema cuando en la sociedad existen varios representantes legales. Al respecto se aclara que los representantes legales que se encuentren en las áreas de mayor exposición al riesgo de LA/FT deben encargarse del diseño del sistema de autocontrol y gestión del riesgo.
Lo que se mantiene
No fueron modificados los temas relacionados con la identificación de las situaciones que pueden generar riesgo de LA/FT, la adopción de controles para reducir las situaciones que generan riesgo de LA/FT, el establecimiento de herramientas para identificar operaciones inusuales y sospechosas, la acreditación con soportes de todas las operaciones, negocios y contratos, así como los reportes a la Unidad de Información y Análisis Financiero (Uiaf).
Recomendaciones
Teniendo en cuenta lo anterior se recomienda que las entidades empiecen por desarrollar un marco legal que les permita tener un buen entendimiento de la norma y determinar qué y cómo aplican las obligaciones establecidas en la Circular.
Se recomienda también que este sistema se encuentre integrado con los demás sistemas de administración de riesgo de la sociedad en caso de que se tengan implementados con anterioridad. No se debe dejar este sistema como una rueda suelta, es importante identificar sinergias con temas de fraude, control interno y riesgos operativos, entre otros.
Finalmente, la recomendación más importante es que las sociedades deben empezar la implementación lo antes posible pues el plazo es muy justo: el sistema de autocontrol y gestión del riesgo debe estar implementado a más tardar el 31 de diciembre de este año, es decir, en poco más de seis meses.
